Pengarsipan kertas tradisional sebagian besar telah diganti atau dibantu oleh penyimpanan file dalam database komputer. Ada kelebihan dan kekurangan pengarsipan tradisional. Meskipun file kertas ada di ujung jari Anda dan mudah diakses, mereka juga memakan banyak ruang dan kertas bekas. Menentukan apakah sistem pengarsipan tradisional tepat untuk Anda bergantung pada bisnis Anda. Perusahaan hukum dan perusahaan yang menyimpan catatan medis mungkin menemukan bahwa file mereka berubah atau tumbuh begitu cepat sehingga pengarsipan kertas tradisional adalah satu-satunya cara untuk mengikuti perkembangan harian.
$config[code] not foundMudah diakses
Organisasi file tradisional mudah diakses. File secara fisik di lokasi pusat. Jika Anda tidak dapat menemukan sesuatu, Anda dapat menghabiskan selama Anda perlu menelusuri setiap file sampai Anda menemukan apa yang Anda cari. Kemampuan untuk melihat, menyentuh, dan membaca file Anda kapan pun Anda perlu dapat membantu Anda berpikir tentang bagaimana cara berinovasi dalam aspek bisnis Anda.
Mudah dimengerti
Sistem pengarsipan tradisional biasanya mudah dipahami. File dapat diatur dalam beberapa cara, termasuk menurut abjad, berdasarkan topik atau keahlian, angka, tanggal, lokasi, atau urutan kepentingan. Bahkan jika Anda awalnya tidak memahami sistem pengarsipan yang digunakan, Anda dapat mengetahuinya dengan membaca file dan memperhatikan faktor penentu mereka.
Video Hari Ini
Dibawa ke kamu oleh Sapling Dibawa ke kamu oleh SaplingKetinggalan jaman
Di sisi lain, file kertas tradisional telah diganti di banyak organisasi dengan pengarsipan komputer. Semakin banyak perusahaan yang memindai dan mengunduh file mereka ke komputer kantor. Dengan metode ini, pekerja dapat menemukan file dan mengunggahnya langsung dengan perangkat lunak database pencarian, menghemat waktu dan meningkatkan produktivitas.
Sulit Dilindungi
File yang diatur secara tradisional sulit untuk dilindungi. Kebakaran atau bencana alam lainnya dapat menghancurkan file, yang dapat menyebabkan bisnis hilang. Mencadangkan file tradisional memakan waktu, dan membutuhkan waktu berjam-jam menyalin, memberi label, dan mengarsip ulang.
Kurangnya Ruang dan Efisiensi
Organisasi file tradisional bisa lepas kendali. Jumlah file yang akan tumbuh bertambah dengan bisnis Anda; itu bisa menyusahkan dalam database untuk menemukan ruang untuk semua dokumen itu. Mengarsipkan barang secara efisien juga bisa menjadi tantangan.
