Email mungkin penting, tetapi jika Anda tidak berkomunikasi dengan cara yang benar, Anda sebenarnya dapat membahayakan bisnis Anda.
Ada beberapa aturan etiket email bisnis dan pedoman yang dapat Anda ikuti untuk memastikan komunikasi email Anda solid. Berikut ini 50 tips.
Kiat Etiket Email Bisnis
Miliki Alamat Email Profesional
Bahkan sebelum Anda mulai mengirim email, Anda perlu memastikan bahwa alamat email Anda yang sebenarnya sudah sesuai. Idealnya, Anda akan memiliki alamat email resmi yang diakhiri dengan URL perusahaan Anda. Tetapi jika Anda memang menggunakan akun Gmail pribadi atau yang serupa, pastikan Anda menyederhanakannya dengan nama atau inisial Anda, alih-alih mencoba menjadi imut atau lucu.
$config[code] not foundSertakan Baris Subjek Langsung
Di setiap email, Anda harus menyertakan baris subjek yang secara akurat mencerminkan konten email. Hanya beberapa kata ringkasan akan memberi penerima ide tentang apa yang diharapkan sebelum mereka benar-benar membaca pesan Anda.
Hanya Gunakan ‘Balas Semua’ Bila Diperlukan
Saat Anda menerima email yang menyertakan semua orang di organisasi Anda atau bahkan beberapa orang, Anda mungkin tergoda untuk hanya menyertakan semua orang dalam respons Anda. Tetapi ini dapat menyebabkan banyak waktu yang terbuang untuk orang-orang jika pesannya tidak relevan bagi mereka. Jadi berhati-hatilah dan balas semua hanya saat itu benar-benar diperlukan.
Proofread
Anda tidak ingin meluangkan waktu untuk membuat pesan email yang bagus hanya untuk membuatnya dipenuhi dengan kesalahan ejaan dan tata bahasa. Jadi luangkan waktu sebentar untuk mengoreksi dan memeriksa ejaan sebelum mengirim agar Anda dapat mengetahui kemungkinan kesalahan.
Baca kembali untuk Nada
Tetapi Anda juga harus benar-benar membaca pesan Anda dengan pikiran tentang bagaimana penerima Anda akan membacanya. Terkadang, nada bisa hilang dalam email. Jadi pastikan itu membaca bagaimana Anda berniat.
Mind Your Manners
Dan tentu saja, Anda harus menyertakan basa-basi seperti tolong dan terima kasih dalam setiap pesan.
Tetap Lebih Formal untuk Klien / Atasan
Ada banyak tingkat formalitas yang berbeda dalam hal email. Jadi pastikan Anda mempertimbangkan hubungan Anda dengan setiap orang sebelum Anda merasa terlalu nyaman. "Hai teman-teman" mungkin ucapan yang tepat untuk teman-temanmu. Tetapi ketika berhadapan dengan klien, Anda mungkin ingin membuatnya sedikit lebih profesional.
Gunakan Formalitas untuk Kontak Baru
Demikian juga, itu ide bagus untuk menjaga hal-hal yang cukup formal dengan orang yang Anda kirimi email untuk pertama kalinya, sampai Anda mengenal mereka dengan cukup baik untuk mengubahnya.
Gunakan Ucapan yang Dapat Diterima
Lebih khusus lagi, Anda ingin mempertimbangkan salam yang Anda gunakan untuk setiap orang. Secara umum, Anda harus menyimpan "Hei …" kepada orang yang Anda kenal cukup baik. "Halo" dan nama lengkap lebih sesuai untuk klien atau kontak pertama kali.
Tetap pada intinya
Di badan email Anda yang sebenarnya, Anda ingin menyimpannya sesingkat mungkin. Jangan membuat penerima membaca novel hanya untuk mencari tahu apa tujuan utama Anda.
$config[code] not foundBreak Up Long Messages
Jika Anda memang memiliki beberapa poin untuk dibuat, pisahkan teks dengan paragraf yang berbeda atau bahkan angka untuk membuatnya lebih mudah dibaca.
Jadilah Jelas dengan Panggilan Anda untuk Bertindak
Anda juga harus mempertimbangkan apa yang Anda ingin penerima lakukan dengan pesan Anda. Jika Anda mencari mereka untuk membalas dengan informasi tertentu, beri tahu mereka hal itu tepat di akhir email Anda.
Gunakan Perawatan dengan Akronim dan Jargon
Jika Anda memasukkan akronim atau jargon khusus industri dalam email Anda, pertimbangkan pengetahuan penerima. Jika Anda berurusan dengan klien di berbagai industri, misalnya, Anda mungkin ingin memasukkan sedikit informasi lebih banyak daripada yang akan Anda lakukan dengan rekan kerja Anda.
Pertimbangkan Penutupan Anda
Kemudian di akhir setiap email, Anda ingin memilih pernyataan penutupan yang sesuai. Gunakan sesuatu seperti "terima kasih," atau "terbaik," untuk email bisnis.
Sertakan Blok Tanda Tangan
Anda juga dapat menyertakan blok tanda tangan yang menyertakan beberapa informasi lebih lanjut di bagian bawah email Anda. Sertakan nama Anda dan beberapa informasi kontak.
Catat Setiap Lampiran
Jika Anda melampirkan dokumen apa pun ke email, beri tahu penerima apa artinya itu sehingga mereka tidak perlu membukanya hanya untuk mengetahuinya.
Jangan Lupa Melampirkan
Itu juga cukup umum bagi orang untuk mengatakan mereka melampirkan sesuatu dan kemudian lupa untuk benar-benar melakukannya. Jadi periksa sebelum mengirim.
Periksa Ukuran File
Namun berhati-hatilah saat melampirkan file besar. Hanya lakukan ketika benar-benar diperlukan. Atau Anda dapat mencoba mengubah ukuran foto atau memecah file menjadi potongan-potongan kecil agar lebih mudah dikelola.
Zip File Besar
Saat Anda harus melampirkan file besar, masukkan ke dalam file.zip untuk memudahkan penerima Anda.
Tanyakan tentang keterikatan itu terlebih dahulu
Ini juga praktik yang baik untuk bertanya kepada penerima Anda apakah boleh mengirim file besar sebelumnya. Dan kemudian cari tahu kapan waktu terbaik bagi Anda untuk mengirim file seperti itu.
Tanyakan Tentang Jenis File
Selain itu, periksa dan lihat program apa yang dapat diakses penerima Anda sehingga Anda dapat memastikan mereka akan dapat membuka lampiran yang Anda kirim.
Kirim PDF Bila Mungkin
Tetapi file PDF mudah dilihat pada semua jenis perangkat. Jadi jika memungkinkan, kirim PDF bukan file yang memerlukan program tertentu.
Jangan Buka Lampiran dari Orang yang Tidak Anda Kenal
Di sisi lain persamaan itu, ketika Anda mendapatkan lampiran dalam email yang tidak Anda harapkan, berhati-hatilah saat membukanya. Jika Anda tidak yakin tentang sesuatu, tanyakan kepada pengirim tentang lampiran sebelum benar-benar membukanya.
Jangan Bagikan Informasi Rahasia
Karena email sangat mudah untuk diteruskan dan dibagikan, atau secara tidak sengaja mengirim ke orang yang salah, itu bukan format yang tepat untuk berbagi informasi sensitif atau rahasia.
Gunakan Perhatian dengan Humor
Anda juga mungkin tergoda untuk menambahkan sedikit kesenangan atau humor ke email Anda. Tetapi karena sulit untuk menguraikan nada dalam email, pastikan itu sangat jelas atau simpan lelucon untuk orang yang benar-benar Anda sukai.
Jauhi Font Konyol
Email juga bukan tempat yang tepat bagi Anda untuk berkreasi dengan elemen desain. Tetap menggunakan font yang klasik dan mudah dibaca.
Stick dengan Hitam dan Putih
Demikian juga, tinggal jauh dari warna font unik dan pola latar belakang. Klasik hitam dan putih adalah yang paling mudah dibaca.
Batasi Penggunaan Poin Seru
Poin seru dapat membantu Anda menyampaikan perasaan gembira atau penekanan. Tetapi jangan menggunakannya secara berlebihan atau pesan Anda tidak akan terlihat profesional.
Gunakan Perhatian dengan Semua Caps
Semua caps juga dapat menambahkan beberapa penekanan. Tapi itu juga bisa dianggap menjerit. Jadi, kecuali itu benar-benar perlu, pertimbangkan untuk menggunakan huruf miring atau sesuatu.
Hanya Gunakan Emoticon dengan Orang-Orang Tertentu
Ketika berbicara tentang smiley dan emotikon, teruskan percakapan itu dengan teman dan rekan kerja dekat yang Anda kenal tidak akan salah tafsir atau melihatnya sebagai tidak profesional.
Pertimbangkan Berbagai Budaya dan Bahasa
Anda mungkin juga terkadang berkorespondensi dengan orang-orang dari budaya atau latar belakang yang berbeda. Jadi pastikan untuk mempertimbangkan itu ketika menyusun respons Anda sehingga Anda tidak menyinggung atau membingungkan siapa pun.
Langkah Mundur Sebelum Mengirim Pesan Emosional
Jika Anda pernah menemukan diri Anda dalam situasi di mana Anda harus mengirim email yang marah atau emosional, buat pesan Anda lalu mundur sebentar untuk menjernihkan pikiran Anda. Kemudian kunjungi kembali pesan itu nanti untuk memastikan bahwa itu sebenarnya yang ingin Anda katakan.
Membalas Pesan Terkadang
Dalam situasi di mana Anda menerima email yang tidak ditujukan untuk Anda, balas pengirim untuk memberi tahu mereka dengan cepat.
Konfirmasikan Tanda Terima untuk Pesan yang Tidak Dapat Anda Peroleh Segera
Dan jika Anda mendapatkan email yang ditujukan untuk Anda tetapi bukan sesuatu yang dapat Anda balas sepenuhnya, beri tahu pengirim bahwa Anda menerimanya dan kapan Anda bisa mendapatkannya.
Mulai Rantai Email Baru untuk Subjek Baru
Saat mengirim email kepada seseorang yang sering berkorespondensi dengan Anda, mungkin tergoda untuk membiarkan hanya satu rantai saja yang berkelanjutan. Tapi ini bisa membuat Anda sulit mengatur percakapan. Jadi mulailah rantai baru untuk setiap subjek baru.
Hanya Pesan Teruskan Bila Diperlukan
Penerusan dapat menjadi fitur yang bermanfaat bagi pengguna email. Tapi itu juga bisa digunakan secara berlebihan. Jadi sebelum Anda meneruskan pesan apa pun, pastikan itu benar-benar diperlukan agar Anda tidak membombardir orang dengan email.
Tambahkan Pesan Pribadi Saat Meneruskan
Ketika Anda merasa perlu untuk meneruskan email, tambahkan pesan pribadi di bagian atas untuk menjelaskan alih-alih hanya meneruskan dan membuat penerima membaca seluruh email tanpa konteks.
Periksa Konten Sebelum Penerusan
Dan jika Anda meneruskan berita atau jenis informasi apa pun yang tidak dapat Anda peroleh secara pribadi, lakukan riset cepat untuk memverifikasi keakuratannya sehingga Anda tidak akan membuang waktu orang lain dengan informasi yang tidak benar.
Jangan Tambah Orang ke Daftar Email yang Tidak Mereka Daftarkan
Jika Anda memiliki grup rantai email atau daftar yang Anda kirimi email secara teratur, hanya tambahkan orang ke daftar itu jika mereka memberi Anda izin mereka.
Mintalah dengan sopan untuk Diambil Dari Daftar yang Tidak Anda Daftarkan
Dan jika Anda pernah ditambahkan ke daftar yang tidak Anda daftarkan, jangan takut untuk menghubungi pengirim dan dengan sopan meminta untuk dicopot.
Beri Orang Cukup Waktu untuk Menanggapi Sebelum Mengirim Pengingat
Jika Anda telah mengirim email dan belum mendapat tanggapan, Anda mungkin ingin mengirim pengingat cepat. Pastikan Anda memberi orang itu satu atau dua hari untuk merespons, tergantung pada berapa lama biasanya mereka melakukannya.
Periksa Folder Spam Anda
Ini juga merupakan ide yang baik untuk memeriksa folder sampah atau spam Anda sebelum mengirim email pengingat kepada orang-orang - kalau-kalau mereka sudah mengirimnya.
Gunakan Pesan Jauh Saat Berlibur
Ketika Anda pergi berlibur atau keluar dari kantor selama lebih dari satu atau dua hari, atur pesan balasan otomatis atau pergi sehingga orang akan mendapat respons cepat ketika mereka mengirim email kepada Anda.
Biarkan Orang Tahu Kapan Anda Akan Membalas
Dalam pesan itu, sertakan tanggal Anda akan kembali ke kantor dan kapan Anda berharap dapat mengembalikan email sehingga mereka akan tahu kapan harus mengharapkan respons.
Berikan Mereka Kontak Lain untuk Urgent Matters
Dan untuk berjaga-jaga jika ada pertanyaan yang sangat mendesak, sertakan kontak lain dalam bisnis Anda yang dapat mereka hubungi.
Tambahkan Alamat Email Terakhir
Jika Anda menyusun email baru, mulailah dengan subjek dan konten sebelum menambahkan alamat email penerima. Ini akan mencegah Anda secara tidak sengaja mengirimkannya terlalu dini.
Periksa kembali Penerima
Anda juga ingin memastikan bahwa Anda mengirimnya ke orang yang tepat. Jadi selalu periksa ulang sebelum Anda mengirim.
Periksa Nama Ejaan tiga kali
Dan kembali dan periksa sekali lagi bahwa Anda mengeja nama orang tersebut dengan benar di email Anda. Anda tidak bisa terlalu berhati-hati dalam hal ini.
Pastikan Nama Anda Ditampilkan dengan Benar
Anda juga harus memastikan bahwa nama Anda ditampilkan dengan benar di tanda tangan dan bidang pengirim.
Hapus Dengan Cepat Jika Diperlukan
Beberapa klien email seperti Gmail memiliki fitur yang akan memungkinkan Anda untuk menghapus email yang terkirim jika Anda segera melakukannya. Jadi jika Anda lupa memeriksa ulang apa pun, hapus email dengan cepat sebelum benar-benar sampai ke penerima.
Email Foto melalui Shutterstock
More in: Artikel Populer 9 Komentar ▼
