Staf administrasi memainkan peran penting dalam perusahaan mana pun. Anggota staf adalah orang-orang yang melakukan tugas sehari-hari dari sebuah kantor biasa, dan sering diminta untuk melakukan sejumlah fungsi lain untuk perusahaan juga. Namun, tugas dan harapan staf administrasi tidak selalu jelas bagi pelamar, dan harus didefinisikan dengan baik oleh perusahaan sebelum merekrut.
Panggilan telepon
Anggota staf administrasi bertanggung jawab untuk menjawab, mengarahkan, dan melakukan panggilan telepon. Mereka harus melakukan panggilan ini secara profesional dan dapat mentransfer panggilan dan merutekan penelepon ke kotak pesan suara yang tepat jika orang tersebut tidak ada atau ada panggilan lain. Mereka juga harus terbiasa dengan peran setiap karyawan sehingga panggilan dapat ditransfer dengan benar. Mereka juga harus terbiasa dengan panggilan apa yang perlu ditransfer, dan panggilan apa, seperti telemarketer, mengambil prioritas yang lebih rendah.
$config[code] not foundSurat
Staf administrasi bertanggung jawab atas surat masuk dan keluar. Surat yang masuk perlu disortir dan dikirim ke penerima yang dituju, atau dibuka oleh staf administrasi untuk menentukan sifat pengiriman, seperti keluhan pelanggan, dan mengirimkannya ke tempat yang tepat. Surat keluar harus diatur, diatasi, dan dicap. Selain itu, staf administrasi akan berkoordinasi dengan layanan pengiriman seperti Federal Express untuk pengiriman paket dan penjemputan.
Video Hari Ini
Dibawa ke kamu oleh Sapling Dibawa ke kamu oleh SaplingKontrol berkas
Tanggung jawab mengelola dokumen-dokumen internal juga sebagian besar jatuh pada staf administrasi. Anggota staf administrasi bertanggung jawab untuk mengetik, memfotokopi, mendistribusikan, dan mengarsipkan, atau menghancurkan semua dokumen internal. Mereka memelihara sistem pengarsipan dalam urutan abjad yang tepat, dan melacak dokumen sensitif yang harus dihancurkan setelah waktu tertentu. Selain itu, sejumlah besar fotokopi akan didelegasikan kepada anggota staf.
Koordinasi Acara
Anggota staf administrasi sering diharapkan untuk mengoordinasikan acara perusahaan. Mereka mengatur agar makanan diantarkan pada waktu yang tepat, dan bahwa pemberian apa pun akan disalin dan tersedia. Mereka juga akan membantu merancang presentasi PowerPoint atau elemen multimedia lainnya yang dapat disajikan, dan memastikan bahwa ruang konferensi itu sendiri dalam urutan yang tepat sebelum acara dimulai.
Pemesanan Pasokan dan Kas Kecil
Anggota staf administrasi sering kali bertugas memesan perlengkapan kantor sesuai kebutuhan, dan mendistribusikan uang tunai kecil kepada anggota kantor lainnya untuk keperluan seperti naik taksi atau persediaan yang sangat dibutuhkan. Staf administrasi umumnya melakukan pesanan persediaan seminggu sekali dan pesanan lain sesuai kebutuhan.
