Kunci untuk menulis laporan yang efektif adalah dengan hanya berpegang pada fakta. Fokus pada detail paling penting. Laporan terbaik memberikan penjelasan yang jelas dan ringkas tentang topik yang dihadapi. Banyak orang percaya bahwa laporan harus panjang dan dibanjiri dengan detail, tetapi sebenarnya, laporan yang efektif akan langsung sampai ke pokok permasalahan secara ringkas. Sebelum Anda mulai menulis laporan, pertama-tama buat daftar berpoin semua topik yang perlu Anda diskusikan. Anda kemudian dapat mengatur laporan berdasarkan informasi ini.
$config[code] not foundBuat garis besar laporan Anda sebelum Anda menulisnya. Buat bagian-bagian umum, dan kemudian bagikan bagian-bagian itu menjadi sub-bagian yang lebih kecil dengan judul-judul yang deskriptif dan mudah diikuti. Buat garis besar menjadi daftar isi dan sertakan daftar isi pada awal laporan, sehingga pembaca dapat dengan mudah mereferensikan informasi laporan.
Tentukan audiens Anda. Siapa yang akan membaca laporan ini? Ini akan membantu Anda memutuskan nada laporan. Putuskan apakah itu informal atau formal. Apa pun nada yang Anda gunakan, tulis dengan bahasa yang sederhana dan lugas. Hindari "bicara perusahaan," jargon dan kata-kata besar.
Mulai laporan dengan ringkasan eksekutif. Ringkaslah poin-poin utama. Gunakan peluru untuk kesederhanaan dan untuk menarik perhatian pada tujuan utama laporan. Kembali ke ringkasan eksekutif ini setelah laporan selesai untuk mengonfirmasi bahwa Anda telah menangkap semua detail terpenting.
Berikan detail spesifik pada setiap subbagian yang Anda uraikan di langkah pertama. Bagilah menjadi beberapa paragraf pendek. Setiap paragraf tidak boleh melebihi empat atau lima kalimat. Hindari deskripsi yang terperinci: Nyatakan poin Anda, statistik yang relevan, atau tindakan yang disarankan, dan lanjutkan ke bagian berikutnya.
Gunakan visual dalam jumlah sedang untuk menggambarkan poin Anda. Grafik, grafik, dan foto yang mendukung temuan Anda akan membantu pembaca memahami konsep.
Baca laporan dua kali setelah menyelesaikan draf pertama. Potong kata-kata yang tidak perlu dan bahasa yang berlebihan. Tata bahasa dan kesalahan pengejaan yang benar.
Letakkan teks laporan dalam templat yang menarik dengan sampul sederhana. Microsoft Office memiliki templat laporan gratis yang tersedia di situs Microsoft (lihat Sumberdaya). Membungkus laporan dalam ikatan spiral sehingga pembaca dapat dengan mudah membolak-balik halaman.
Tip
Perkecil jumlah halaman jika Anda ingin laporannya efektif.
Jangan biarkan pembaca Anda tersesat atau terintimidasi oleh lamanya laporan. Anda ingin orang membaca laporan secara keseluruhan daripada sekadar membaca sekilas.
Izinkan pembaca lain untuk melihat laporan untuk memastikan bahwa itu menyampaikan poin Anda secara efektif.
