Etiket bisnis memengaruhi cara orang lain memandang Anda di tempat kerja - termasuk rekan kerja, penyelia, dan klien. Jika Anda diminta untuk membuat notulen rapat, poin terpenting adalah menyimpannya jelas, ringkas dan akurat.
Persiapan dan Dasar-Dasar
Setiap kali Anda menghadiri pertemuan bisnis, tiba di sana lebih awal dan bersiaplah untuk tugas apa pun yang mungkin Anda lakukan di pertemuan itu. Jika Anda menyimpan menit, Anda harus memilikinya notebook atau komputer siap, bersama dengan barang-barang penting lainnya seperti pena atau alat perekam. Kehadiran dicatat dalam berita acara, jadi siapkan lembar masuk sebelumnya. Lembar masuk harus memiliki nama setiap peserta dan ruang untuk menandai waktu kedatangan.
$config[code] not foundMeskipun bertentangan dengan etiket bisnis untuk mengganggu pembicara lain pada pertemuan bisnis, notulen diharapkan untuk mencatat dengan akurat apa yang dikatakan dan dilakukan pada pertemuan tersebut. Setiap gerakan formal harus direkam secara kata demi kata. Bicaralah dan ajukan pertanyaan klarifikasi jika Anda tidak mendengar atau memahami sesuatu dengan cukup baik untuk merekamnya secara akurat.
Adalah tugas orang yang menjalankan rapat untuk membuat agenda dan menjaga agar rapat tetap di jalurnya. Jika pertemuan menjauh dari agenda yang ditetapkan, risalah harus mencerminkan hal ini. Selalu ada kemungkinan bahwa suatu hari Anda akan diminta untuk mengklarifikasi dengan tepat apa yang terjadi pada suatu pertemuan. Apa pun yang terjadi, Anda harus memastikan menit Anda menggambarkan secara akurat apa yang sebenarnya terjadi dan dalam urutan apa.
Etiket Pengambilan Menit
Risalah rapat bukan sekadar catatan untuk kenyamanan orang-orang yang menghadiri pertemuan. Notulen rapat adalah a catatan hukum tentang apa yang dilakukan pada pertemuan itu menurut sebuah artikel oleh anggota parlemen terdaftar Nancy Sylvester.
Anda tidak perlu mencatat setiap detail dari apa yang dikatakan. Kecuali untuk gerakan resmi, rangkumlah isinya. Hanya sertakan detail yang masih akan berarti di masa mendatang bagi siapa pun yang melihat lebih dari beberapa menit. Gunakan kata kunci untuk merangkum inti dari setiap diskusi.
Hindari komentar, pendapat pribadi atau bahasa deskriptif dalam berita acara. Tidak hanya ini subjektif, tetapi mereka bisa mempermalukan subjek komentar Anda nanti. Misalnya, Anda dapat menambahkan catatan yang bertuliskan "Tuan Smith meninggalkan rapat pada pukul 14:45," tetapi Anda tidak boleh menyebutnya sebagai "Tuan Smith marah pada Ny. Jones dan bergegas keluar dari rapat."
Untuk menghindari komentar yang tidak perlu, jangan coba menggambarkan nada emosional pertemuan dengan cara apa pun. Misalnya, "Nn. Jones bersikeras bahwa angka penjualan akan meningkat pada kuartal berikutnya" terlalu subyektif dan akan lebih baik disebut sebagai "Nona. Jones mengatakan bahwa angka penjualan harus meningkat pada kuartal berikutnya." Biarkan fakta berbicara sendiri.
