Salah satu tanggung jawab anggota staf yang bekerja di berbagai tingkat pemerintahan adalah menulis memo pengarahan untuk pembuat kebijakan, yang menggunakan memo untuk mendidik diri mereka sendiri tentang masalah dan untuk membimbing mereka dalam membentuk protokol, prosedur dan undang-undang. Memo briefing adalah ringkasan singkat dari suatu masalah atau kasus yang menghadirkan ajakan untuk bertindak bagi pembaca. Memo yang berhasil meyakinkan pembaca untuk bertindak dengan memberikan bukti konkret yang mudah dipahami dan dievaluasi.
$config[code] not foundMulailah memo itu dengan menulis "Kepada:" dan "Dari:" Masukkan nama pengirim dan penerima setelah titik dua. Pada baris berikutnya, tulis tanggal Anda menulis memo itu. Akhiri bagian ini dengan menulis "Subjek:" diikuti oleh topik yang dirujuk memo itu.
Tentukan tindakan yang Anda ingin pembaca lakukan dalam kalimat atau paragraf pertama dari memo itu.
Pertahankan perhatian pembaca dengan menggunakan paragraf singkat dan ringkas yang panjangnya tidak lebih dari 5 kalimat. Ketika menyatakan alasan untuk mengambil tindakan, buatlah daftar setiap alasan dalam paragraf terpisah.
Gunakan bukti empiris untuk meyakinkan pembaca tentang perlunya tindakan yang diusulkan. Misalnya, kutip statistik perumahan berpenghasilan rendah ketika mencari perubahan dalam kebijakan zonasi yang diberikan. Hindari generalisasi yang tidak dapat Anda dukung dengan fakta.
Uraikan program tindakan atau kebijakan alternatif, yang menjelaskan kelebihan dan kekurangan masing-masing.
Hindari ungkapan formal atau bertele-tele yang tidak perlu, misalnya "sesuai diskusi kami," dan jargon teknis ketika Anda mengutip fakta dan angka. Gunakan bahasa langsung dan sederhana yang dapat dipahami oleh pembaca mana pun.
Gunakan suara aktif, sebagai lawan pasif, di sepanjang memo untuk mendorong tindakan. Jika Anda mengenal penerima memo dengan baik, gunakan kata ganti orang pertama seperti "Aku" dan "kita," karena orang lebih cenderung melakukan sesuatu untuk orang yang mereka rasa mereka kenal secara pribadi. Tekankan hubungan pribadi lebih jauh dengan menggunakan kontraksi, seperti "Saya".
Tekankan kembali perlunya tindakan di akhir memo. Pastikan untuk menunjukkan apakah ada tenggat waktu untuk tindakan yang harus dipenuhi.
Peringatan
Memo briefing yang panjangnya melebihi dua halaman menjadi laporan, yang tidak mungkin dibaca pembaca segera setelah diterima.
