Memo itu adalah salah satu cara paling umum untuk berkomunikasi dengan rekan kerja dan atasan Anda. Menyampaikan pendapat Anda dengan cara yang jelas dan ringkas dan menggunakan nada yang tepat adalah hal yang paling penting untuk dipertimbangkan saat menulis memo. Terkadang nada yang Anda gunakan pada memo antar-kantor akan berubah tergantung pada orang yang Anda tuju, tetapi memo untuk kepala departemen harus selalu mempertahankan nada yang serius dan penuh hormat.
$config[code] not foundBuat tajuk Anda. Judul memo adalah bagian empat baris yang mencakup baris "ke" (tulis nama kepala departemen Anda dan jabatannya), baris "dari" (nama Anda ditambah judul Anda), "baris tanggal" dan baris "subjek". Semua memo menggunakan tajuk jenis ini.
Tulis pembuka untuk memo Anda. Ini adalah ikhtisar tentang apa memo itu. Katakan mengapa Anda menulis memo itu, tindakan spesifik apa pun yang disarankan memo Anda dan konteks apa pun yang menyebabkan Anda menulis memo itu.
Tulis isi memo Anda. Di sinilah Anda menguraikan informasi yang Anda sentuh di pembukaan Anda. Anda akan ingin memasukkan informasi yang mendukung tujuan utama memo Anda.
Tulis penutup. Penutupan memo dengan ringkas merangkum memo itu dan juga berbicara tentang kemungkinan pertemuan lanjutan.
Tambahkan lampiran apa pun. Pada memo yang dikirim melalui email, Anda dapat melampirkan materi yang dibutuhkan secara elektronik. Pada memo kertas, Anda ingin melampirkan materi tambahan secara fisik. Pastikan untuk menyebutkan lampiran Anda di suatu tempat di memo Anda. Anda dapat memasukkan bagian lampiran di akhir memo jika Anda mau.
Tip
Beberapa memo bisa sangat pendek. Biarkan situasi spesifik menentukan seberapa banyak Anda menulis. Selalu ingat audiens Anda saat menulis memo. Dalam hal ini audiens adalah kepala departemen Anda. Jangan menulis apa pun yang tidak akan Anda katakan kepada atasan Anda.
