Memorandum, atau memo, adalah dokumen yang digunakan untuk berkomunikasi dalam suatu organisasi. Jenis dokumen ini biasanya mengkomunikasikan masalah atau pemberitahuan kepada anggota organisasi, membujuk orang lain untuk mengambil tindakan, atau meminta umpan balik. Memo tentu pendek dan ringkas dan ikuti format tertentu. Hampir setiap bidang profesional menggunakan memo untuk berkomunikasi; belajar bagaimana menulis satu seringkali penting untuk kesuksesan profesional.
$config[code] not foundCatat ide umum memo Anda dan audiens yang dituju sebelum menulis dokumen yang sebenarnya. Pertimbangan audiens sangat penting saat menulis memo. Misalnya, jika suatu masalah hanya melibatkan sekelompok kecil orang, jangan arahkan memo itu ke seluruh organisasi. Pertimbangkan bahasa yang sesuai untuk khalayak luas. Anda mungkin ingin mengkomunikasikan pesan secara berbeda kepada atasan daripada bawahan.
Isi bagian tajuk Anda. Semua memo harus memiliki bagian yang sama. Pertama, bagian "Kepada" akan berisi nama penerima. Misalnya, "Kepada: John Smith" atau "Kepada: Staf Smith Co." akan bekerja dalam garis "Kepada:". Di bawah baris "Ke:", isi baris "Dari:" dengan nama Anda di dalamnya. Langsung di bawah "Dari:" baris termasuk bagian "Tanggal:" dengan tanggal memo itu ditulis. Bulan sering disingkat; Februari menjadi "Februari" Terakhir, sertakan baris "Subjek:" dengan judul tertentu yang akan menunjukkan tentang isi memo itu.
Tulis pesan Anda selanjutnya; bertujuan tidak lebih dari satu halaman. Kalimat pertama Anda harus dengan jelas menyatakan tujuan dan konteks memo itu. Selanjutnya, jika perlu, jelaskan latar belakang peristiwa, situasi atau keadaan subjek memo itu secara singkat. Mengikuti, jelaskan dengan tepat apa yang Anda inginkan atau harapkan dari mereka yang menerima memo itu. Jika memo Anda lebih panjang dari satu halaman, Anda mungkin ingin menyertakan paragraf ringkasan singkat di akhir pesan untuk tujuan kejelasan.
Tutup dengan akhir yang sopan. Pastikan untuk mengucapkan terima kasih kepada penerima atas waktu mereka membaca memo itu dan mengundang diskusi atau komentar tentang isi memo itu sendiri.
Sertakan baris "Terlampir:" setelah penutupan jika Anda perlu melampirkan dokumen tambahan dengan memo itu. Nyatakan secara singkat judul lampiran di baris ini seperti "Terlampir: Lanjutkan."
Tinjau memo Anda untuk memotong informasi apa pun yang berlebihan dan menyederhanakan kalimat bertele-tele. Tujuan dari memo itu adalah singkat.
Periksa memo Anda untuk masalah ejaan dan tata bahasa. Memo biasanya dianggap sebagai dokumen profesional. Kesalahan yang ceroboh dan kurangnya perhatian pada tata bahasa bisa berdampak buruk pada penulis.
