Di kantor mana pun, ada tugas yang harus diselesaikan agar bisnis tetap bergerak maju. Tugas-tugas ini, yang berada di bawah payung pekerjaan klerikal, umumnya cukup mudah dan mudah untuk dikuasai, dan biasanya ditugaskan untuk pekerja tingkat pemula. Terlepas dari kenyataan bahwa tugas-tugas klerikal seperti mengetik dan pengarsipan relatif mendasar, tugas-tugas itu memang memakan waktu - dan dalam banyak kasus, eksekutif dan karyawan tingkat menengah berfokus pada prioritas lain dan tidak dapat mengikuti semua yang perlu dilakukan. Karena alasan itu, banyak perusahaan mempekerjakan tenaga pendukung administrasi yang secara khusus ditugaskan untuk menangani tugas-tugas ini.
$config[code] not foundKegiatan Klerikal Umum
Judul pekerja pendukung ulama mengacu pada individu yang mendukung atau membantu rekan kerja dengan berbagai tugas. Beberapa pekerjaan yang paling umum yang termasuk dalam kategori ini termasuk mengetik dokumen, mengarsipkan, menjawab telepon, mengelola surat, entri data, memfotokopi, mengirim dan menyortir serta mengirim surat masuk. Profesional dukungan administrasi mungkin juga bertanggung jawab untuk memelihara dan memesan persediaan, dan menangani tugas-tugas lain seperti yang ditugaskan, seperti memesan makanan untuk rapat. Dengan mengambil tanggung jawab ini dan melepaskannya dari piring orang lain, mereka membantu menjaga kantor tetap berjalan lancar dan memastikan bahwa semuanya tetap teratur.
Meskipun dukungan administrasi umum berfokus pada tugas-tugas umum ini, di beberapa bisnis atau departemen, dukungan administrasi mungkin difokuskan pada kegiatan tertentu atau memerlukan pengetahuan yang lebih khusus. Misalnya, kegiatan administrasi di departemen keuangan dapat mencakup tugas pembukuan, mengelola hutang dan piutang, membantu dengan penggajian, atau menyortir dan memverifikasi laporan pengeluaran. Jika Anda bekerja di kantor pemerintah, Anda mungkin bertanggung jawab untuk mengajukan izin atau mengelola surat. Namun, terlepas dari latar belakangnya, sebagian besar dukungan ulama melibatkan tugas-tugas yang berulang, didefinisikan, dan bukan pekerjaan strategis atau operasional.
Keterampilan dan Pendidikan
Sebagian besar peran dukungan klerikal adalah tingkat pemula, dan oleh karena itu biasanya memerlukan ijazah sekolah menengah atau yang setara. Beberapa individu menyelesaikan pelatihan tambahan dalam administrasi kantor melalui pendidikan orang dewasa atau program community college, sementara yang lain pindah ke peran ini dengan gelar sarjana sebagai sarana untuk mendapatkan posisi di pintu untuk posisi dengan tanggung jawab lebih besar dan gaji lebih tinggi.
Keakraban dengan tugas-tugas kantor dasar adalah kualifikasi yang paling penting untuk peran dukungan ulama. Sementara perusahaan akan memberikan pelatihan di tempat kerja dalam proses dan prosedur tertentu, mereka mengharapkan pekerja pendukung klerus datang ke pekerjaan dengan keterampilan umum.Keterampilan ini mencakup pengetahuan tentang cara menggunakan mesin kantor dasar (faks, mesin fotokopi, dll.); keterampilan komputer umum, termasuk kemampuan mengetik 60 kata per menit atau lebih cepat serta pengolah kata dasar dan perangkat lunak spreadsheet; kemampuan pengarsipan; keterampilan entri data; dan kemampuan untuk menggunakan telepon dan mempelajari sistem telepon perusahaan.
Pekerjaan dukungan administrasi juga membutuhkan sejumlah keterampilan lunak. Sikap profesional adalah suatu keharusan, serta keterampilan organisasi yang luar biasa. Keterampilan layanan pelanggan penting, terutama jika Anda akan berinteraksi dengan publik, dan sangat penting untuk berorientasi pada detail. Di beberapa industri, seperti perawatan kesehatan dan keuangan, pekerja pendukung klerikal juga diharapkan terbiasa dengan peraturan industri mengenai keamanan informasi dan data pribadi, dan untuk melakukan pekerjaan mereka sesuai dengan itu.
Video Hari Ini
Dibawa ke kamu oleh Sapling Dibawa ke kamu oleh SaplingGaji Pendukung Clerical
Karena dukungan klerus dianggap sebagai posisi entry-level, gaji relatif rendah. Menurut PayScale.com, tarif rata-rata per jam untuk posisi dukungan administrasi adalah $ 12,87, untuk gaji tahunan sekitar $ 30.000. Bayaran pada umumnya sepadan dengan pengalaman, tetapi bahkan para profesional pendukung yang paling berpengalaman sekalipun jarang mendapatkan lebih dari $ 40.000 per tahun. Ada ruang untuk pertumbuhan dalam bidang ini, karena banyak orang pergi ke peran asisten administrasi atau eksekutif bergaji lebih tinggi, atau beralih ke pekerjaan yang berbeda dalam organisasi. Menurut PayScale.com, juga sangat umum bagi penyedia dukungan klerikal di bidang medis untuk beralih menjadi asisten medis, perawat terdaftar, atau praktisi perawat.
Industri dengan bayaran tertinggi untuk dukungan administrasi adalah pemerintah dan layanan profesional, ilmiah dan teknis. Namun, layanan kesehatan juga merupakan bidang yang bergaji tinggi, dan satu-satunya industri di mana diharapkan ada setidaknya beberapa pertumbuhan di tahun-tahun mendatang.
Tren Industri Pendukung Clerical
Seperti halnya banyak industri, teknologi mengubah dukungan klerikal dan cara kerja ditangani. Banyak tugas yang sebelumnya dilakukan secara manual sekarang dapat dilakukan melalui komputer, menghemat waktu dan meningkatkan kebutuhan untuk pelatihan tambahan. Dalam ranah ini, ada dua tren besar yang berubah yang mengubah wajah dukungan klerikal.
Pertama, langkah menuju kantor tanpa kertas mengubah wajah - dan dalam beberapa kasus, menghilangkan kebutuhan akan - dukungan klerikal. Perusahaan menjadi tanpa kertas, atau setidaknya menggunakan lebih sedikit kertas, karena sejumlah alasan, termasuk peningkatan keberlanjutan, organisasi yang lebih baik dan pengurangan biaya. Faktanya, sebuah studi tahun 2014 oleh Gartner menemukan bahwa biaya untuk bisnis A.S. yang terkait dengan menyimpan dan mengambil dokumen kertas adalah sekitar $ 25 miliar hingga $ 35 miliar per tahun. Dengan menggunakan layanan digital untuk membuat, menyimpan, dan mengatur dokumen, bisnis berpotensi menghemat uang dan menjadi lebih efisien.
Dalam hal dukungan administrasi, ini juga berarti bahwa kebutuhan seseorang untuk secara fisik mengajukan dokumen - atau mengetik dan mencetak surat, melacak dokumen, dll. - berkurang. Sementara beberapa perusahaan menghilangkan posisi klerikal (Biro Statistik Tenaga Kerja memproyeksikan pertumbuhan kecil hingga tidak ada pada tahun 2026, sebagian besar karena teknologi) yang lain mengubah kualifikasi untuk posisi tersebut dan membutuhkan keterampilan komputer canggih dan pengalaman mengelola elektronik dokumen.
Tren lain yang mempengaruhi bidang dukungan ulama adalah munculnya asisten virtual. Asisten virtual, juga dikenal sebagai VA, adalah asisten atau personel pendukung yang bekerja dari jarak jauh dan menyediakan banyak layanan yang sama dengan asisten di kantor. Banyak VA bekerja untuk pengusaha atau pemilik bisnis kecil yang membutuhkan dukungan, tetapi tidak mampu atau tidak memiliki ruang atau peralatan untuk mempekerjakan seseorang untuk bekerja penuh waktu di kantor. Sekali lagi, teknologi adalah kunci dalam industri ini, karena asisten virtual bekerja melalui internet, menggunakan email, berbagi dokumen dan teknologi lainnya untuk menangani tugas-tugas bagi majikan mereka. Sementara beberapa VA adalah spesialis dan menangani tugas-tugas seperti media sosial dan manajemen situs web, beberapa pengusaha hanya memerlukan seseorang untuk mengelola email mereka dan menanggapi pertanyaan pelanggan.
Karena asisten virtual biasanya bekerja sendiri atau bekerja berdasarkan freelance, mereka sering dapat memerintahkan tingkat upah yang lebih tinggi daripada mereka yang bekerja di kantor. Beberapa VA juga bekerja untuk banyak klien sekaligus, meningkatkan potensi penghasilan mereka. Rata-rata, VA menghasilkan antara $ 10 dan $ 25 per jam.
Mendarat Pekerjaan Dukungan Clerical
Sementara pekerjaan pendukung klerus mungkin tidak sebanyak yang dulu, mereka masih tersedia. Sebagian besar celah diciptakan oleh pergantian dan asisten berangkat ke peluang lain.
Resume yang baik untuk dukungan administrasi akan menyoroti keterampilan administrasi dan teknis Anda. Tunjukkan kepada pengusaha bahwa Anda teratur, berorientasi pada detail, pemecah masalah yang baik, dan memiliki keterampilan komunikasi yang baik. Pastikan untuk menyoroti keterampilan teknis Anda secara terukur; menunjukkan seberapa cepat Anda bisa mengetikkan kata-kata per menit dan menentukan perangkat lunak yang Anda tahu cara menggunakannya. Saat Anda merinci pengalaman Anda, sorot tugas dan pencapaian yang mengungkapkan keterampilan klerikal Anda, terutama yang dapat membedakan Anda dari kandidat lainnya. Yang terpenting, teliti dengan tata bahasa dan ejaan Anda. Seperti halnya resume, kesalahan ketik dan tata bahasa yang buruk mencerminkan keterampilan Anda dengan buruk, tetapi dalam bidang yang berorientasi pada detail sebagai dukungan administrasi, Anda harus sempurna. Tidak ada yang akan menyewa juru ketik yang tidak bisa mendapatkan resume sendiri dengan benar.
Pekerjaan klerikal biasanya dapat ditemukan di papan kerja atau situs web perusahaan. Agen sementara juga merupakan tempat yang baik untuk menemukan jenis pekerjaan ini. Bekerja sebagai temporer memberi Anda kesempatan untuk membangun keterampilan Anda di berbagai perusahaan. Beberapa agensi akan melakukan penempatan jangka panjang, atau Anda bisa dipekerjakan penuh waktu setelah bekerja sebagai pekerja temporer. Magang adalah cara lain untuk membangun keterampilan dukungan kantor Anda. Meskipun banyak perusahaan dengan program magang formal memungkinkan magang untuk bekerja pada proyek-proyek tertentu, magang juga sering diharapkan untuk "membayar iuran mereka," dengan mengambil tugas administrasi. Berharap untuk meluangkan waktu dalam magang melakukan pengarsipan, entri data, mengelola surat atau menjawab telepon - tetapi melihat adalah sebagai kesempatan untuk mengembangkan keterampilan yang bisa terbukti bermanfaat nantinya.
Membuat Diri Anda Sangat Penting
Hanya karena pekerjaan klerikal biasanya merupakan level awal, itu tidak berarti Anda tidak dapat menjadi bagian penting dari tim. Faktanya, membuat diri Anda sangat diperlukan bagi bos dan rekan kerja Anda dapat meningkatkan peluang Anda untuk dipromosikan, dan pada akhirnya memiliki tim pendukung klerikal Anda sendiri. Sebagai permulaan, anggap pekerjaan Anda serius dan lakukan yang terbaik dengan setiap tugas - tidak peduli seberapa rendah atau membosankan pekerjaan itu. Seperti halnya pekerjaan apa pun, akan ada bagian dari pekerjaan Anda yang Anda sukai dan bagian yang Anda benci, tetapi Anda perlu memperlakukan keduanya sebagai hal yang penting dan melakukannya dengan baik.
Kedua, belajar memprioritaskan. Kemungkinannya adalah, Anda akan memiliki banyak proyek dan tugas di piring Anda pada saat tertentu, terutama ketika Anda memberikan dukungan kepada seluruh tim atau kantor. Belajarlah untuk menentukan apa yang menjadi prioritas utama dan apa yang bisa menunggu, dan kembangkan sistem untuk memastikan bahwa setiap orang mendapatkan apa yang mereka butuhkan ketika mereka membutuhkannya. Multitasking dan manajemen waktu adalah keterampilan penting bagi pekerja pendukung klerikal, dan dengan mengenal tujuan dan prioritas anggota perusahaan dan tim, Anda dapat memberikan tingkat dukungan tertinggi.
Ketiga, rela bekerja lebih keras. Tugas Anda adalah memberikan dukungan, dan itu mungkin berarti mengambil beberapa tugas tambahan di sana-sini. Asisten yang sangat diperlukan selalu bersedia untuk belajar, dan akan melakukan apa yang diperlukan untuk tidak hanya menyelesaikan pekerjaan, tetapi juga menyelesaikan masalah dan mencegah terjadinya krisis. Misalnya, jika Anda melihat bahwa seorang rekan mengirim memo yang berisi kesalahan besar, jangan hanya mencetak dan mendistribusikan dokumen. Konfirmasikan dengan rekanan tersebut bahwa informasi itu benar - dan buat perubahan seperlunya.
Akhirnya, bersikaplah profesional dan sopan setiap saat. Mungkin ada saat-saat ketika orang lain dalam organisasi memperlakukan Anda dengan kasar atau tidak memberi Anda rasa hormat yang layak Anda dapatkan, tetapi tetap saja mempertahankan profesionalisme Anda sendiri. Memperlakukan semua orang dengan kebaikan dan rasa hormat akan meningkatkan stok Anda di perusahaan, terutama jika Anda mengembangkan reputasi kebijaksanaan dan keinginan untuk membantu. Dalam posisi dukungan ulama Anda, Anda cenderung memiliki akses ke banyak informasi, tetapi tahan godaan untuk bergosip atau membagikan apa yang Anda ketahui. Mendapatkan kepercayaan dari atasan dan rekan kerja Anda dapat membantu memajukan karier Anda, sementara melayani sebagai gosip kantor akan merusak reputasi Anda dan berpotensi mencegah Anda maju.
