Jika Anda seperti pemilik usaha kecil lainnya, Anda mungkin menghabiskan lebih banyak waktu dalam rapat online dalam beberapa tahun terakhir. Tetapi ada situasi rumit yang terlibat dalam jenis pertemuan ini, dibandingkan dengan pertemuan sekolah lama yang diadakan di sekitar meja konferensi atau di kantor klien, Anda mungkin ingin mengingatnya. Untuk memastikan bahwa Anda sopan kepada semua peserta rapat lainnya, berikut adalah 50 tips untuk etiket pertemuan bisnis online.
$config[code] not foundKiat Etiket Pertemuan Bisnis Online
Hanya Jadwalkan Rapat yang Diperlukan
Aturan pertemuan pertama, bahkan yang online, adalah mereka harus melayani tujuan tertentu. Jika itu adalah sesuatu yang bisa Anda kirimkan melalui email cepat atau selesaikan dengan cara lain, lebih sedikit memakan waktu, jangan biarkan tim Anda menghabiskan waktu mereka untuk duduk sepanjang rapat.
Undang Orang Penting
Demikian pula, rapat Anda hanya boleh menyertakan mereka yang sebenarnya penting untuk percakapan. Jika Anda mengundang seseorang yang informasinya tidak benar-benar relevan, maka Anda hanya akan membuang-buang waktu saja.
Jangan Undang Tamu Yang Tidak Diumumkan
Anda juga harus menjelaskan kepada semua orang yang hadir yang semuanya ada di daftar tamu. Anda tidak ingin ada orang yang terkejut ketika pertemuan dimulai.
Tanyakan Orang Tentang Penjadwalan
Untuk pertemuan online, bisa juga merupakan ide bagus untuk bertanya kepada peserta penting tentang waktu yang sesuai untuk mereka alih-alih hanya menjadwalkannya dan kemudian mengundang orang.
Kirim Undangan Resmi
Setelah memilih waktu dan tanggal, Anda dapat mengirim undangan resmi pada program seperti Google Kalender sehingga orang memiliki cara mudah untuk memesan waktu tertentu.
Konfirmasikan Jika Diperlukan
Jika Anda telah menjadwalkan rapat jauh sebelumnya, Anda juga dapat dengan cepat mengonfirmasi dengan orang-orang yang Anda temui sekitar sehari sebelumnya hanya untuk memastikan.
Kirim Agenda Tertentu
Sebelum pertemuan, setidaknya beberapa hari hingga seminggu sebelumnya jika memungkinkan, kirimkan agenda kepada semua peserta yang merinci apa yang akan dibahas dalam pertemuan tersebut.
Tawarkan Satu Set Jadwal
Anda juga harus memasukkan waktu dalam agenda Anda sehingga peserta akan memiliki kemampuan untuk merencanakan sisa hari mereka.
Biarkan Orang Tahu Apa yang Diharapkan
Jika Anda membutuhkan orang lain untuk memiliki dokumen atau materi lain yang dapat diakses selama rapat, apakah itu dokumen penting atau beberapa informasi kontak klien, jelaskan terlebih dahulu.
Pastikan Semua Orang Dapat Mengakses Ruang Konferensi Online
Jika Anda mengadakan pertemuan virtual, ada baiknya untuk memeriksa dengan semua orang sebelumnya untuk memastikan mereka memiliki akses ke program yang ingin Anda gunakan. Biarkan mereka tahu dengan banyak waktu jika mereka perlu mengunduh aplikasi untuk menghadiri pertemuan Anda.
Lakukan Tes Sebelumnya
Ini juga merupakan ide bagus bagi Anda untuk menguji aplikasi atau program rapat Anda sebelumnya hanya untuk memastikan pertemuan berjalan dengan lancar.
Memiliki Nama Pengguna dan Foto yang Sesuai
Jika Anda menggunakan program seperti Skype untuk rapat, pastikan nama pengguna dan foto Anda sesuai untuk rapat profesional.
Konfirmasikan Zona Waktu
Dengan rapat virtual, Anda juga harus jelas tentang zona waktu saat menjadwalkan. Jangan anggap kontak baru ada di zona waktu Anda.
Muncul tepat waktu
Apakah Anda menjalankan rapat atau hanya menghadiri sebagai tamu, Anda harus datang tepat waktu. Secara realistis, Anda harus sedikit lebih awal hanya untuk aman.
Panggil Jika Anda Mengalami Konflik
Jika Anda memiliki keadaan darurat atau konflik yang akan membuat Anda melewatkan rapat atau terlambat, Anda perlu memberi tahu tuan rumah atau peserta sesegera mungkin. Jika konflik Anda muncul pada hari pertemuan, itu mungkin berarti Anda perlu menelepon orang tersebut sehingga Anda dapat yakin mereka mendapatkan pesan itu.
Tunggu Semua Orang Tiba
Setelah Anda menelpon atau memasuki ruang konferensi online Anda, sambut orang-orang saat mereka muncul, tetapi tunggu semua orang yang Anda kenal hadir sebelum benar-benar masuk.
Pilih Lokasi yang Tenang
Meskipun Anda dapat mengadakan pertemuan online dari dasarnya di mana saja, yang terbaik adalah memilih tempat yang sunyi di mana tidak akan ada banyak gangguan atau kebisingan.
Buat Volume Segera
Ketika semua orang muncul di konferensi online, mintalah semua orang menyapa untuk menguji volume sehingga Anda dapat segera melakukan penyesuaian jika perlu.
Berpakaian dengan tepat
Jika Anda mengambil bagian dalam konferensi video, Anda perlu mempertimbangkan penampilan Anda. Mungkin tidak sepenting untuk pertemuan pribadi. Tetapi Anda masih harus terlihat profesional.
Buat Perkenalan
Jika Anda mengundang orang-orang yang mungkin tidak mengenal satu sama lain untuk rapat online, pastikan Anda memperkenalkan mereka secara pribadi atau memberi mereka kesempatan untuk memperkenalkan diri pada awal pertemuan.
Ingat Nama
Apakah Anda bertemu seseorang untuk pertama kalinya atau ketujuh kalinya, mengingat nama dan benar-benar menggunakannya ketika menyapa orang bisa jauh.
Tetap di Topik
Selama pertemuan, Anda mungkin melakukan percakapan sampingan dari waktu ke waktu. Tapi pastikan Anda selalu mengarahkan percakapan kembali ke tujuan utama dan mengawasi jam sehingga Anda bisa sopan waktu semua orang.
Berbicara dengan keras
Saat Anda berbicara selama rapat, pastikan untuk mengucapkan dan berbicara cukup keras sehingga semua orang dapat mendengarkan Anda.
Jangan Ganggu Orang Lain
Dan ketika orang lain berbicara, selalu biarkan mereka selesai sebelum menawarkan pemikiran Anda sendiri.
Hindari Berbicara Segera
Ketika sebuah pertanyaan diajukan kepada seluruh kelompok, Anda dapat menghindari gangguan canggung dengan menunggu sedetik untuk berbicara. Jika orang lain segera melakukannya, maka tunggu giliran Anda. Jika tidak ada yang bicara, Anda baik untuk pergi.
Tanyakan Sebelum Berbagi Pikiran yang Panjang
Jika Anda memiliki pemikiran atau ide yang panjang untuk dibagikan, tanyakan apakah tidak apa-apa untuk melakukannya sebelumnya, jika Anda kehabisan waktu. Anda selalu dapat mengumpulkannya di email nanti atau berbagi di pertemuan lain.
Bungkam Saat Anda Tidak Berbicara
Untuk menghindari suara latar menjadi gangguan bagi orang lain, cukup bisu diri sendiri ketika Anda tidak berbicara dalam waktu yang cukup lama.
Dengarkan dengan cermat
Juga ketika orang lain berbicara, pastikan Anda benar-benar mendengarkan. Anda tidak ingin ketinggalan sesuatu dan kemudian mengajukannya di pertanyaan nanti.
Tunjukkan Bahwa Anda Mendengarkan
Anda juga harus benar-benar menunjukkan kepada orang lain bahwa Anda mendengarkan ketika mereka berbicara, jika Anda sedang menghadiri konferensi video. Jangan hanya mengubur kepala Anda di catatan Anda. Lihatlah mereka dan berlatih mendengarkan secara aktif.
Gunakan Care With Humor
Jika Anda merasa perlu menggunakan humor selama rapat, pastikan itu sesuai untuk audiens Anda. Ini jauh lebih mudah ketika Anda hanya berbicara dengan anggota tim yang dekat. Tetapi gunakan lebih hati-hati saat bertemu dengan klien atau orang yang Anda tidak kenal.
Berikan Salinan Dokumen Penting
Jika Anda mereferensikan dokumen penting selama rapat, kirim barang-barang itu kepada peserta rapat sebelum atau selama sehingga mereka dapat memilikinya untuk referensi.
Bersiaplah Dengan Bahan Presentasi
Dan jika Anda membutuhkan peralatan apa pun untuk membuat presentasi, pastikan semuanya dalam kondisi baik sebelumnya sehingga Anda tidak membuang waktu untuk membuatnya berfungsi.
Kenali Audiens Anda
Saat menyiapkan presentasi atau item agenda lainnya, Anda juga harus mempertimbangkan audiens dan melayani pengiriman pesan secara khusus. Jangan buang waktu orang dengan nada yang tidak relevan. Dan jangan gunakan nada atau topik yang tidak mungkin menarik bagi orang-orang yang Anda temui.
Letakkan Ponsel Anda
Anda juga harus menjaga ponsel Anda tetap diam selama rapat sehingga tidak mengganggu.
Hindari Kebiasaan Saraf
Itu wajar dalam beberapa kasus untuk pertemuan peserta untuk berlatih kebiasaan gugup seperti mengklik pena atau memukul permen karet. Tetapi lakukan upaya sadar untuk menghindari mereka selama pertemuan profesional.
Jangan Makan Saat Bicara
Anda juga harus menghindari makan selama pertemuan online. Jadi, miliki camilan terlebih dahulu.Dan hanya minum air jika orang lain yang berbicara jika perlu.
Punya Waktu yang Ditentukan untuk Pertanyaan
Ini juga merupakan ide yang baik untuk memiliki waktu yang ditetapkan bagi orang-orang untuk mengajukan pertanyaan jika Anda yang memimpin rapat. Dan jika Anda menghadiri, pastikan Anda menemukan peluang itu dalam agenda sehingga Anda tahu kapan harus menyampaikan poin.
Jangan Mendominasi Bagian Pertanyaan
Ketika bagian pertanyaan itu muncul, Anda dapat mengajukan satu atau dua pertanyaan. Tapi jangan mendominasi pembicaraan. Beri orang lain kesempatan juga.
Tawarkan Kredit untuk Gagasan
Jika Anda mengemukakan sesuatu selama rapat yang awalnya bukan ide Anda, pastikan Anda memberikan kredit kepada pencetusnya. Jika Anda tidak melakukannya, orang hanya akan menganggap itu ide Anda.
Diskusikan Masalah Pribadi Setelah Pertemuan
Jika ada sesuatu yang muncul selama pertemuan grup yang benar-benar hanya relevan untuk Anda dan satu orang lain, luangkan waktu untuk membahasnya nanti daripada menghabiskan waktu semua orang.
Jangan Menelepon Orang
Anda mungkin juga kadang-kadang menemukan situasi di mana anggota tim Anda membuat kesalahan yang berdampak negatif pada pertemuan Anda. Tapi jangan gunakan waktu rapat untuk memberi kuliah. Panggil rapat pribadi dengan orang itu sesudahnya untuk membahas jika perlu.
Tetap tenang
Dan tidak peduli siapa yang Anda hadapi, jangan marah saat rapat.
Berikan Istirahat untuk Pertemuan Panjang
Jika Anda mengadakan rapat yang akan berlangsung beberapa jam atau lebih, sertakan jeda yang dijadwalkan ke dalam agenda Anda sehingga orang-orang dapat mengambil sesuatu untuk dimakan, periksa telepon mereka dan gunakan kamar mandi.
Akhiri Tepat Waktu
Sepanjang rapat, awasi jam sehingga Anda dapat memastikan untuk mengakhiri rapat saat Anda mengatakannya.
Beri Orang Kesempatan untuk Pergi
Jika, secara kebetulan, Anda tidak mendapatkan kesempatan untuk membahas semua yang Anda inginkan dalam waktu yang ditentukan, Anda dapat bertanya kepada orang-orang apakah mereka ingin tinggal dan menyelesaikan rapat. Tetapi beri orang kesempatan untuk pergi tepat waktu jika mereka memiliki komitmen sebelumnya.
Terima kasih semuanya telah hadir
Jika Anda menelepon rapat, pastikan Anda juga mengucapkan terima kasih kepada semua orang yang hadir sebelum mereka pergi.
Waspadai Bahasa dan Budaya Lain
Dalam beberapa kasus, Anda mungkin juga menemukan diri Anda bertemu dengan orang-orang dari latar belakang dan budaya yang berbeda. Jadi sadarilah bahasa dan kebiasaan mereka sebaik mungkin sebelum bertemu.
Tindak Lanjut dengan Catatan
Setelah pertemuan Anda, sebaiknya berbagi beberapa catatan atau pengingat dengan orang-orang melalui email. Atau jika Anda tidak memiliki sesuatu yang khusus untuk ditindaklanjuti, kirim catatan terima kasih cepat.
Hindari Berbagi Informasi Rapat dengan Orang Lain
Ketika datang ke pertemuan, item yang dibahas harus tetap berada dalam grup peserta, kecuali jika Anda sudah menjelaskan sebaliknya. Jadi jangan berbagi detail dengan orang lain yang tidak hadir.
Selesaikan Semua Item Tindakan
Dan jika Anda mengajukan diri untuk menyelesaikan tugas apa pun setelah pertemuan Anda, pastikan Anda menindaklanjuti hal-hal itu segera.
Foto Konferensi Video melalui Shutterstock
More in: Artikel Populer Komentar ▼
