Cara Menulis Risalah Perusahaan

Risalah perusahaan berfungsi sebagai dokumen resmi rapat perusahaan. Risalah yang disimpan dengan benar menawarkan ringkasan objektif proses dewan dan komite, sambil berfungsi sebagai bukti kepatuhan dengan kewajiban peraturan dan fidusia.

Isi Detail Dasar Pertama

Catat fakta-fakta penting di paragraf pertama. Catat kapan dan di mana pertemuan itu terjadi, dan berapa lama itu berlangsung, serta ada atau tidak adanya kuorum. Identifikasi semua peserta, mulai dengan anggota dewan dan direktur. Tunjukkan jika ada yang tidak ada. Catat nama anggota staf atau tamu di saluran terpisah. Juga, nyatakan apakah acara itu pertemuan rutin atau khusus.

$config[code] not found

Identifikasi Tindakan Utama

Berikan satu paragraf untuk setiap mosi, dimulai dengan persetujuan risalah rapat terakhir. Identifikasi siapa yang membuat mosi, dan hasilnya, tetapi jangan khawatir tentang penamaan mereka yang mendukung mosi. Jika suara itu adalah panggilan roll, sebutkan nama masing-masing orang. Pastikan untuk merekam gerakan kata demi kata.

Tip

Jika Anda tidak yakin siapa yang membuat mosi, jangan takut untuk bertanya. Namun, jika Anda tidak memahami titik tertentu, sorot pada steno pad Anda - atau catatan kasar pada laptop Anda - sehingga Anda dapat bertanya kepada ketua tentang hal itu nanti.

Ringkas Poin-Poin Penting

Membahas diskusi panjang. Bagaimana anggota dewan memutuskan suatu masalah lebih relevan daripada metode yang mereka gunakan untuk mencapai konsensus mengenai hal itu. Jika kewajiban pengaturan atau fidusia mengharuskan Anda mencatat informasi tertentu, hanya catat faktor-faktor yang memengaruhi suara tertentu, seperti debat tentang pro dan kontra proposal.

Tip

Gunakan kata kunci, jika memungkinkan, untuk membantu Anda merekam catatan. Tulis kata kunci di sisi kiri steno pad Anda, jika Anda menggunakannya. Buat catatan tentang setiap kata kunci di sisi kanan.

Rekam Dissents dan Golput

Identifikasi peristiwa seperti perbedaan pendapat atau golput ketika anggota dewan direksi ingin pandangan tersebut dicatat untuk dicatat, atau aturan prosedural mengharuskannya. Misalnya, seorang anggota mungkin tidak dapat memberikan suara pada suatu masalah karena konflik kepentingan yang nyata atau yang diduga. Dalam hal ini, Anda akan menulis, "Anggota Dewan X dibebaskan dari diskusi atau pemungutan suara pada Motion Y."

Tip

Hindari mencatat secara rinci untuk sesi eksekutif, jika dewan memanggilnya. Cukup catat peserta, serta tanggal, waktu, tempat dan durasi.

Tinjau Pekerjaan Anda

Baca ulang dan koreksi draft menit Anda, lebih disukai setelah pertemuan, dan kemudian menyerahkannya kepada ketua untuk ditinjau. Jangan mendorong pengeditan besar karena dapat mengganggu akurasi pekerjaan Anda. Tanda tangani dan beri tanggal pada menit Anda setelah dewan menyetujui. Lampirkan mereka ke semua salinan asli laporan komite, korespondensi dan laporan tertulis. Masukkan salinan resmi di buku catatan organisasi.