Bagaimana Usaha Kecil Menggunakan Aplikasi Web - dan Apa yang Harus Diperhatikan

“Dua puluh tahun yang lalu ketika Anda mendirikan bisnis kecil, Anda harus pergi dan membeli komputer pribadi atau server kecil… dan Anda harus memiliki profesional TI dan Anda harus menjalankannya sendiri.

Hal yang benar untuk dilakukan oleh bisnis kecil sekarang adalah tidak memiliki komputer kecuali hal-hal yang ada di desktop orang dan pada ponsel cerdas mereka … dan melakukan segala yang ada di cloud. … Komponennya akan menjadi sistem email, sistem kalender, sistem otomasi tenaga penjualan, dan kemudian hal-hal yang vertikal untuk apa pun bisnis mereka. "

Komentar-komentar ini menangkap perubahan mendasar yang dialami bisnis kecil, dalam dekade terakhir. Semakin lama, kami bisnis kecil mentransisikan kebutuhan komputasi kami ke model "cloud computing". Meskipun saya pikir tidak mungkin bagi semua bisnis kecil untuk menghilangkan server lokal dan menggunakan perangkat lunak yang sepenuhnya ada di cloud seperti yang disarankan Schmidt, satu hal yang jelas: secara bertahap, tahun demi tahun, kami menuju ke arah itu.

Hari ini Anda tidak hanya bisa mendapatkan aplikasi email dan kalender "di cloud," tetapi Anda dapat menemukan sejumlah aplikasi bisnis lain:

• pembuatan dokumen, spreadsheet, dan presentasi
• Aplikasi SDM dan penggajian
• manajemen persediaan
• akuntansi
• aplikasi faktur dan pembayaran
• layanan pemasaran email
• aplikasi manajemen proyek
• Perangkat lunak CRM
• helpdesk
• dan banyak lagi

Bahkan, The Small Business Web mencantumkan 26 kategori yang berbeda dari aplikasi perangkat lunak berbasis Web dalam direktori yang berisi hampir 200 aplikasi untuk bisnis kecil.

Keuntungan Cloud Computing

Pertumbuhan cloud computing pasti positif untuk bisnis kecil, karena keunggulan penghematan uang utama.

Biasanya tidak ada biaya di muka yang besar dalam bentuk lisensi perangkat lunak yang besar dan kuat. Sebaliknya Anda membayar biaya layanan bulanan yang jauh lebih kecil. Ini memungkinkan Anda untuk menyebarkan biaya Anda, dan memudahkan arus kas Anda.

Anda juga terbebas dari kerumitan dan biaya pemuatan dan pemeliharaan perangkat lunak di komputer Anda sendiri. Yang Anda butuhkan hanyalah komputer bagi pengguna akhir untuk mengakses aplikasi dengan koneksi Internet dan browser Web. Dan karena Anda tidak harus memelihara perangkat lunak secara internal, Anda dapat bertahan dengan staf TI yang lebih kecil (atau mungkin bertahan tanpa TI internal).

Apa yang Perlu Dipertimbangkan Saat Memilih Aplikasi Cloud

Tetapi karena semakin banyak perangkat lunak yang bergerak ke cloud, pertimbangan tertentu menjadi lebih penting. Berikut adalah 3 hal yang perlu dipertimbangkan ketika memilih aplikasi perangkat lunak berbasis web

(1) Apakah aplikasi perangkat lunak terintegrasi dengan perangkat lunak atau aplikasi lain yang kita miliki? - Sebagian besar aplikasi cenderung melakukan serangkaian fungsi yang sempit. Jika Anda mencoba mengotomatiskan seluruh bisnis Anda atau mengotomatiskan proses ujung ke ujung, Anda mungkin harus menyatukan beberapa aplikasi perangkat lunak dari penyedia yang berbeda. Jika layanan perangkat lunak online tidak saling beroperasi satu sama lain, Anda dan staf Anda dapat melakukan pekerjaan manual untuk memindahkan data dari satu sistem ke sistem lain melalui spreadsheet atau dengan memasukkan informasi yang sama ke beberapa sistem. Atau, Anda harus membayar biaya pengembangan perangkat lunak untuk membuat paket yang berbeda saling beroperasi.

Web Usaha Kecil membantu dengan beberapa masalah ini. Dalam direktori, ini menunjukkan aplikasi perangkat lunak mana yang terintegrasi dengan aplikasi perangkat lunak lain. Ini juga menunjukkan apakah ada API yang diterbitkan - dengan cara itu, jika Anda harus membuat kode beberapa perangkat lunak untuk memindahkan data dari satu aplikasi ke aplikasi lain atau membuat dua paket perangkat lunak terintegrasi, tugasnya akan lebih mudah, lebih murah dan lebih cepat.

(2) Seberapa amankah data kita nantinya? - Dengan layanan perangkat lunak berbasis web, data Anda yang digunakan dalam aplikasi akan berada di server di suatu tempat "di awan." Dengan kata lain, data Anda akan berada di tangan perusahaan lain. Tanyakan kepada perusahaan apa yang mereka lakukan untuk menjaga data tetap aman dan pribadi.

Ini pertanyaan penting untuk ditanyakan, tetapi sulit untuk mendapatkan jawaban yang dapat Anda verifikasi. Salah satu cara untuk memuaskan diri sendiri adalah mencari di Google untuk melihat apakah ada laporan publik tentang pelanggaran keamanan yang melibatkan perusahaan. Juga pertimbangkan ukuran penyedia perangkat lunak. Perusahaan besar cenderung memiliki persyaratan audit dan asuransi yang memaksa mereka untuk menilai proses mereka dan menerapkan pengamanan terhadap pelanggaran data. Penyedia kecil dan startup mungkin memiliki kebijakan dan prosedur yang lebih longgar (atau tidak ada) untuk menangani data Anda.

(3) Apakah vendor akan ada untuk jangka panjang, dan terus mendukung dan meningkatkan aplikasi? Ini penting untuk meminta perangkat lunak apa pun, tetapi hal itu membutuhkan makna baru ketika perusahaan memiliki data rahasia Anda. Anda perlu memiliki jaminan kesinambungan dengan perangkat lunak, sehingga Anda tidak mengalami gangguan dalam bisnis Anda. Lihatlah rekam jejak vendor. Berapa lama vendor telah ada? Jika ada forum produk atau forum pelanggan, apakah ada banyak keluhan yang belum terselesaikan? Apakah ada bukti peningkatan berkelanjutan? Selidiki sebelum Anda membuat komitmen, karena mungkin akan lebih sulit untuk beralih nanti.