Resepsionis sering kali adalah orang pertama yang akan Anda hubungi di perusahaan yang lebih besar, bahkan ketika Anda tahu orang yang Anda ajak bicara. Dia menjawab telepon dan wajah pertama yang akan Anda lihat ketika Anda mengunjungi kantor secara langsung. Perilaku dan perilakunya secara eksternal mencerminkan organisasi dan perannya sangat penting dalam memberi Anda kesan pertama yang baik tentang perusahaan. Dia memastikan bahwa tamu dan klien merasa diterima, dan bahwa anggota masyarakat umum dapat memperoleh informasi yang mereka butuhkan secara tepat waktu.
$config[code] not foundKepribadian yang menyenangkan
Kepribadian resepsionis sangat penting untuk memberikan kesan pertama yang positif kepada klien dan tamu. Dia harus dapat menyelesaikan tugasnya seperti menjawab telepon, mengarahkan panggilan dan menyapa pengunjung dengan sopan dan profesional. Dia harus membantu dan mempertimbangkan ketika menanggapi pertanyaan dan memberikan informasi yang akurat tentang organisasi. Senyum yang tulus adalah cara sederhana, namun sangat efektif untuk menunjukkan kepribadian yang menyenangkan dan membuat kesan pertama yang antusias menjadi yang terakhir. Menjadi titik kontak layanan pelanggan, resepsionis juga harus belajar untuk mengendalikan emosinya dan mengelola tingkat kemarahan dan stres ketika ia berurusan dengan klien yang sulit. Ia harus selalu bereaksi dengan tenang dan diplomatis.
Komunikator yang kuat
Menjadi pendengar yang aktif, komunikator yang jelas dan memahami dokumen tertulis yang kompleks adalah keterampilan komunikasi yang harus dimiliki oleh seorang resepsionis. Dia harus dapat mendengarkan klien dengan sabar, memahami permintaan mereka dengan mengonfirmasi keinginan klien, dan menyelesaikan masalah dengan tepat. Saat memberikan informasi dan arahan, ia harus menggunakan istilah yang jelas dan sederhana sehingga tamu, klien, dan kolega mengerti dengan mudah. Bekerja dengan berbagai proses dan prosedur, ia juga perlu memahami komunikasi tertulis dari berbagai dokumen terkait pekerjaan.
Video Hari Ini
Dibawa ke kamu oleh Sapling Dibawa ke kamu oleh SaplingOrganisasi
Bergantung pada ukuran perusahaan dan kompleksitas peran resepsionis, ia mungkin memiliki banyak orang yang bergantung pada keandalan dan kemampuannya untuk memenuhi berbagai kewajiban. Rasa organisasi yang kuat, perhatian terhadap detail, kemandirian, dan inisiatif adalah kualitas yang dibutuhkan oleh resepsionis yang terorganisir. Seorang resepsionis yang mengambil banyak tanggung jawab dan tantangan dan memenuhi semua tenggat waktu dan persyaratan pekerjaannya akan dikenal sebagai pekerja yang andal dan dapat diandalkan di dalam perusahaan.
Berpengetahuan luas
Seorang resepsionis harus mengetahui informasi yang benar untuk menjawab pertanyaan dari masyarakat umum, klien dan tamu. Mampu memberikan informasi penting mengenai perusahaan, kegiatannya dan lokasi anggota staf dan departemen adalah fakta dasar yang harus diketahui setiap resepsionis. Selain itu, tergantung pada tugas-tugas yang diperlukan oleh resepsionis, ia harus dapat menggunakan berbagai alat teknologi kantor yang akan membantunya menjadi efisien dan menyelesaikan tugasnya dalam waktu yang ditentukan.
