Bulan lalu, kami berbicara tentang pentingnya mengambil langkah proaktif untuk mengevaluasi tingkat kesiapan bencana bisnis Anda. Mengembangkan rencana kesiapsiagaan bencana Anda adalah langkah pertama yang penting, karena mengambil langkah proaktif sebelum bencana akan membantu mengurangi konsekuensi keuangan dari suatu bencana dengan membantu bisnis Anda dibuka kembali lebih cepat.
Tapi apa yang Anda lakukan setelah bencana benar-benar terjadi? Bagaimana Anda berkomunikasi secara internal dan eksternal selama dan setelah bencana?
$config[code] not foundKomunikasi adalah kunci
Pemilik bisnis yang menghadapi krisis sering kali mengabaikan komponen penting kelanjutan bisnis ini. Cara bisnis Anda berkomunikasi selama dan setelah bencana akan secara langsung memengaruhi seberapa baik bisnis Anda pulih.
Berikut adalah beberapa tips utama yang perlu diingat ketika bisnis Anda mengembangkan rencana komunikasi krisis:
- Kembangkan dan pertahankan daftar kontak darurat. Ini harus mencakup nomor telepon rumah, nomor ponsel alternatif, alamat email pribadi, dan informasi kontak keluarga. Saat Anda membuat daftar, pertimbangkan audiensi yang berbeda, termasuk pelanggan, karyawan, vendor, dan komunitas lokal Anda.
- Membangun sistem penugasan pohon telepon sehingga semua orang mengetahui dengan siapa mereka perlu menghubungi setelah bencana. Dalam dunia yang sangat bergantung pada komunikasi digital dan elektronik, pohon telepon tradisional dan sistem penugasan yang jelas diuraikan dalam hard copy yang mudah diakses dapat sangat membantu selama krisis.
- Tetapkan rencana evakuasi formal dan latih bersama karyawan Anda secara teratur.
- Mengevaluasi sistem peringatan teks atau email yang dapat mendorong pemberitahuan ke karyawan dan pelanggan. Jika Anda menemukan satu yang berfungsi dengan baik untuk bisnis Anda, pastikan Anda menguji sistem secara teratur untuk memastikannya bekerja dengan benar.
Berkomunikasi dengan jelas
Kiat-kiat kesiapan bencana di atas sangat bagus dalam hal bagaimana berkomunikasi, tetapi pesan-pesan yang dikomunikasikan bisnis Anda sama pentingnya. Informasi yang menyesatkan, bahkan dari sumber luar, dapat mendorong spekulasi tentang bisnis. Sangat penting untuk fokus pada komunikasi yang tepat dan efektif baik untuk publik maupun audiensi internal Anda selama dan setelah bencana.
Berikut adalah dua praktik terbaik untuk dipertimbangkan:
- Sebisa mungkin, pantau apa yang dikatakan dan ditulis tentang perusahaan Anda selama dan setelah bencana. Ini memungkinkan Anda untuk tidak hanya memantau tetapi untuk bergabung dengan percakapan, dan itu juga dapat memberikan wawasan tentang kekuatan dan kelemahan strategi bisnis Anda secara keseluruhan.
- Kembangkan rencana untuk bekerja dengan media lokal bila perlu. Dengan perencanaan yang tepat, media dapat melayani bisnis Anda dalam peran pendukung karena berfungsi untuk membangun kembali setelah bencana. Untuk membuat ini berhasil, bisnis Anda akan membutuhkan juru bicara yang ditunjuk yang memiliki beberapa pelatihan media dasar di bawah ikat pinggangnya. Semua karyawan harus menerima materi pelatihan yang mencatat anggota staf mana yang dilatih media dan menyoroti poin pesan utama sehingga semua orang - media terlatih atau tidak - tahu cara berkomunikasi dengan suara dan pesan yang konsisten selama bencana.
Perencanaan proaktif dan komunikasi krisis yang terorganisir dapat membantu Anda kembali ke bisnis seperti biasa setelah bencana. Dan tentu saja, itu selalu merupakan ide yang baik untuk melakukan tanya jawab formal setelah kejadian apa pun untuk mengevaluasi pelajaran yang diperoleh dan menggunakannya untuk meningkatkan rencana komunikasi krisis Anda bergerak maju.
Foto Tornado Aftermath via Shutterstock
4 Komentar ▼
