Berkat teknologi modern, banyak kantor sekarang hampir sepenuhnya tanpa kertas. Dokumen-dokumen penting dibuat, ditandatangani dan dikirim secara eksklusif online, dan disimpan untuk memudahkan akses oleh semua pihak. Meskipun nyaman untuk memiliki semua dokumen bisnis Anda dalam bentuk digital, Anda mungkin tidak ingin menyingkirkan printer Anda dulu. Kami bertanya kepada panel ahli dari Dewan Pengusaha Muda berikut ini:
$config[code] not found“Banyak bisnis yang dilakukan online sekarang, dan banyak dokumen tidak pernah dicetak sama sekali. Namun, ada beberapa situasi di mana hard copy diperlukan. Dokumen apa yang harus selalu Anda miliki salinan fisiknya, dan mengapa? "
Dokumen Bisnis Yang Harus Anda Cetak
Inilah yang dikatakan anggota komunitas YEC:
1. Nilai-Nilai Perusahaan Anda
“Memiliki barang yang dicetak di atas kertas selalu membuatnya sedikit lebih nyata. Kemampuan untuk menyentuh dan merasakan, mengomentari atau bahkan membuangnya membuat semuanya menjadi lebih nyata. Saya pribadi suka nilai-nilai perusahaan Anda dicetak dan duduk di meja Anda atau digantung di dinding, untuk berfungsi sebagai pengingat akan diri Anda (dan tidak). "~ Corey Eulas, Factorial Digital
2. Kontrak
“Satu jenis dokumen yang menurut saya harus selalu dicetak dan disimpan secara online adalah kontrak apa pun. Ini adalah negosiasi penting dan dokumen hukum, dan Anda tidak pernah tahu kapan Anda harus kembali dan merujuknya. "~ Jacqueline Marrano, Marrano Solutions, LLC.
3. Lisensi, Izin dan Dokumen ‘Raised Seal’
“Anda harus menyimpan salinan lisensi dan izin usaha, karena seringkali peraturan mengharuskan Anda melakukannya. Juga, dokumen fisik apa pun dengan tanda tangan asli atau stempel yang terangkat harus disimpan dan disimpan di tempat yang aman. Reproduksiasi item dengan segel tidak akan ditampilkan dengan benar dalam bentuk digital dan tidak akan dianggap sebagai dokumen asli oleh banyak entitas. "~ Blair Thomas, eMerchantBroker
4. Rencana Darurat
“Sangat penting untuk menyimpan salinan fisik dari segala informasi atau prosedur yang akan diperlukan jika keadaan darurat membuat akses komputer tidak memungkinkan. Ini dapat mencakup informasi kontak darurat, prosedur keselamatan kebakaran, prosedur evakuasi kantor dan rencana kesinambungan bisnis. "~ Roger Lee, Human Interest
5. Tujuan Anda
“Saya tidak lagi menggunakan pena dan kertas. Semuanya disimpan di komputer saya atau perangkat seluler saya. Saya juga percaya menjadi hijau dan mengurangi kertas. Tetapi jika saya mencetak selembar kertas, itu akan menjadi tujuan saya. Saya memiliki daftar sasaran triwulanan, tahunan, tiga tahun, dan 10 tahun yang saya ulas setiap bulan untuk memastikan saya berada di jalur yang benar. ”~ Jean Ginzburg, Pemasaran Digital Ginball
6. Resume Anda
“Satu-satunya dokumen yang harus selalu Anda miliki salinan fisiknya adalah resume Anda. Selalu bagus untuk membawa resume Anda sebagai referensi dalam sebuah wawancara. Ini juga menunjukkan bahwa Anda siap dan mengambil peluang dengan serius. "~ Vladimir Gendelman, Company Folders, Inc.
7. Kata Sandi
“Simpan salinan fisik semua kata sandi yang relevan yang Anda gunakan sepanjang hari. Informasi itu mungkin tidak boleh disimpan di mana saja secara online sama sekali, untuk mencegah kemungkinan peretasan atau pencurian identitas. "~ Andrew Schrage, Money Crashers Personal Finance
8. Sertifikat Saham
“Saat mengeluarkan stok kepada mitra bisnis atau karyawan, penting untuk menyimpan salinan cetak maupun salinan digital, jika salinan cetak hilang. Biasanya karyawan akan mendapatkan salinan setelah mereka menggunakan opsi mereka untuk membeli saham. "~ Syed Balkhi, WPBeginner
9. Setiap File Penting untuk Operasi Anda
“Ada beberapa jenis dokumen yang menurut kami berguna untuk dicetak. Ini termasuk kontrak klien yang ditandatangani, file SDM staf dan tinjauan semi-tahunan, buku pegangan kebijakan perusahaan kami (satu per karyawan), nilai-nilai inti perusahaan kami (digantung dengan bangga), dasbor visual untuk penjualan, kemajuan tujuan triwulanan utama, dan perusahaan yang diperlukan, asuransi dan penempatan SDM yang diamanatkan oleh negara. ”~ Joe Beccalori, Interact Marketing
10. Kwitansi Pembayaran
“Meskipun penerimaan digital sangat bagus, masih bagus untuk memiliki kemampuan untuk mencetak tanda terima bila diperlukan karena alasan pajak atau untuk dokumentasi lainnya.” ~ Serenity Gibbons, NAACP
11. Kartu Bisnis Anda
“Saya selalu menyimpan kartu nama. Anda tidak pernah tahu di mana atau kapan Anda akan bertemu seseorang saat keluar dan tentang siapa yang ingin terhubung dengan Anda nanti. Saya menyimpan sekitar 10 atau lebih di berbagai lokasi, seperti tas saya, jaket, mobil, dompet, pemegang paspor, meja dan rumah. Juga, pastikan kartu Anda berkesan sama seperti Anda. Sangat mudah kehilangan mereka, jadi lakukan apa yang Anda bisa untuk merancang sesuatu yang mencerminkan keunikan Anda. "~ Karlo Tanjuakio, GoLeanSixSigma.com
Foto melalui Shutterstock
4 Komentar ▼
