Dunia bisnis tampaknya berputar pada poros pertemuan - tetapi tidak semua rapat produktif. Investasikan waktu dalam merencanakan sesi yang produktif untuk memastikan pertemuan Anda menyelesaikan pekerjaan. Pikirkan baik-baik apa yang perlu Anda capai dan siapa yang harus berpartisipasi.
Tentukan Tujuan dan Audiensi
Tetapkan tujuan untuk pertemuan itu, dan buatlah singkat dan dinyatakan dengan jelas. Misalnya, buat daftar singkat poin-poin singkat yang menjelaskan tujuan-tujuan spesifik. Tujuan pertemuan Anda mungkin untuk mengomunikasikan informasi penting, membuat keputusan, menyelesaikan masalah atau menetapkan tindakan. Tujuan yang ringkas dan to-the-point membantu penyelenggara rapat menentukan siapa yang harus berpartisipasi dalam rapat. Buat daftar undangan dengan menyelaraskan setiap tujuan dengan anggota tim yang kehadirannya memungkinkan untuk benar-benar memenuhi tujuan.
$config[code] not foundTetapkan Agenda
Tetapkan agenda rapat berdasarkan pada setiap tujuan dalam sasaran. Jika suatu tujuan adalah untuk mengkomunikasikan dimulainya suatu proyek, tetapkan item agenda yang mengidentifikasi siapa yang akan menyajikan informasi itu dan bagaimana informasi itu akan dibagikan, seperti dengan presentasi PowerPoint. Jika tujuannya adalah untuk menetapkan tindakan, tetapkan item agenda yang menjelaskan bagaimana tugas akan dilakukan. Setiap tujuan harus memiliki satu atau lebih agenda yang selaras secara langsung dengannya.
Video Hari Ini
Dibawa ke kamu oleh Sapling Dibawa ke kamu oleh SaplingPilih Tanggal dan Waktu
Pilih tanggal dan waktu rapat berdasarkan ketersediaan pemimpin rapat dan undangan yang paling kritis. Semakin besar daftar undangan, semakin sulit untuk menemukan hari dan waktu ketika semua orang tersedia. Terima waktu yang sesuai dengan jadwal sebanyak mungkin. Sebelum mengatur waktu, pikirkan zona waktu. Jika beberapa undangan akan berpartisipasi melalui telepon atau Internet, pertimbangkan jam kerja mereka serta jam kerja Anda. A 1 malam pertemuan di Eastern Standard Time adalah pertemuan jam makan siang di Central Standard Time. Pertemuan yang sama pada pukul 2 pagi di Tokyo.
Pilih Lokasi
Temukan ruang konferensi yang memungkinkan untuk mencapai semua agenda. Pilih kamar yang besar atau kecil agar sesuai dengan jumlah orang yang diharapkan hadir. Kamar yang dapat menampung 40 orang merupakan pilihan yang buruk untuk pertemuan dengan 10 orang. Demikian juga, Anda tidak ingin kerumunan orang masuk begitu ketat sehingga perlu membawa kursi tambahan.
Atur Bahan dan Insiden
Jika presentasi diharapkan, pastikan ruangan itu dilengkapi dengan proyektor. Jika tidak, buat pengaturan untuk membawa proyektor - juga pastikan Anda memiliki sesuatu untuk diproyeksikan, seperti layar atau dinding putih. Jangan lupa untuk mempertimbangkan ketersediaan insidental lainnya, seperti papan tulis dengan spidol penghapus kering, flip chart, dan telepon speaker untuk peserta di luar lokasi. Untuk pertemuan multi-jam, atur makanan dan minuman agar peserta tetap fokus pada topik daripada perut mereka.
Beri tahu yang diundang
Beri tahu undangan tentang tujuan rapat, tanggal, waktu, dan lokasi dengan cukup baik di muka sehingga mereka dapat mempersiapkan diri dengan baik. Dalam kebanyakan kasus, pemberitahuan setidaknya satu minggu lebih disukai. Gunakan perangkat lunak kalender tempat kerja untuk mengirim janji pertemuan ke semua undangan. Banyak program akan memberi tahu undangan beberapa menit atau beberapa hari sebelum rapat, atau menyesuaikan peringatan dengan kebutuhan Anda.
