Menurut Jennifer Perrier-Knox, analis riset senior di Info-Tech Research Group, di mana perusahaan mengalokasikan sumber daya akan bervariasi sesuai dengan tujuan strategis mereka. "Organisasi perlu memutuskan apakah praktik TI-nya memberinya keunggulan kompetitif di pasar atau jika departemen memiliki kompetensi inti yang perlu dipertahankan," dia berkata. Praktik atau proses apa pun yang tidak sesuai dengan deskripsi ini bisa menjadi cara untuk memotong biaya.
Biaya TI tipikal yang ditimbulkan suatu bisnis dapat bervariasi tergantung pada jenis perusahaan. Misalnya, biaya TI untuk bisnis berteknologi rendah mungkin relatif rendah, tetapi mereka masih dapat jauh lebih besar daripada biaya lainnya. Seperti yang dijelaskan Perrier-Knox, “Satu hal tentang TI adalah pengeluaran modal cenderung jauh lebih tinggi daripada untuk departemen lain. Dalam hal anggaran keseluruhan, TI dapat dengan mudah mengambil bagian lebih besar dari pengeluaran. " Jumlahnya menjadi lebih kecil ketika hanya melihat pengeluaran operasional.
Pertanyaannya menjadi bagaimana mengurangi biaya TI sambil menjaga perusahaan tetap berjalan lancar dan tidak berdampak pada pelanggan. Pengalihdayaan adalah salah satu cara untuk melakukannya, tetapi Perrier-Knox memberikan banyak contoh tambahan seperti membeli perlengkapan TI yang diperbarui (mengurangi pengeluaran modal), mengurangi portofolio aplikasi (lebih sedikit lisensi dan manajemen yang disederhanakan), mengkonsolidasikan armada printer (mengurangi biaya operasional), dan server virtualisasi (penurunan konsumsi energi dan penghindaran pengeluaran modal di masa depan).
"Tetapi pada akhirnya sepanjang pengeluaran operasional, TI menulis cek ke dua kelompok: staf dan vendor," dia berkata. “Setiap tindakan pengurangan biaya yang diambil harus, dan akan, menghasilkan perubahan pada satu atau kedua area ini. Untuk staf, kami berbicara tentang PHK. Untuk vendor, kami berbicara tentang mengurangi biaya lisensi perangkat lunak, menemukan vendor yang lebih murah dan melakukan negosiasi ulang produk dan layanan secara agresif. "
Meskipun mengukur dampak biaya TI terhadap pendapatan bisa jadi menantang, ada banyak cara untuk melakukannya. Perrier-Knox menjelaskan bahwa menghubungkan titik-titik antara kontrol biaya operasional dan dampak pada pendapatan selalu menjadi tantangan karena beberapa manfaat, seperti peningkatan produktivitas, sulit untuk diukur. "Menghitung ROI atau Periode Payback untuk investasi dalam bentuk apa pun adalah siaga lama, dan dapat dilakukan untuk manfaat keras dan lunak," dia berkata. "Tapi ROI tidak memperhitungkan berapa biaya untuk investasi yang didukung dan dipertahankan selama siklus hidupnya."
Perrier-Knox menjelaskan bahwa untuk tujuan operasional, penghitungan Total Biaya Kepemilikan TCO memberikan wawasan yang lebih jelas mengenai biaya diskrit selama seluruh siklus investasi (serta memerlukan perhitungan ROI untuk melakukan perhitungan akhir matematika). "Biasanya, sebagian besar biaya untuk menerapkan teknologi atau layanan baru terikat dalam manajemen dan pemeliharaan jangka panjang, bukan dalam akuisisi awal modal dan sumber daya," dia menambahkan.
Perrier-Knox mengatakan bahwa menetapkan metrik adalah cara untuk secara langsung menghubungkan biaya dengan peningkatan pendapatan. Saat dia menjelaskan, "Metrik paling berharga dari perspektif bisnis adalah metrik yang menunjukkan dampak langsung terhadap pendapatan." Ini mungkin metrik keberhasilan situs web. Misalnya, lamanya waktu yang dihabiskan pelanggan potensial di halaman web (karena mudah digunakan dan dapat diandalkan) berbanding lurus dengan kemungkinan mereka menjadi pelanggan yang membayar. "TI ingin melacak metrik ini dan mengambil tindakan untuk memperbaikinya karena memiliki dampak positif pada pendapatan," dia berkata.
Peter Ryan dan Daniel Hong, analis utama di Datamonitor, mencatat bahwa kemampuan pelaporan dan pemantauan di pusat kontak telah menjadi lebih maju, yang membantu membangun metrik. Misalnya, beberapa perusahaan akan tahu jika pelanggan mencoba memperoleh informasi melalui web sebelum menelepon ke pusat kontak. Ryan dan Hong mengatakan bahwa integrasi yang lebih ketat dengan basis data dan logika bisnis baru akan membantu perusahaan lebih efisien dalam meningkatkan dan menjual produk dan layanan yang relevan dengan kebutuhan individu pelanggan (berdasarkan perilaku pelanggan). "Secara keseluruhan, kami memperhatikan tren personalisasi di semua saluran - tren berikutnya yang mungkin kita lihat adalah lebih banyak humanisasi agen dan titik sentuh," Ryan dan Hong menambahkan.
* * * * *
Tentang Penulis: David Cotriss adalah bisnis / teknologi dan penulis media baru, setelah menerbitkan 500+ artikel berita dan fitur hingga saat ini di seluruh dunia dalam majalah mulai dari PC Magazine hingga The Industry Standard.
5 Komentar ▼
