Memo rapat membahas tujuan rapat, fakta yang relevan, dan bagaimana penerima harus merespons informasi tersebut. Simpan memo itu secara langsung dan sesingkat mungkin dan kirimkan secara elektronik atau letakkan di kotak surat internal karyawan Anda. Memo rapat bisnis yang solid membantu manajer, pemimpin tim, dan rekan kerja berbagi informasi dengan karyawan tentang rapat yang akan datang secara tepat waktu dan efektif.
$config[code] not foundFormat Memo
Ikuti prosedur standar untuk komunikasi bisnis tertulis saat memformat memo pertemuan - satu spasi dan kiri benarkan kontennya, lewati garis antar paragraf, letakkan satu spasi setelah setiap periode dan jangan beri tanda ketika Anda memulai paragraf baru. Gunakan judul khusus, seperti "Apa yang Harus Dibawa ke Rapat" untuk membantu penerima mengidentifikasi informasi penting, dan memberikan daftar bernomor dan poin-poin sehingga mereka dapat dengan cepat menemukan informasi yang mereka butuhkan, merekomendasikan Lab Menulis Online Universitas Purdue. Sisakan margin 1,5 inci di bagian atas - kecuali jika Anda menggunakan kop surat dan harus menambah margin - dan tulis kata "MEMORANDUM" dengan huruf kapital tebal di bagian atas halaman, merekomendasikan Universitas Loyola di New Orleans.
Detail dan Materi Perihal
Berikan informasi spesifik tentang pertemuan tersebut. Jangan gunakan memo rapat untuk membahas masalah lain yang tidak relevan dengan rapat, merekomendasikan University of Maryland University College. Sertakan tanggal, waktu, dan lokasi rapat, topik utama, dan siapa yang memimpin rapat di pos. Alamat memo kepada karyawan individu, seluruh departemen, tim tertentu atau seluruh staf, sesuai kebutuhan. Berikan ringkasan singkat tentang apa yang akan dibahas pada rapat dan sertakan instruksi atau lampiran jika Anda ingin karyawan membaca atau menyiapkan bahan sebelum tanggal rapat. Simpan memo Anda ke satu halaman atau kurang.
Video Hari Ini
Dibawa ke kamu oleh Sapling Dibawa ke kamu oleh SaplingNada Profesional
Gunakan bahasa profesional sehari-hari yang umum dalam memo Anda dan hindari slang, sarkasme, atau lelucon. Nyatakan dengan jelas kapan, di mana, dan mengapa Anda melakukan pertemuan, dan jangan mencoba mengesankan penerima dengan kata-kata kosakata berenda. Bersikap langsung dan spesifik dengan detail dan instruksi rapat Anda, sambil tetap menjaga nada sopan dan santun. Hindari emosi dan berpegang teguh pada fakta dasar tentang pertemuan tersebut, menurut Universitas Loyola. Sekalipun Anda akan membahas masalah, konflik, atau masalah yang ditimbulkan secara emosional oleh perusahaan selama rapat, memo rapat Anda membutuhkan nada yang tenang dan netral.
Cara Mengirim Memo Rapat
Kirim memo rapat dengan cara yang sama seperti biasanya Anda berkomunikasi dengan rekan kerja dan staf. Sebagai contoh, seorang kepala sekolah dasar mungkin memasukkan salinan memo itu ke kotak surat internal masing-masing guru. Atau, dia mungkin mengirim memo secara elektronik ke alamat email kantor guru. Hanya mengirim memo pesan teks kepada karyawan Anda jika Anda sudah memberi tahu mereka sebelumnya bahwa Anda berencana untuk berkorespondensi dengan cara itu. Memo pada umumnya terlalu panjang untuk dikirim menggunakan pesan teks kecuali Anda hanya memberikan tanggal, waktu, dan lokasi. Hindari menggunakan akun email pribadi karyawan untuk bisnis, tetapi jangan ragu untuk mengirim memo rapat ke alamat email kantor.
