Di masa lalu, seorang sekretaris sering dianggap sebagai yang terendah di tiang totem perusahaan. Namun, zaman telah berubah, dan peran sekretaris telah menjadi asisten administrasi, orang yang sering menjadi penopang bagi berfungsinya seluruh organisasi. Baik mereka bekerja untuk seorang eksekutif tunggal, banyak manajer atau seluruh organisasi, seorang asisten yang menangani tugas-tugas administratif memungkinkan semua orang untuk menghabiskan lebih banyak waktu pada prioritas strategis dan mengembangkan bisnis, aman dalam pengetahuan bahwa rinciannya terkendali.
$config[code] not foundTinjauan Tugas Administrasi
Dalam arti paling umum, tugas administratif adalah tugas dan kegiatan yang merupakan bagian dari operasi sehari-hari suatu bisnis. Mereka termasuk menjawab panggilan, mengambil pesan, mengelola korespondensi, memesan persediaan, dan menjaga area kantor bersama terorganisir dan fungsional. Tugas juga dapat mencakup membuat laporan, memasukkan dan mengelola data, mengelola file, pembukuan dasar dan tugas keuangan lainnya. Banyak dari tugas-tugas ini dikelola oleh asisten administrasi, yang tugasnya adalah untuk membantu individu atau tim dengan mengambil sebagian atau semua tugas klerikal mereka, tetapi banyak posisi masuk dan tingkat menengah juga memasukkan cukup banyak pekerjaan administrasi. Misalnya, asisten administrasi mungkin bertanggung jawab untuk memperbarui pekerjaan mereka sendiri dalam sistem manajemen proyek atau menanggapi email. Sebagian besar tugas administrasi bersifat klerikal dan seringkali bermuara pada mengelola dan mendistribusikan informasi.
Teknologi
Mengetahui bagaimana teknologi adalah salah satu aspek terpenting dari tugas administrasi. Ini termasuk menggunakan alat-alat seperti komputer, mesin faks, mesin fotokopi, pemindai, telepon dan peralatan kantor lainnya. Menggunakan program perangkat lunak komputer yang umum termasuk pengolah kata, spreadsheet, database, dan perangkat lunak desktop publishing umumnya diperlukan untuk sebagian besar pekerjaan administratif. Kemampuan untuk memecahkan masalah dengan peralatan bersama juga merupakan bagian dari banyak deskripsi pekerjaan administratif. Sebagai contoh, bukan hal yang biasa bagi para profesional administrasi dipanggil untuk membersihkan kertas macet atau mengganti toner pada printer dan mesin fotokopi.
Di beberapa bisnis, asisten administrasi juga diharapkan mengetahui cara menggunakan penjadwalan dan perangkat lunak manajemen proyek. Mereka yang bekerja secara langsung untuk para eksekutif biasanya dipanggil untuk mengelola kalender bos mereka, dan asisten administrasi departemen dipanggil untuk menjadwalkan pertemuan, melacak liburan dan hari-hari sakit, dan umumnya tahu di mana orang-orang berada dan apa yang mereka lakukan.
Video Hari Ini
Dibawa ke kamu oleh Sapling Dibawa ke kamu oleh SaplingKomunikasi
Tugas administrasi penting lainnya melibatkan komunikasi. Asisten administratif sering dipanggil untuk berkomunikasi, baik secara tertulis maupun lisan. Mereka mungkin diminta untuk menulis memo, berkorespondensi dengan kolega atau pelanggan menggunakan email, memperbarui buku pegangan perusahaan atau situs web atau mengedit dan mengoreksi karya orang lain. Asisten juga biasanya bertanggung jawab untuk menjawab telepon, melakukan panggilan atas nama bos mereka dan berinteraksi dengan pengunjung. Oleh karena itu, asisten administrasi yang sukses harus memiliki keterampilan komunikasi yang sangat baik dan dapat menulis dan berbicara dengan jelas dan profesional.Pemahaman yang kuat akan ejaan, tata bahasa dan standar komunikasi tertulis profesional adalah penting karena asisten mewakili bosnya.
Pembukuan dan Pembelian
Melacak pengeluaran merupakan hal penting dalam bisnis apa pun, dan tugas itu sering jatuh ke tangan asisten administrasi, yang mungkin dipanggil untuk memasukkan pengeluaran ke dalam spreadsheet atau program pembukuan, mengumpulkan dan memverifikasi laporan pengeluaran dari karyawan, dan mengelola penggantian biaya. Dalam bisnis kecil, asisten administrasi juga dapat menangani piutang, mengirimkan tagihan dan memproses pembayaran, dan menangani setoran untuk perusahaan. Para profesional administrasi kadang-kadang juga bertanggung jawab atas kas kecil, melacak pengeluaran, dan menambahkan dana bila perlu. Tugas lain dalam bidang ini mungkin termasuk menganalisis pengeluaran, membantu penganggaran dan menangani perselisihan vendor.
Ketika datang untuk membeli, asisten administrasi biasanya bertanggung jawab atas persediaan, yang berarti bahwa mereka mengatur dan memantau persediaan kantor dan memesan pengisian ulang sebagaimana diperlukan. Mereka melakukan penelitian pada vendor dan meminta atau mengeluarkan pesanan pembelian sesuai kebutuhan. Dalam beberapa kasus, asisten administrasi mungkin juga bertugas melacak dan mengelola lisensi untuk perangkat lunak atau langganan, memastikan bahwa mereka dibayar segera dan digunakan dengan benar.
Penelitian dan Perencanaan
Banyak profesional administrasi dipanggil untuk mengelola proyek penelitian dan mengumpulkan informasi. Mungkin semudah mencari nomor telepon atau alamat, atau proyek yang lebih kompleks mungkin melibatkan pencarian informasi pelanggan, perincian referensi silang, dan membuat lembar kerja atau laporan yang rumit. Proyek-proyek ini biasanya memerlukan bekerja dalam tenggat waktu yang ketat dan menyajikan informasi.
Dalam banyak kasus, tugas administrasi juga termasuk perencanaan. Dari rapat staf mingguan hingga acara besar, asisten administrasi dipanggil untuk mengurus perincian. Anda mungkin bertanggung jawab untuk memesan ruang konferensi untuk rapat atau mengelola pemesanan ruang untuk seluruh gedung atau lantai, memesan minuman, dan memastikan bahwa semua peralatan teknologi siap dan berfungsi saat rapat dimulai. Perencanaan perjalanan adalah tanggung jawab besar lainnya. Jika perusahaan tidak memiliki departemen perjalanan, asisten administrasi mungkin adalah orang yang meneliti dan memesan penerbangan dan hotel, membuat reservasi makan dan mengurus perincian lainnya, seperti pendaftaran konferensi.
Tugas Khusus
Dalam industri tertentu, profesional administrasi dipanggil untuk menangani tugas yang membutuhkan pengetahuan atau keterampilan khusus. Misalnya, asisten administrasi hukum dan medis sering kali perlu menyelesaikan tugas yang memerlukan pemahaman tentang terminologi dan prosedur industri. Sekretaris hukum dapat diminta untuk melengkapi dan mengajukan dokumen untuk dokumen hukum, seperti panggilan pengadilan, banding atau tuntutan, yang membutuhkan tingkat dasar pengetahuan dan pemahaman hukum. Pemahaman tentang sistem dan prosedur pengadilan juga penting bagi asisten administrasi ini, seperti juga mengetahui bagaimana melakukan penelitian hukum.
Tugas dalam departemen sumber daya manusia fokus pada masalah ketenagakerjaan dan dapat mencakup penjadwalan wawancara, memproses pemeriksaan latar belakang dan melakukan tinjauan awal aplikasi untuk memastikan mereka selesai. Seseorang dalam kapasitas ini kemungkinan besar akan diminta untuk memiliki pemahaman dan pengalaman dalam sumber daya manusia dan hukum ketenagakerjaan. Pada dasarnya, bidang dan departemen spesifik tempat asisten administrasi bekerja akan menjadi faktor penentu dalam tugas-tugas khusus, dengan beberapa bidang yang membutuhkan lebih banyak pengalaman dan pengetahuan daripada yang lain.
Kualifikasi Asisten Administrasi
Sementara sebagian besar pekerjaan mencakup setidaknya beberapa tugas administrasi, sebagian besar ditangani oleh asisten administrasi. Ada peluang di hampir setiap industri, dan sebagian besar posisi entry-level terbuka untuk individu dengan ijazah sekolah menengah atas atau yang sederajat. Beberapa pengusaha lebih suka mempekerjakan asisten administrasi atau sekretaris dengan gelar sarjana atau pengalaman di bidangnya. Bidang-bidang tertentu, seperti hukum dan kedokteran, biasanya membutuhkan asisten untuk memiliki pendidikan tambahan yang relevan dengan bidang tersebut.
Terlepas dari tingkat pendidikan, sebagian besar pengusaha mencari asisten administrasi yang memiliki pengalaman dan keterampilan dalam pekerjaan klerikal, termasuk pengolah kata, spreadsheet, dan manajemen basis data. Biasanya, pengusaha memerlukan asisten untuk memiliki keterampilan dalam produk Microsoft Office. Beberapa perguruan tinggi, lembaga sementara, dan program pendidikan orang dewasa menawarkan program sertifikat dalam manajemen kantor, yang dapat memberi Anda keuntungan ketika Anda mencari pekerjaan. Sebagian besar pemberi kerja juga memberikan pelatihan di tempat kerja untuk membantu asisten mempercepat dan memahami tugas-tugas khusus mereka.
Selain keterampilan klerikal, pengusaha ingin mempekerjakan individu yang memiliki keterampilan komunikasi yang sangat baik (baik tertulis maupun verbal), keterampilan organisasi, kemampuan membuat keputusan dan kemampuan memecahkan masalah, dan keterampilan interpersonal. Profesionalisme juga merupakan keharusan, seperti kemampuan untuk melakukan banyak tugas dan memprioritaskan. Karena begitu banyak pengusaha berurusan dengan informasi sensitif dan sering terikat oleh peraturan federal, keleluasaan dan kemampuan untuk menjaga kerahasiaan juga merupakan kualitas penting.
Outlook Pembayaran dan Pekerjaan
Gaji rata-rata untuk seorang asisten administrasi sangat bervariasi, dengan asisten entry-level di bagian bawah spektrum mendapatkan gaji di level rendah hingga pertengahan $ 20-an, dan asisten eksekutif bayaran tertinggi menghasilkan hampir enam angka. PayScale.com melaporkan bahwa asisten administrasi memperoleh gaji rata-rata $ 38.736, sebuah angka yang dicerminkan secara dekat oleh angka-angka Biro Statistik Tenaga Kerja, yang menempatkan gaji rata-rata sebesar $ 37.870, titik di mana setengah dari asisten administrasi mendapat lebih banyak, dan setengah mendapat penghasilan lebih sedikit. BLS melaporkan bahwa asisten dengan bayaran tertinggi menghasilkan lebih dari $ 62.000 per tahun, dan jumlah itu melonjak menjadi $ 85.000 untuk sekretaris eksekutif. Bayaran meningkat dengan pengalaman bertahun-tahun, dengan mereka yang memiliki pengalaman paling banyak menghasilkan paling banyak.
Sayangnya, BLS juga memproyeksikan bahwa permintaan asisten administrasi kemungkinan akan menurun sebesar 5 persen pada tahun 2026, karena sebagian besar posisi tidak akan menjadi baru melainkan penggantian karyawan yang pergi. Perkembangan teknologi dan pengalihan banyak tugas administratif ke karyawan lain merupakan penyebab penurunan tersebut. Juga, karena banyak organisasi merampingkan operasi, asisten ditugaskan ke lebih dari satu manajer atau departemen dan mengambil lebih banyak tanggung jawab.
Cara Sukses dalam Tugas Administrasi Anda
Seringkali, asisten administrasi yang luar biasa berada di puncak daftar untuk promosi, terutama ketika mereka memiliki gelar sarjana dan pemahaman yang mendalam tentang industri dan bisnis. Memperhatikan pekerjaan Anda dengan serius dapat mengarah pada hal-hal yang lebih besar dan lebih baik, jadi demi kepentingan terbaik Anda, mencari cara untuk menjadi sangat diperlukan bagi bos dan rekan kerja Anda.
Salah satu cara terbaik untuk melakukan ini adalah mempelajari tentang tujuan dan prioritas bos Anda dan mengantisipasi kebutuhannya. Lihatlah kedepan dan miliki pandangan jauh ke depan untuk mempersiapkan permintaan atau kebutuhan bahkan sebelum bos Anda menyadarinya. Misalnya, jika bos Anda menghadiri rapat tertentu setiap minggu atau bulan, bacalah risalah rapat sebelumnya dan siapkan dokumen atau laporan apa pun yang diharapkan dihadiri bos Anda di rapat jauh sebelumnya. Jika Anda melihat bahwa penyelia Anda akan menghadiri rapat sepanjang hari tanpa istirahat, pesanlah makan siang untuk diantarkan dan jaga agar kopi tetap segar. Ingatlah bahwa tugas Anda adalah membuat bos terlihat baik, jadi lakukan apa yang harus Anda lakukan untuk menghadirkan citra yang paling profesional dan kompeten.
Mengikuti perkembangan industri Anda juga dapat membantu Anda menjadi asisten bintang rock. Pelajari terminologi dan ikuti tren. Dengan cara ini, Anda dapat berkontribusi dalam percakapan dan lebih akurat dalam pekerjaan Anda. Detail penting, jadi memahami apa yang dibicarakan semua orang akan membantu Anda menghindari kesalahan yang mahal. Asisten hebat juga banyak akal dan tahu kapan harus mengambil tindakan dan apa yang harus dilakukan. Anda tidak dapat lari ke bos Anda dengan setiap pertanyaan atau masalah; bos Anda mengharapkan Anda untuk mengurus hal-hal, yang kembali belajar. Jika Anda mengetahui organisasi Anda di dalam dan luar, di mana menemukan informasi dan kebijakan serta prosedur perusahaan, Anda bisa lebih banyak akal dan menyelesaikan masalah.
Akhirnya, menjadi asisten yang hebat membutuhkan keterampilan organisasi yang luar biasa. Anda mungkin diminta menjawab pertanyaan, memberikan pembaruan status, atau menyelesaikan masalah lain pada saat tertentu, dan jika Anda tidak terorganisir, Anda tidak dapat melakukan ini. Tugas administrasi yang paling penting adalah menjaga agar semua pelat tetap berputar dan diorganisir adalah fondasi dari keterampilan itu.
