Staf administrasi berfungsi sebagai dukungan untuk departemen dalam suatu perusahaan. Mereka melakukan berbagai tugas dan menangani sebagian besar dokumen yang masuk ke bisnis. Staf administrasi di kantor menjawab telepon dan menyapa pengunjung. Mereka memproses dokumen dan mengajukan dokumen yang diperlukan di lokasi yang benar.
Meja Depan Dan Tugas Resepsionis
Banyak kantor yang dikelola oleh resepsionis dan asisten yang menjawab telepon dan menyaring panggilan masuk. Mereka harus mengetahui informasi tentang perusahaan untuk menjawab pertanyaan yang masuk. Mereka merutekan panggilan dan menerima pesan ketika staf tidak ada. Banyak perusahaan menerima panggilan telepon dalam jumlah besar, dan resepsionis harus dapat menanganinya dengan baik dan efektif. Staf di meja depan menyambut semua pengunjung, kolega, dan klien yang mengunjungi perusahaan. Mereka menyaring dan harus segera menentukan jenis akses apa yang dibutuhkan pengunjung. Mereka bertanggung jawab untuk menghubungi keamanan ketika seorang pengunjung harus dikawal dari gedung.Beberapa staf menyimpan catatan janji temu dengan informasi tentang siapa yang diharapkan pada waktu-waktu tertentu dan ke mana harus mengirimkannya.
$config[code] not foundMenangani Dokumen
Tugas yang melibatkan dokumen bervariasi tergantung pada sifat perusahaan. Dalam pengaturan medis, catatan harus dibuat, diperbarui dan diajukan; informasi penagihan harus diperoleh; dan dokumen perusahaan asuransi diisi dan diajukan. Di kantor hukum, persiapan dokumentasi untuk pengacara mungkin diperlukan; beberapa pengacara dapat mengarahkan staf kantor untuk melakukan penelitian dengan menggunakan jurnal hukum. Di lembaga pendidikan, staf kantor mungkin harus memperbarui catatan siswa dan melacak jadwal kelas. Beberapa staf mungkin harus memperbarui informasi penggajian dan membayar tagihan. Panitera lain mungkin harus memasukkan faktur, pesanan pembelian dan dokumentasi akuntansi lainnya ke dalam sistem komputer. Mengarsipkan dan memindai dokumen adalah fungsi kantor umum lainnya. Staf administrasi juga memproses surat masuk dan keluar.
Video Hari Ini
Dibawa ke kamu oleh Sapling Dibawa ke kamu oleh SaplingKoordinasi dan Penjadwalan
Beberapa staf kantor berfungsi sebagai dukungan untuk kepemimpinan perusahaan. Anggota staf tersebut mengoordinasikan panggilan konferensi dan dapat berfungsi sebagai pengawas bagi staf kantor lainnya. Mereka dapat meninjau memo, surat, dan korespondensi masuk lainnya untuk diprioritaskan. Mereka mempersiapkan agenda untuk pertemuan yang akan datang dan menuliskan informasi yang diperlukan dari pertemuan dan panggilan konferensi. Mereka mendikte surat dan memo dan mengatur semua dokumen yang diperlukan dalam file. Mereka menjadwalkan dan mengoordinasikan pengaturan perjalanan apa pun untuk manajemen dan dapat memesan hotel, mobil sewaan, dan restoran.
Peralatan Kantor
Staf kantor biasanya mengelola persediaan kantor di ruang stok perusahaan. Mereka mungkin harus memesan kertas, kartrij tinta printer, pena, pensil, bantalan memo, stabilo, amplop, kop surat, dan persediaan lain yang diperlukan untuk menjalankan bisnis. Mereka memanggil perusahaan pemeliharaan untuk memeriksa mesin faks dan printer seperlunya. Pembelian peralatan kantor baru dan instalasi biasanya menjadi tanggung jawab seseorang di kantor.
Informasi Gaji 2016 untuk Sekretaris dan Asisten Administrasi
Sekretaris dan asisten administrasi memperoleh gaji tahunan rata-rata $ 38.730 pada tahun 2016, menurut Biro Statistik Tenaga Kerja A.S. Pada akhirnya, sekretaris dan asisten administrasi memperoleh gaji persentil ke-25 sebesar $ 30.500, yang berarti 75 persen memperoleh lebih dari jumlah ini. Gaji persentil ke-75 adalah $ 48.680, yang berarti 25 persen menghasilkan lebih banyak. Pada 2016, 3.990.400 orang dipekerjakan di AS sebagai sekretaris dan asisten administrasi.
