Jika Anda mencari pekerjaan kantor, Anda mungkin tidak yakin apa yang dimaksud pengusaha ketika mereka meminta keterampilan kantor umum. Meskipun setiap tempat kerja itu unik, ada tugas umum yang diharapkan dilakukan oleh bantuan kantor umum. Semakin banyak keterampilan yang dapat Anda tawarkan kepada calon atasan, semakin baik peluang Anda untuk mendapatkan pekerjaan yang Anda inginkan. Apakah jabatan itu adalah asisten kantor umum, pegawai kantor umum, atau pekerja kantor umum, berikut adalah beberapa keterampilan yang paling sering dicari oleh pemberi kerja dalam pelaksanaan tugas-tugas kantor umum:
$config[code] not foundMengetik
Pengusaha biasanya mengharapkan Anda mengetik setidaknya 60 kata per menit (wpm). Jika Anda terbiasa mengirim pesan ke teman menggunakan ibu jari dan ponsel cerdas, pikiran untuk menggunakan 10 jari dan keyboard berukuran penuh mungkin terasa menakutkan. Jika Anda belajar mengetik di sekolah, Anda dapat meningkatkan kecepatan dengan beberapa latihan. Buka artikel majalah atau buku dan salin apa yang Anda baca. Kirim email ke keluarga dan teman untuk berlatih mengetik kalimat lengkap dan mengoreksi pekerjaan Anda. Pintasan dan singkatan yang Anda gunakan saat berkomunikasi dengan santai dengan teman tidak dapat diterima untuk korespondensi bisnis.
Bahkan jika Anda tidak pernah belajar mengetik, Anda dapat belajar sendiri melalui salah satu tutorial gratis yang tersedia secara online. Setelah mempelajari di mana harus meletakkan jari-jari Anda, Anda harus berlatih sebanyak mungkin untuk meningkatkan kecepatan dan ketepatan Anda.
Entri Data
Pikirkan entri data sebagai mengetik pada keypad numerik. Keypad, juga disebut tombol angka, numpad atau 10-tombol, adalah bagian dari keyboard komputer standar. Biasanya diposisikan di sebelah kanan tombol alfanumerik, sepertinya kalkulator. Saat Anda mahir dengan tombol angka, Anda akan menemukan ini jauh lebih cepat dan lebih efisien untuk mengetik angka daripada deretan tombol di atas alfabet.
Untuk memulai, lihat beberapa tutorial gratis online. Akurasi sangat penting karena angka dan urutan numeriknya unik. Tidak ada pemeriksaan ejaan atau koreksi otomatis, jadi Anda harus yakin memasukkan informasi dengan benar setiap waktu.
Video Hari Ini
Dibawa ke kamu oleh Sapling Dibawa ke kamu oleh SaplingFiling
Pengarsipan lebih dari sekadar mengetahui ABC Anda.Kebanyakan orang dapat dengan mudah mengenali huruf awal dalam nama file dan melihat bahwa "kuda" lebih dulu dari "igloo." Ini bisa menjadi sedikit rumit ketika Anda harus melihat huruf kedua atau ketiga ketika huruf awal sama. Misalnya, "kuda" datang setelah "berguna" karena "o" datang setelah "a." Karena "kuda" dan "rumah" memiliki huruf pertama dan kedua yang sama, Anda harus melihat huruf ketiga. "Kuda" datang sebelum "rumah" karena "r" datang sebelum "kamu."
Sebelum teknologi menjadi hal biasa dalam pengaturan kantor, pengarsipan berarti pengelolaan dokumen kertas. Sekarang pengarsipan dapat mencakup penyimpanan dan pengambilan dokumen digital juga.
Telepon
Apakah Anda perlu membuat senyum di wajah Anda untuk berbicara dengan klien di telepon? Jawabannya adalah ya karena senyum Anda datang melalui suara Anda ketika Anda berbicara. Meskipun penting untuk mengetahui cara mentransfer panggilan dan menunda panggilan, komponen terpenting dari keterampilan telepon adalah kemampuan untuk menjadi menyenangkan dan tetap tenang, bahkan ketika penelepon frustrasi, tidak sabar atau hanya kasar kasar. Sebagai orang yang menjawab telepon, Anda mungkin merupakan kontak awal pelanggan dengan perusahaan. Kesan pertama yang Anda buat adalah kesan yang akan membuat pelanggan kembali.
Microsoft Office
Microsoft Office adalah seperangkat program perangkat lunak yang dirancang untuk berbagai jenis manajemen data. Tiga yang paling umum digunakan adalah Word, Excel dan Outlook. Word adalah program pengolah kata, yang digunakan untuk membuat dokumen seperti surat, selebaran, brosur, memo, dan bentuk lain dari bahan tertulis. Excel adalah program spreadsheet untuk berbagai aplikasi seperti mengelola inventaris, membuat jadwal kerja karyawan, dan melacak pengeluaran. Outlook digunakan untuk email, memelihara kalender individu dan grup, mengelola tugas dan beberapa fungsi organisasi lainnya. Seperti pengetikan dan entri data, ada banyak tutorial yang tersedia online untuk membantu Anda mempelajari perangkat lunak. Jika Anda perlu masuk lebih dalam, banyak community college dan program ekstensi menawarkan kursus non-kredit untuk Microsoft Office yang dapat Anda selesaikan dalam beberapa malam.
Mesin Kantor
Mesin kantor meliputi komputer, mesin fotokopi, telepon multiline, mesin faks, penghancur kertas dan meter ongkos kirim. Operasi dasar setiap jenis mesin dapat bervariasi sesuai dengan merek dan model mesin. Anda tidak akan diharapkan melakukan perbaikan besar, tetapi pekerja kantor umum sering kali bertanggung jawab untuk pemeliharaan rutin seperti mengganti kertas dan tinta pada mesin yang menggunakannya.
Keterampilan Lembut
Keterampilan lunak mungkin sulit untuk diukur, tetapi mereka sangat penting dalam dunia bisnis. Pertimbangkan keterampilan berikut dan bagaimana mereka bisa menjadi aset bagi pemberi kerja:
- Kemampuan beradaptasi
- Kolaborasi
- Kepemimpinan
- Pengelolaan
- Multitasking
- Memprioritaskan
- Penyelesaian masalah
- Kerja tim
- Manajemen waktu
Menurut Robert Half, sebuah perusahaan sumber daya manusia internasional, bukti soft skill dapat memberi keseimbangan bagi Anda ketika keterampilan dan pengalaman Anda sebanding dengan kandidat lainnya. Beberapa manajer perekrutan mengatakan soft skill bahkan lebih penting. Keterampilan teknis mudah diajarkan. Jauh lebih sulit untuk mengajarkan keterampilan interpersonal dan pengambilan keputusan. Saat menulis resume Anda atau berbicara tentang diri Anda dalam wawancara kerja, sorot soft skill Anda menggunakan frasa seperti ini:
- "Berhasil menangani beberapa proyek dan tenggat waktu"
- "Memimpin tim 3 orang yang merampingkan proses aplikasi dan manajemen dokumen yang menyertai"
- "Dengan tenang memprioritaskan banyak proyek di lingkungan yang serba cepat"
- "Selalu menyelesaikan proyek tepat waktu atau sebelum batas waktu"
- "Secara konsisten ditindaklanjuti dengan komitmen kerja, yang mengarah pada promosi dan tanggung jawab yang lebih besar"
- "Menerapkan sistem baru untuk mengurangi waktu pengarsipan hingga 20 persen"
Persyaratan Pendidikan
Tidak ada persyaratan pendidikan formal untuk posisi kantor umum. Banyak orang memasuki lapangan dengan ijazah sekolah menengah. Tergantung pada pemberi kerja, beberapa perguruan tinggi atau bahkan gelar mungkin diperlukan. Pengusaha ingin tahu Anda bisa melakukan pekerjaan itu. Bagi sebagian besar, keterampilan administrasi dan kualifikasi Anda lebih penting daripada gelar tertentu. Setiap organisasi memiliki tujuan dan prosedurnya sendiri. Di luar keterampilan dasar Anda, Anda akan belajar apa yang perlu Anda ketahui saat bekerja.
Lingkungan kerja
Pekerja kantor umum ditemukan dalam berbagai situasi, dari bisnis kecil hingga perusahaan besar. Bantuan kantor umum diperlukan di hampir semua industri yang dapat Anda pikirkan, termasuk lembaga akademis, fasilitas perawatan kesehatan, lembaga pemerintah, perusahaan nirlaba dan organisasi nirlaba. Mayoritas pekerja kantor umum adalah wanita. Sekitar satu dari empat pekerja paruh waktu.
Gaji dan Outlook Pekerjaan
Gaji rata-rata untuk pekerja kantor umum adalah $ 15,14 per jam atau $ 31,500 per tahun. Gaji rata-rata adalah angka di mana separuh dalam profesi berpenghasilan lebih banyak dan separuhnya berpenghasilan lebih rendah. Gaji sangat bervariasi tergantung pada pemberi kerja, lokasi geografis, tahun pengalaman dan pendidikan, dan keterampilan. Biro Statistik Tenaga Kerja AS memprediksi sedikit atau tidak ada pertumbuhan pekerjaan untuk pekerja kantor umum hingga 2026. Itu tidak berarti Anda tidak dapat menemukan pekerjaan. Itu hanya berarti bahwa banyak pekerjaan baru tidak akan dibuat. Teknologi telah meningkatkan efisiensi pekerja kantor, sehingga tidak banyak orang yang dibutuhkan seperti pada generasi sebelumnya. Tetap saja, pekerja kantor umum yang baru diperlukan bagi mereka yang pensiun atau meninggalkan pekerjaan karena alasan lain.
Mendapatkan Pekerjaan Kantor Dengan Sedikit atau Tanpa Pengalaman Kerja
Pekerja kantor umum seringkali merupakan posisi entry-level. Ini adalah tempat yang baik untuk memulai jika Anda memasuki dunia kerja untuk pertama kalinya atau setelah absen lama. Ini juga tempat yang baik untuk memulai jika Anda mengubah bidang dan Anda tidak memiliki pengalaman yang berlaku langsung pada pekerjaan lain. Meskipun dengan sedikit atau tanpa pengalaman, calon majikan ingin tahu bahwa Anda dapat menangani tugas dan tanggung jawab petugas kantor yang dibutuhkan oleh pekerjaan itu.
Dapatkan perhatian dari calon atasan dengan resume yang menyoroti keterampilan yang Anda miliki. Ada banyak contoh online yang bagus. Sertakan prestasi dari sekolah menengah jika Anda lulusan baru. Jika Anda menjalani magang atau melakukan pekerjaan sukarela yang berarti, sertakanlah. Daftar kursus yang diselesaikan dan sertifikat yang diperoleh jika berkaitan langsung dengan pekerjaan yang Anda lamar. Jika tidak, jangan lengkapi resume Anda dengan informasi yang tidak perlu untuk mengisi halaman. Kelas dalam "Pengantar Komputer" relevan dengan hampir semua posisi kantor umum. Kelas "Basic Dog Obedience" tidak meningkatkan resume Anda kecuali Anda melamar pekerjaan di kantor dokter hewan atau fasilitas perawatan hewan. Namun, jika Anda disertifikasi dalam pertolongan pertama atau resusitasi kardiopulmoner (CPR), Anda dapat mencantumkannya. Keterampilan itu adalah aset bagi pemberi kerja, tidak peduli bisnis atau industri.
Lihatlah daftar pekerjaan pemberi kerja dengan cermat dan cobalah untuk mencocokkan setiap persyaratan dengan peragaan pengetahuan atau keterampilan Anda. Gunakan frasa seperti "Ketikkan secara akurat pada kecepatan 60 wpm" atau "Sertifikat yang diperoleh di Microsoft Word dari ABC Community College."
Memaku Wawancara Kerja
Tujuan resume bukan untuk memberi Anda pekerjaan. Ini untuk membuat Anda mendapatkan wawancara kerja. Resume mendapat perhatian dari majikan potensial. Ketika Anda berbicara dengan orang itu secara langsung, Anda memiliki kesempatan untuk menyoroti kualifikasi Anda. Ini juga kesempatan Anda untuk bertanya tentang posisi dan perusahaan. Karena majikan menentukan apakah Anda akan tepat untuk pekerjaan itu, Anda harus menentukan apakah pekerjaan itu tepat untuk Anda.
Berpakaian rapi dan konservatif untuk wawancara. Anda ingin calon majikan fokus pada keterampilan dan kualifikasi Anda, bukan pada penampilan yang lebih cocok untuk kencan malam atau malam di klub favorit Anda. Pakaian yang dapat diterima untuk wawancara dapat bervariasi sesuai dengan lokasi geografis dan pemberi kerja. Jika Anda bekerja dengan agen tenaga kerja atau penasihat karier, tanyakan kepada mereka tentang apa yang sesuai. Secara umum, gaya sederhana, sederhana dalam warna-warna netral seperti biru tua dan abu-abu adalah yang terbaik.
Malam sebelum wawancara Anda, pastikan pakaian Anda bersih dan tertekan dan tidak ada kancing yang hilang atau lapisan yang terbelah. Periksa sepatu Anda juga untuk memastikan sepatu Anda bersih dan sesuai bisnis. Pada hari wawancara, rambut Anda harus bersih dan ditata jauh dari wajah Anda. Simpan perhiasan seminimal mungkin. Setelah Anda mendapatkan pekerjaan itu, Anda mungkin akan memiliki fleksibilitas dalam kode pakaian perusahaan untuk menunjukkan gaya Anda. Namun, untuk wawancara kerja, Anda ingin fokus pada kemampuan Anda, bukan pada pakaian Anda
Mencari Menuju Masa Depan
Pekerjaan sebagai pegawai kantor umum dapat menyebabkan posisi lain dan bayaran lebih tinggi. Dengan pengalaman, Anda dapat dipromosikan dalam perusahaan. Anda mungkin menemukan Anda memenuhi syarat untuk menjadi manajer dengan tanggung jawab pengawasan atas satu atau lebih pekerja kantor umum. Meskipun teknologi telah mengubah sifat pekerjaan kantor, banyak organisasi masih mengandalkan pekerja kantor umum yang berkualifikasi untuk memastikan bahwa bisnis berjalan dengan lancar. Pekerja kantor umum adalah personil pendukung penting yang memungkinkan pekerja lain melakukan pekerjaan mereka.
