Email mungkin cara yang cepat dan efisien untuk tetap berhubungan dengan kolega, tetapi penggunaan yang salah bukan hanya tidak profesional, itu mungkin membuat Anda kehilangan pekerjaan. Beberapa tips dapat membantu Anda mempertahankan etiket email profesional.
Mulailah dengan menyapa email ke penerima dengan menggunakan judul yang tepat, mis. Tn. Ny. Ms. Miss. Dr. etc. Kurangnya formalitas adalah kesalahan yang paling umum. Terlepas dari media komunikasi, etiket tertentu sangat penting. Jika Anda akan menyapa penerima dengan judul resmi mereka secara langsung, lakukan juga di surel Anda.
$config[code] not foundJika email dikirim ke banyak penerima, Anda dapat mengganti Personil, Tuan-tuan, Tuan-tuan (Nama Perusahaan) yang terhormat, dll.
Lewati satu baris dan masukkan konten Anda - pernyataan informasi yang dituju oleh artikel tersebut. Ini tidak boleh mengandung bahasa gaul, kata-kata kotor, ketelanjangan, sarkasme, lelucon, degradasi seseorang, atau informasi lain apa pun yang dapat ditafsirkan sebagai penghinaan bagi siapa pun.
Simpan pesan Anda langsung dan langsung ke intinya. Mendasarkannya pada fakta, bukan emosi.
Jangan pernah lupa bahwa email mudah diteruskan. Bahkan jika penerima yang dituju tidak meneruskan email, beberapa perusahaan memantau korespondensi email tanpa diketahui oleh pengguna komputer. Juga, begitu sesuatu dicetak, apakah secara elektronik atau tidak, itu dapat dirujuk untuk jangka waktu yang tidak ditentukan. Penerima yang ramah hari ini bisa jadi musuh besok.
Lewati garis dan tutup dengan tanda tangan yang tepat. Ini harus mencakup nama lengkap Anda, nama perusahaan, departemen jika berlaku, alamat perusahaan, dan informasi telepon kontak.
Contoh:
Salam Hormat;
John Smith, Editor ABC Entertainment 123 Main Street, Suite 280 Los Angeles, CA 92567 Telepon: (213) 456-7485 Sel: (213) 654-8768
Di baris subjek, beri judul email dengan tepat sehingga mudah diidentifikasi.
Selalu periksa ejaan! Kesalahan pengejaan berdampak buruk pada penulis.
Proofread. Kemudian diamkan selama 20 menit atau selama mungkin dan koreksi lagi. Jika poin atau masalah penting sedang ditangani, minta orang lain mengoreksi sebelum mengirim ke penerima.
Sangat mudah untuk menekan tombol kirim, tetapi kendalikan keinginannya begitu email terkirim, Anda tidak dapat memperbaiki kesalahan.
Jangan gunakan emotikon, selucu kelihatannya.
Selain itu, hindari menggunakan terlalu banyak warna. Usahakan agar warnanya maksimal dua per email.
Selalu BCC (Blind Carbon Copy) sendiri sehingga Anda memiliki salinan korespondensi Anda bahkan jika program email Anda secara otomatis menyimpan salinan email yang dikirim.
Anda akan segera terbiasa dengan formalitas. Penerima akan menghargai profesionalisme Anda dan Anda dapat membantu menghindari kesalahan yang berpotensi membahayakan.
