Perencana pertemuan di properti penginapan konferensi besar bertanggung jawab atas acara klien mulai dari kontak awal hingga grup meninggalkan hotel. Perencana menangani semuanya, mulai dari pemesanan ruang pertemuan dan kamar hotel hingga pengaturan makanan dan peralatan. Dalam fasilitas besar, mungkin ada beberapa perencana pertemuan yang semuanya memiliki bidang keahlian yang berbeda dan bekerja bersama dalam acara kelompok. Contoh dari area yang berbeda ini termasuk reservasi, makanan dan minuman dan hubungan masyarakat.
$config[code] not foundHubungan Masyarakat dan Pemasaran
Dalam peran ini, perencana pertemuan berfungsi sebagai perwakilan dari penginapan dan fasilitas konferensi kepada publik. Tugas perencana adalah memastikan bahwa fasilitas tersebut memiliki reputasi positif dan membantu membawa reservasi klien. Perencana pertemuan membuat brosur yang menguraikan layanan fasilitas, menanggapi email atau pertanyaan telepon tentang layanan perencanaan acara dan memberikan informasi tentang fasilitas pertemuan saat ini dan layanan untuk digunakan di situs web hotel. Dalam peran ini, perencana membuat konten untuk iklan multimedia untuk departemen perencanaan acara fasilitas. Perencana juga diharuskan menjangkau bisnis dan konvensi untuk mendorong bisnis baru dan berkelanjutan.
Reservasi dan Pendaftaran
Ketika bekerja terutama dalam reservasi dan registrasi, perencana pertemuan membantu klien dalam membuat reservasi hotel dan ballroom untuk peserta. Bergantung pada seberapa besar kelompok itu dan kegiatan apa yang akan diadakan di tempat, perencana pertemuan menyarankan ruang pertemuan mana di pusat konferensi yang paling memenuhi kebutuhan klien. Perencana juga memesan grup kamar hotel untuk peserta klien dan membantu dengan setiap penginapan yang diperlukan meluap. Bagian dari peran perencana pertemuan ini termasuk menegosiasikan tingkat diskonto kelompok dan mungkin membantu pengaturan perjalanan. Perencana pertemuan juga membantu pendaftaran di tempat bagi para peserta.
Video Hari Ini
Dibawa ke kamu oleh Sapling Dibawa ke kamu oleh SaplingMakanan dan minuman
Setiap konvensi membutuhkan layanan makanan dan minuman. Beruntung bagi klien, perencana pertemuan di tempat dengan mudah mengurus masalah ini untuk mereka. Perencana pertemuan membantu klien untuk mencari tahu berapa banyak makanan yang diperlukan untuk jumlah peserta yang diproyeksikan. Sebagian dari ini membantu menentukan apakah makanan harus disajikan pada jamuan makan malam atau gaya prasmanan dan minuman apa yang harus ditawarkan. Perencana pertemuan membahas menu untuk setiap jam makan bersama klien dan membantu mengembangkan anggaran atau paket paket untuk klien.
Tugas Teknis
Ada banyak aspek teknis yang berbeda dari pekerjaan perencana rapat di properti penginapan konferensi besar. Salah satu aspek keuangan teknis dari peran ini adalah untuk membantu klien mengembangkan anggaran dan menentukan bagaimana semua layanan di fasilitas harus dibayar. Perencana pertemuan mengatur seluruh acara klien, memastikan bahwa klien tahu ruang konferensi apa yang tersedia pada jam berapa dan mengembangkan jadwal acara. Perencana juga bertanggung jawab untuk menemukan, menyewakan, dan mengatur audio visual atau peralatan khusus lain yang dibutuhkan klien. Perencana pertemuan juga dapat menemukan dan mengatur hiburan sesuai permintaan klien.
