Cawan suci manajemen proyek: Menghemat waktu dan uang sambil tetap menghasilkan proyek yang hebat dan berkualitas tinggi. Ini adalah tujuan yang ingin dicapai oleh setiap perusahaan, tetapi banyak yang gagal melakukannya karena berbagai alasan. Apakah itu kekurangan sumber daya, kurangnya anggaran atau kurangnya pengetahuan, terlalu sering, perusahaan memungkinkan proyek untuk benar-benar lepas kendali dalam ruang lingkup, anggaran atau salah satu dari banyak cara lain proyek sering keluar jalur.
$config[code] not foundJadi seberapa umum masalah proyek di luar kendali, dan yang lebih penting, apa kunci untuk mencegahnya?
Bagaimana Proyek Menjadi Albatros
Beberapa tahun yang lalu, Unit Strategi Layanan Eropa melakukan penelitian untuk menentukan berapa banyak proyek yang melebihi anggaran dan berapa biaya perusahaan dalam jangka panjang. Temuan mereka lebih ekstrim dari yang diperkirakan:
- Nilai total kontrak - $ 47,65 miliar dolar.
- Pembengkakan biaya mencapai $ 14,54 miliar dolar.
- 57% dari total kontrak (105) mengalami kelebihan biaya.
- 33% dari total kontrak (105) mengalami penundaan besar.
- 30% dari total kontrak (105) dihentikan.
Sebuah studi serupa yang diterbitkan oleh Harvard Business Review - menganalisis total 1.471 proyek TI - menemukan bahwa rata-rata overrun adalah 27%. Walaupun itu saja sudah substansial, studi ini menemukan bahwa satu dari enam proyek melampaui anggaran mereka dengan rata-rata 200% dan mengubah jadwal mereka hampir 70%.
Apa penyebab masalah ini? Studi HBR menemukan sejumlah faktor yang harus disalahkan. Tetapi banyak dari mereka datang ke perencanaan yang buruk dan kurangnya informasi. Beberapa perusahaan terlalu meremehkan biaya dan waktu yang terlibat dalam suatu proyek. Yang lain membeli sensasi pemasaran mereka sendiri, terlalu menyederhanakan apa yang terlibat dan melebih-lebihkan kemampuan mereka sendiri.
Menemukan Media yang Bahagia
Harus dikatakan bahwa perencanaan proyek yang tepat adalah suatu keharusan. Tapi apa sebenarnya artinya itu?
Sementara tujuan mulia mungkin terdengar bagus dalam fase proposal, mereka dapat menghancurkan sepanjang hidup proyek. Semakin besar dan lebih lama proyek, semakin banyak ruang untuk tujuan yang terlalu tinggi untuk dilewatkan dan proyek dibanjiri kendala anggaran dan waktu.
Tetapi bahkan dengan perencanaan terbaik, hal-hal yang tidak terduga terjadi. Ini bisa berupa apa saja, mulai dari perubahan ruang lingkup yang diminta klien hingga perubahan tak terduga di pasar yang membutuhkan penyesuaian.
Salah satu cara terbaik untuk mengurangi biaya proyek yang melebihi batas dan perencanaan anggaran yang buruk dapat dengan hanya melacak waktu dan biaya berdasarkan per proyek untuk karyawan yang terlibat. Dengan melakukan hal itu, manajer proyek mendapatkan perkiraan yang lebih akurat tentang ruang lingkup proyek dan apa yang dihabiskan berkaitan dengan waktu pada proyek dan pengeluaran aktual untuk proyek tersebut. Waktu pelacakan juga dapat mengungkapkan karyawan mana yang mungkin memerlukan sedikit dorongan atau lebih banyak panduan untuk menyelesaikan proyek dengan keterampilan secara akurat.
Lebih sering daripada tidak, sebuah proyek melampaui tujuannya lebih awal daripada nanti. Sayangnya, banyak manajer proyek secara membabi buta mengikuti kursus yang diuraikan dan melakukan analisis yang sangat sedikit untuk memastikan bahwa tujuan menengah selaras dengan tujuan penganggaran dan penjadwalan. Jika Anda telah mencapai 10% dari tujuan proyek, tetapi telah menghabiskan 15% dari anggaran, tidak ada alasan untuk percaya bahwa tren akan berubah tanpa menjadi perantara dan membuat penyesuaian. Tanpa melakukan penyesuaian, Anda bisa berharap bahwa pada 20% pekerjaan, proyek akan menghabiskan 30% dari anggaran dan sebagainya. Pada tingkat ini, pada saat proyek selesai, itu akan menelan biaya 150% dari anggaran yang dialokasikan.
Beberapa Pedoman untuk Dipertimbangkan
Dengan setiap proyek, penting untuk menetapkan tonggak sejarah untuk mengevaluasi kemajuan yang dibuat dan melihat bagaimana kemajuan tersebut sejalan dengan parameter dan tujuan proyek. Semakin awal ini dilakukan, semakin cepat potensi masalah akan ditemukan dan penyesuaian dapat dilakukan untuk menjaga proyek tetap pada sasaran.
Jangan lupa untuk tetap berkomunikasi secara teratur dengan karyawan di proyek jika mereka membutuhkan sedikit klarifikasi sepanjang tonggak sejarah, juga. Hal ini tidak hanya membuat proyek tetap pada jalurnya, tetapi juga menambah kohesi pada upaya kelompok.
Dengan perencanaan yang baik dan tindak lanjut yang rajin, perusahaan Anda dapat menghindari statistik yang tidak menguntungkan, dan dapat mencapai tujuan menghemat waktu dan uang sembari memberikan produk atau layanan yang berkualitas.
Bertemu Foto melalui Shutterstock
2 Komentar ▼
