Eksekutif puncak seperti CEO, wakil presiden perusahaan dan manajer operasi, menangani organisasi mereka dengan bantuan dukungan administrasi eksekutif. Sering disebut sekretaris eksekutif, administrator eksekutif atau asisten eksekutif, para profesional ini menangani kebutuhan informasi dan rincian administrasi untuk bos mereka. Karena kontak mereka dengan karyawan puncak organisasi, mereka dapat melakukan banyak tugas di tingkat yang lebih tinggi, seperti menghadiri pertemuan penting dan melakukan penelitian penting.
$config[code] not foundKeterampilan
Karena mereka berurusan dengan manajer, eksekutif, staf teknis, dan panitera di semua tingkat organisasi, serta klien, administrator eksekutif memerlukan keterampilan interpersonal yang sangat baik. Mereka harus mendengarkan secara aktif instruksi dari atasan mereka, menjelaskan informasi secara verbal kepada bawahan dan menulis laporan yang dimengerti karyawan umum. Persepsi sosial mereka membantu mereka mendapatkan informasi dari orang dan memotivasi orang lain untuk bertindak. Keterampilan berorganisasi dan manajemen waktu yang baik diperlukan karena mereka menyulap beberapa tugas pada saat yang sama dan dapat bekerja untuk lebih dari satu eksekutif. Administrator eksekutif harus memiliki keterampilan komputer yang efektif untuk menggunakan perangkat lunak untuk memproses, mengatur, dan menyajikan data secara efektif.
Tugas
Administrator eksekutif bertindak sebagai penjaga gerbang bagi eksekutif mereka dengan menyaring panggilan telepon dan surat mereka, dan menerima pesan. Pengunjung perusahaan harus melewati mereka sehingga mereka dapat memutuskan apakah akan mengizinkan akses ke eksekutif kunci. Mereka juga membuat pengaturan perjalanan, merencanakan pertemuan dan menghadiri mereka untuk merekam menit, dan mengumpulkan data yang diminta bos mereka. Mereka mengoreksi dan menulis korespondensi dan dokumen bisnis lainnya oleh eksekutif, dan mendistribusikan memo atau komunikasi tertulis lainnya. Sebagai bagian dari keahlian mereka, mereka dapat mengoperasikan berbagai peralatan kantor seperti komputer, mesin fotokopi, mesin faks dan sistem telepon.
Video Hari Ini
Dibawa ke kamu oleh Sapling Dibawa ke kamu oleh SaplingPengawasan
Dalam organisasi besar, administrator eksekutif mungkin bertanggung jawab atas sekretaris, asisten, dan panitera lain, sehingga mereka dapat menambahkan tugas manajemen ke dalam deskripsi pekerjaan mereka. Mereka memposting deskripsi pekerjaan, dan kemudian mewawancarai dan memeriksa kualifikasi kandidat. Mereka kemudian merekrut, melatih dan memotivasi administrator bawahan. Mereka juga menetapkan tugas dan jadwal, mengalokasikan ruang kantor dan persediaan, dan memantau kemajuan dan kualitas pekerjaan. Administrator eksekutif mungkin juga bertanggung jawab atas kenaikan gaji dan promosi - serta bawahan - pemecatan.
Kualifikasi
O * NET OnLine menunjukkan bahwa 41 persen administrator eksekutif memiliki beberapa kelas postecondary tetapi tidak memiliki gelar, 28 persen memiliki ijazah sekolah menengah atau GED, dan 26 persen memiliki gelar associate. Beberapa administrator mulai di posisi klerikal tingkat bawah, tetapi dengan pengalaman dan pelatihan tambahan naik ke posisi tanggung jawab yang meningkat sampai mereka mencapai level eksekutif. Gelar associate untuk asisten eksekutif membutuhkan waktu dua tahun untuk diselesaikan dan tersedia dari sekolah bisnis dan community college. Beberapa sekretaris eksekutif mengambil gelar sarjana dalam administrasi bisnis dari universitas, yang membutuhkan waktu empat tahun. Sertifikasi sukarela tersedia dari organisasi nasional, yang dapat meningkatkan peluang kerja.
