Namun, sistem ini biasanya mengklaim sebagai jenis "atur dan lupakan". Ini dapat menyesatkan dan dapat menghasilkan harapan yang tidak realistis, serta strategi implementasi yang cacat.
Untungnya, dimungkinkan untuk mendapatkan banyak nilai dari sistem otomasi selama Anda memahami kelebihan dan keterbatasannya.
Penting untuk memahami proses mana yang dapat diautomatiskan secara andal dalam perusahaan Anda. Ini dapat mencakup penggajian, penagihan, akuntansi biaya, pemantauan infrastruktur TI, pemasaran terkait internet, manajemen keterlibatan pelanggan dan pelanggan, pemantauan intelijen kompetitif dan banyak lainnya. Kuncinya adalah menentukan proses mana, jika otomatis, yang akan memberikan nilai paling untuk perusahaan Anda pada khususnya.
Salah satu metode untuk menentukan nilai ini melibatkan pelacakan waktu karyawan dengan hati-hati untuk menentukan apakah karyawan menghabiskan banyak waktu pada proses yang dapat dengan mudah diotomatisasi. Dalam kasus-kasus seperti ini, menerapkan sistem otomatis sering kali memberikan pengembalian investasi yang tinggi dengan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk kegiatan yang membosankan sambil membebaskan karyawan untuk mengerjakan tugas lain.
Memilih dan menerapkan perangkat lunak tertentu untuk memenuhi persyaratan otomatisasi adalah topik yang terlalu luas untuk dibahas sepenuhnya di sini (di situlah konsultan menghasilkan uang).
Yang sedang berkata, setelah Anda menentukan proses mana dalam bisnis Anda yang dapat berhasil otomatis, ada beberapa perangkat lunak otomatisasi praktik terbaik universal yang perlu diingat:
Fungsi Integrasi
Pastikan fungsionalitas integrasi hadir dalam sistem yang Anda pilih. Program bisnis modern harus berkomunikasi satu sama lain sehingga Anda dapat mengumpulkan, mengambil, dan memanipulasi data sesuka Anda.
Jika suatu program menggunakan banyak protokol eksklusif, maka cari perangkat lunak lain yang cocok dengan yang lain.
Umur panjang
Faktor kunci lain yang perlu dipertimbangkan ketika memilih program otomasi adalah umur panjang. Program ceruk yang baru dan relatif tidak terbukti dalam pengaturan bisnis berisiko karena tidak dapat bertahan lama. Oleh karena itu, bahkan jika program berfungsi seperti yang diiklankan, Anda bisa macet ketika pembaruan diperlukan dan bisnis sudah bangkrut.
Ketika datang untuk mengotomatisasi proses bisnis utama, adalah bijaksana untuk memilih dari program-program berkualitas tinggi yang telah bertahan dalam ujian waktu. Usaha kecil sering mencari Quickbooks, ADP, dan bahkan Microsoft Dynamics GP untuk menyediakan fondasi bagi infrastruktur otomasi. Meskipun ini tidak sesuai dengan kebutuhan semua orang dengan sempurna, masing-masing layak untuk dilihat dengan cermat.
Monitor dan Perbarui
Akhirnya, perlu diingat bahwa bahkan sistem otomasi paling canggih tidak dapat dibiarkan berjalan tanpa pemantauan dan pembaruan rutin. Secara umum, program harus diperiksa setiap hari untuk memastikan berfungsi dengan baik sehingga masalah apa pun dapat diperbaiki dengan cepat.
Jika program perangkat lunak yang Anda pilih menawarkan kontrak pemeliharaan, Anda sebaiknya berinvestasi di dalamnya. Sistem otomasi harus dievaluasi ulang atau diperbarui setidaknya dua kali setahun. Terkadang, kontrak pemeliharaan akan mencakup pembaruan perangkat lunak otomatis, yang merupakan manfaat yang sangat berharga.
Perangkat lunak berubah dengan cepat, mengharuskan pemeliharaan rutin untuk menjamin integrasi yang lancar dengan proses harian Anda. Jika Anda menemukan perangkat lunak tertinggal atau menyebabkan masalah bahkan setelah diperbarui, maka Anda harus mempertimbangkan untuk mencari penggantinya. Ketidaknyamanan dalam mengimplementasikan program otomasi baru sering dikurangi dengan peningkatan fungsionalitas yang diberikannya.
Program otomasi dapat secara signifikan memengaruhi garis bawah perusahaan Anda, tetapi penting untuk tidak terlalu optimis. Mobil Anda tidak mendorong Anda untuk bekerja dan kompor Anda tidak memasak sendiri. Hanya orang yang dapat menjalankan bisnis. Ketika perangkat lunak dibiarkan mengamuk, hal-hal buruk terjadi.
Fokus untuk menciptakan implementasi yang kuat dan strategi pemeliharaan dan Anda dapat merampingkan proses Anda sambil meningkatkan keuntungan Anda.
Easy Way, Hard Way Photo via Shutterstock
3 Komentar ▼
