Karena kendala waktu, bos kadang-kadang akan meminta staf untuk menandatangani surat bisnis atas nama mereka. Dalam hal ini proxy, atau anggota staf yang menandatangani atas nama bos, harus menandatangani namanya sendiri dengan huruf "p.p." sebelum tanda tangan. Nama bos harus diketik di bawah tanda tangan.
Cara Menggunakan "Per Procurationem"
Huruf "hal." singkatan "per procurationem" yang berarti "melalui agensi." Orang yang melakukan penandatanganan yang sebenarnya menempatkan surat-surat ini di depan tanda tangannya untuk menarik perhatian pada kenyataan bahwa pengirim surat itu bukanlah orang yang telah melakukan penandatanganan yang sebenarnya. Dalam hal anggota staf membuat surat, tidak perlu merujuk hal ini dalam tubuh surat tersebut selama bos, yang bertanggung jawab atas surat tersebut, menandatanganinya sendiri dan disebut sebagai pengirim.
