Jika Anda berhadapan dengan seorang rekan kerja yang perilakunya cukup buruk untuk menuntut pengaduan, buat pengaduan Anda ditulis sesegera mungkin dan di tangan orang-orang yang dapat membantu. Seperti halnya korespondensi bisnis atau surat keluhan, surat itu harus menyatakan fakta-fakta tanpa menggunakan nama panggilan atau pernyataan emosional.
Periksa Protokol Tempat Kerja
Lihatlah buku pedoman karyawan Anda sebelum Anda mulai menulis cari tahu apakah sudah ada protokol untuk keluhan rekan kerja. Dalam beberapa kasus ada formulir internal yang harus Anda isi, atau Anda akan diminta untuk mengarahkan surat kepada orang tertentu di dalam perusahaan. Terkadang itulah atasan langsung Anda, tetapi mungkin juga staf sumber daya manusia perusahaan. Jika masalahnya melibatkan sesuatu yang ilegal, seperti pelecehan seksual atau aktivitas ilegal, dokumentasikan semua insiden yang telah Anda saksikan, jika Anda perlu membagikan informasi itu nanti.
$config[code] not foundTinjau Masalahnya
Sebelum Anda menulis, juga Pikirkan tentang apa yang dituju oleh penerima - yang dalam banyak kasus adalah kesehatan dan produktivitas bisnis. Jika rekan kerja terlibat dalam perilaku yang menjengkelkan, tidak cukup hanya memberi tahu penerima bahwa rekan kerja Anda melakukan sesuatu yang menjengkelkan. Alih-alih, tulis tentang bagaimana perilaku menjengkelkan itu memengaruhi Anda atau tempat kerja. Jika menyulitkan Anda menyelesaikan pekerjaan secara tepat waktu, misalnya, itu akan memengaruhi produktivitas perusahaan secara keseluruhan. Jika Anda meninjau masalah dan menemukan bahwa perilaku rekan kerja tidak benar-benar memengaruhi produktivitas perusahaan atau kesehatan secara keseluruhan, Anda mungkin benar-benar menemukan bahwa surat pengaduan itu tidak perlu, mengingatkan pakar manajemen bisnis Alison Green dari News & World Report AS.
Video Hari Ini
Dibawa ke kamu oleh Sapling Dibawa ke kamu oleh SaplingNyatakan Fakta
Mulailah surat dengan sesuatu seperti "Saya menulis untuk memberi tahu Anda tentang masalah yang memengaruhi produktivitas kantor." Ini akan mendapatkan perhatian penerima. Kemudian nyatakan fakta masalahnya, memberikan detail yang cukup untuk memberi tahu si penerima tentang apa yang terjadi, tetapi tidak begitu banyak detail sehingga dia akan macet. Juga fokus pada pernyataan "saya", menyarankan Pelatih Kantor Anda Marie G. McIntyre, berbicara tentang bagaimana masalah memengaruhi Anda alih-alih hanya berbicara tentang perilaku rekan kerja. Simpan bagian ini untuk satu atau dua paragraf; akun singkat dari masalah adalah cara terbaik untuk pergi, kata Green.
Minta Resolusi
Dalam paragraf terakhir surat itu, diskusikan apa yang telah Anda lakukan untuk mencoba menyelesaikan masalah. Jika Anda telah berbicara dengan rekan kerja secara pribadi, misalnya, sebutkan itu. Kemudian minta bantuan penerima dalam memperbaiki masalah. Ini lebih disukai daripada permintaan, karena akan terlihat kurang seperti mengadu dan lebih seperti Anda mencari solusi kolaboratif. Pada akhirnya, tanda tangani surat dengan hormat, dan sertakan tanggal di bagian atas atau bawah sehingga ada catatan pasti kapan Anda mencoba menyelesaikan masalah. Dalam skenario terbaik, bos atau petugas sumber daya manusia Anda akan mengurus masalah dari sana.
