Rapat yang efektif menambah nilai nyata bagi perusahaan. Mereka menghasilkan ide, memberikan arahan, memperkuat ikatan dan memperbarui semangat. Pada saat yang sama, bisnis tidak dapat mencurahkan sumber daya yang tak ada habisnya. Kuncinya adalah memastikan orang-orang penting diundang - pada waktu yang tepat dan di ruang yang sesuai. Interaksi langsung menuju tujuan bersama dan akhiri dengan rencana aksi yang jelas.
Tujuan yang jelas
Semua pertemuan yang efektif memiliki tujuan yang jelas. Ini diterjemahkan menjadi agenda. Jika Anda mencoba untuk menutupi terlalu banyak item sekaligus, rapat Anda terlalu banyak menjangkau. Jika terlalu sedikit topik di atas meja maka email, diskusi orang-ke-orang atau bentuk komunikasi lainnya lebih praktis. Agenda Anda harus menguraikan hal-hal spesifik untuk dibahas dalam urutan yang tepat. Menuliskan terlebih dahulu membantu menjelaskan fokus pertemuan. Ini juga memastikan bahwa para peserta memiliki "dukungan," tiba dengan ide-ide berharga dan tetap di jalurnya saat diskusi berlangsung.
$config[code] not foundTerorganisir dengan baik
Logistik sangat penting untuk pertemuan yang efektif. Salah satu aspeknya adalah mengundang kelompok orang yang tepat yang melakukan tugas untuk didiskusikan, membuat keputusan tentang pekerjaan itu atau pengaruh perintah. Pilih waktu yang tidak hanya gratis untuk semua peserta, tetapi tidak bersaing dengan prioritas kerja atau tingkat energi lainnya. Durasi rapat Anda juga penting.Dalam kebanyakan kasus, dua jam adalah maksimum yang sehat. Ini juga membantu untuk memperkirakan waktu untuk setiap item agenda - dan menghormati batas. Lokasi Anda harus membuat orang merasa nyaman dan praktis. Dalam beberapa kasus, ini berarti lokasi pribadi, panggilan konferensi, atau rapat di luar kantor.
Video Hari Ini
Dibawa ke kamu oleh Sapling Dibawa ke kamu oleh SaplingPertukaran Dinamis
Rapat yang efektif membutuhkan komunikasi yang efektif. Ini membantu untuk membuat aturan dasar seperti “Bagian dari tujuan kami adalah mengembangkan anggaran untuk tahun fiskal berikutnya yang meningkatkan pendapatan bersih kami sebesar 15 persen. Jika Anda mengusulkan kategori pengeluaran baru untuk departemen Anda, bersiaplah untuk melakukan pengurangan di area lain - atau buat argumen kuat tentang bagaimana pengeluaran tambahan akan meningkatkan pendapatan. "Cara untuk menciptakan sinergi termasuk mengambil" polling masalah "di mana para peserta dapat berseru area yang menjadi perhatian atau brainstorming untuk secara kolektif menghasilkan ide. Seorang moderator adalah senjata rahasia Anda untuk mendorong dialog kelompok dan membangun minat masing-masing orang, sambil menjaga agar keseluruhan pertemuan tetap pada jalurnya.
Hasil yang Berarti
Pada akhir pertemuan Anda, harus ada hasil yang jelas dan dapat ditindaklanjuti. Salah satu cara untuk mendorong ini adalah dengan menuliskan "langkah selanjutnya" sebagai topik terakhir dalam agenda Anda. Alokasikan 10 hingga 15 menit untuk mengikat semua ujung yang longgar. Ringkaslah masalah yang diselesaikan oleh para peserta. Nyatakan semua item yang tidak terselesaikan - dan tentukan siapa yang bertanggung jawab untuk mengatasinya, kapan. Melakukannya secara publik, dan bukan offline, memperkuat akuntabilitas. Selain itu, rencanakan untuk mendistribusikan risalah atau ringkasan umum diskusi dan hasilnya. Dalam beberapa kasus, langkah selanjutnya termasuk menjadwalkan pertemuan lain. Periksa dengan rekan kerja yang bertanggung jawab untuk tugas tindak lanjut sebelum pertemuan berikutnya berlangsung untuk memastikan kemajuan yang berkelanjutan.
