Dalam bisnis, menulis proposal seringkali diperlukan untuk menawarkan solusi untuk masalah nyata. Dalam bukunya "Komunikasi Bisnis: Proses dan Produk," Mary Guffey menyatakan, "Proposal adalah tawaran persuasif untuk menyelesaikan masalah, menyediakan layanan, atau menjual peralatan." Sementara penulisan proposal sering memerlukan penelitian yang luas dan harus dilakukan di bawah tenggat waktu yang ketat, melanggar mendokumentasikan ke bagian dasarnya dapat sangat menyederhanakan proses dan meningkatkan kemungkinan proposal mendapat tanggapan yang baik.
$config[code] not foundPrapenulisan dan Penyusunan
Kenali audiens Anda. Melakukan penelitian untuk menentukan individu-individu yang membentuk rantai komando membaca proposal. Ini akan menentukan seberapa teknis bahasa seharusnya, apakah glosarium diperlukan atau tidak untuk mendefinisikan istilah, nada dan berapa banyak informasi latar belakang tentang masalah yang perlu dimasukkan.
Melakukan penelitian untuk mengidentifikasi upaya sebelumnya untuk memecahkan masalah dan kekurangan dari upaya tersebut. Cari tahu biaya bahan dan tenaga kerja dan tentukan berapa lama dari awal hingga akhir untuk menyelesaikan semua fase penerapan solusi yang diusulkan.
Gunakan pengantar untuk mengidentifikasi masalah dan signifikansinya. Berikan bukti bahwa ada masalah, seperti hilangnya uang, waktu, atau pelanggan yang dapat diverifikasi. Jelaskan mengapa mengambil tindakan untuk menyelesaikan masalah diperlukan saat ini. Jelaskan secara singkat solusi Anda dan, berdasarkan riset Anda, berikan bukti bahwa solusi yang Anda usulkan akan berhasil.
Berikan latar belakang tentang masalah dalam paragraf tubuh, termasuk penyebabnya dan upaya sebelumnya untuk memecahkan masalah. Akui solusi alternatif, bagan atau grafik informasi. Menurut Robert Adler dan Jeanne Elmhorst, editor "Berkomunikasi di Tempat Kerja: Prinsip untuk Bisnis dan Profesi," analisis komparatif "sangat berguna ketika audiens sedang mempertimbangkan ide yang bersaing dengan ide yang Anda advokasi."
Alasan penawaran masalah perlu dipecahkan dan mengusulkan solusi Anda dan manfaatnya. Sertakan deskripsi produk atau layanan yang direkomendasikan dan perincian tentang bagaimana itu akan menyelesaikan masalah. Sertakan jadwal yang menguraikan tenggat waktu untuk setiap tahap proyek.
Laporkan biaya yang saat ini dihabiskan dan tunjukkan bagaimana solusi Anda akan menghemat uang. Dalam buku "The Bedford Guide for College Writers" oleh X.J Kennedy et al., Penulis proposal disarankan untuk "memperkirakan sumber daya - uang, orang, keterampilan, bahan - dan waktu yang diperlukan untuk mengimplementasikan solusi."
Akhiri dengan rekomendasi akhir dan konsekuensi potensial dari tidak mengambil tindakan yang terkait dengan tujuan organisasi. Gunakan kesimpulan untuk "menjual kembali proposal Anda secara persuasif dengan menekankan manfaat dari solusi, produk, atau layanan Anda di atas gagasan yang bersaing," saran Gerald Alfred et al., Editor "Handbook of Technical Writing."
