Selama bertahun-tahun, spreadsheet Excel telah menjadi kebutuhan pokok di kalangan profesional dan pribadi untuk mengatur, menghitung, dan menyajikan data.
Mereka telah menjadi alat yang berfungsi secara universal untuk berbagai aplikasi, seperti mengawasi keuangan perusahaan dan mengelola inventaris.
Belum ada perkembangan teknologi tunggal yang dapat menggantikan spreadsheet sebagai dasar kantor (selain pembaruan yang sedang berlangsung dari Microsoft Office dan pesaing serupa seperti Google Documents), sehingga spreadsheet tetap dalam sirkulasi aktif.
$config[code] not foundUntuk banyak kegunaan, spreadsheet masih berharga, tetapi ada sejumlah ketidakefisienan yang mencegah mereka menjadi pembangkit tenaga listrik yang dulu.
Alasan Mengapa Anda Harus Berhenti Menggunakan Spreadsheets
Jika Anda seorang penggemar spreadsheet yang keras, Anda mungkin menggelengkan kepala karena gagasan untuk mengabaikannya. Namun, ada beberapa alasan utama mengapa Anda harus mengurangi ketergantungan Anda pada spreadsheet secara keseluruhan:
1. Spreadsheet rentan terhadap kesalahan. Menurut ID Sistem, hampir 90 persen dari semua spreadsheet memiliki kesalahan. Ini mungkin formula yang tidak tepat, angka yang tidak dilaporkan, atau pemformatan yang tidak efisien yang mengarah pada salah tafsir. Tentu saja, ini bukan kesalahan spreadsheet secara inheren - itu adalah kesalahan manusia yang mengelolanya. Namun, sejumlah fitur spreadsheet - seperti kesederhanaan, kelenturan, kurangnya check and balance, dan kurangnya komunikasi - memudahkan orang untuk membuat kesalahan tersebut. Karena spreadsheet sering digunakan untuk informasi yang berharga atau sensitif, bahkan satu kesalahan pun bisa mahal di sini, jadi itu tidak sebanding dengan risikonya.
2. Tidak ada aturan pemformatan yang jelas. Excel memberi Anda banyak pilihan untuk memformat sel, baris, kolom, dan bahkan bagaimana angka dan data disajikan dalam lembar. Di permukaan, ini sepertinya fitur yang hebat - tetapi banyaknya pilihan berarti tidak ada aturan yang jelas untuk apa yang "benar" atau "salah" untuk aplikasi tertentu. Ada beberapa template yang tersedia di Excel, tetapi sekali lagi, tidak ada format standar yang dapat diikuti oleh semua karyawan, mitra, dan klien Anda. Format yang masuk akal bagi Anda mungkin tidak masuk akal bagi orang lain, yang menyebabkan masalah kebingungan dan kompatibilitas ketika Anda mencoba mengomunikasikan data ke pihak lain.
3. Terlalu umum untuk relevan untuk sebagian besar tugas. Kekuatan spreadsheet adalah keserbagunaannya - tetapi itu juga bisa menjadi kelemahan. Spreadsheets adalah semacam “jack of all trade, master of none”. Mereka layak tampil di sejumlah aplikasi yang berbeda, tetapi mereka bukan solusi ideal untuk salah satu fungsi tertentu. Karena keragaman alat teknologi yang secara khusus dirancang untuk fungsi individu, spreadsheet dikalahkan dalam hampir setiap aplikasi yang dapat Anda pikirkan. Ini seperti pergi ke restoran khusus, daripada yang menawarkan sedikit setiap masakan - spesialisasi yang membuat produk jadi unggul.
4. Hanya satu orang yang dapat menggunakan spreadsheet pada suatu waktu. Ini adalah kelemahan spreadsheet yang halus namun kuat. Hanya satu orang yang dapat mengerjakan spreadsheet pada waktu tertentu. Bahkan dalam opsi spreadsheet berbasis cloud, secara umum, hanya satu orang yang dapat melakukan pengeditan aktif, sementara yang lain bekerja dengan salinan hanya tampilan. Ini membuat sangat sulit bagi tim Anda untuk tetap aktif, komunikasi yang berkelanjutan atau berkolaborasi pada produk jadi tunggal. Di dunia modern kita, dengan pekerja jarak jauh dan teknologi yang lebih canggih, Anda membutuhkan lebih banyak solusi untuk manajemen kolaboratif yang mudah.
5. Pembaruan waktu nyata tidak mungkin. Menurut Forrester Research, streaming data terkini dan pembaruan adalah beberapa teknologi yang paling penting di ritel (serta sejumlah industri lainnya). Dengan volume informasi yang tersedia dan meningkatnya permintaan pengguna, hal-hal seperti pelacakan inventaris dan data pelanggan beringsut menuju streaming waktu-nyata untuk penyediaan informasi yang lebih cepat dan lebih akurat. Spreadsheet tidak kondusif untuk pembaruan waktu-nyata, mereka tidak dapat diintegrasikan ke dalam sistem lain untuk pembaruan otomatis dan seperti yang telah kita lihat, hanya satu pengguna yang dapat membuat perubahan pada suatu waktu. Pembaruan waktu nyata jauh lebih berharga.
Apa yang Harus Digunakan
Jadi ada banyak alasan bagus untuk berhenti menggunakan spreadsheet, tetapi itu tidak membuat kebutuhan Anda hilang. Anda masih perlu melacak inventaris. Anda masih perlu melaporkan keuangan dan kemungkinan Anda membutuhkan cara mudah untuk mentransisikan materi lama Anda ke sistem baru. Apa yang bisa menggantikan spreadsheet?
Jawaban sederhana adalah perangkat lunak khusus. Ada ribuan jenis perangkat lunak pelacakan dan manajemen di luar sana, beberapa di antaranya mencakup banyak kebutuhan secara umum (seperti perangkat lunak kolaborasi tim) dan beberapa di antaranya dipersempit menjadi ceruk yang fokus (seperti perangkat lunak akuntansi). Taruhan terbaik Anda adalah memilih serangkaian layanan perangkat lunak, a la carte, yang paling sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan Anda. Tidak ada solusi satu ukuran untuk semua di luar sana (itulah sebabnya spreadsheet menjadi usang), jadi berbelanjalah dan pertimbangkan pilihan Anda dengan cermat.
Foto Spreadsheet melalui Shutterstock
4 Komentar ▼
