Panggilan telepon adalah sarana komunikasi vital bagi kantor medis.Untuk alasan ini, banyak dokter menjawab telepon mereka 24 jam sehari, tujuh hari seminggu, dengan menggunakan layanan penjawab telepon di luar jam kantor. Prosedur panggilan telepon yang efisien dan efektif akan melayani kebutuhan pasien dan staf secara profesional.
Menangani Panggilan Masuk
Ketahui informasi apa yang dibutuhkan dari pasien. Saat menjawab telepon, fokuskan perhatian Anda pada penelepon. Berbicaralah dengan jelas dan perlahan. Rekam catatan saat Anda berkomunikasi. Suruh penelepon menyebutkan namanya. Alamat pemanggil dengan nama selama percakapan. Banyak panggilan akan pasien yang perlu membuat janji, tetapi beberapa akan memerlukan saran medis dari seorang perawat atau dokter. Jika panggilan balik diperlukan, catat nama dan nomor telepon orang tersebut. Minta dia untuk mengeja namanya. Jika catatannya akan diakses untuk menanggapi permintaannya, mintalah informasi identifikasi seperti tanggal lahir. Ini memastikan bahwa catatan yang benar akan dikonsultasikan karena nama pasien dan tanggal lahir keduanya harus sesuai. Buat catatan yang jelas dan singkat tentang sifat panggilan itu. Catat waktu, tanggal dan inisial Anda. Beri pasien indikasi kapan dia dapat mengharapkan panggilan kembali. Tersenyumlah saat Anda berbicara. Efek tersenyum bagaimana suara Anda. Sebelum menyelesaikan panggilan, tanyakan apakah Anda telah menjawab semua pertanyaan pemanggil.
Menangani Permintaan untuk Isi Ulang Resep
Ketika seorang pasien meminta isi ulang resep, Anda akan memerlukan informasi berikut: nama pasien dan nomor telepon, nama obat, lamanya waktu pasien meminumnya, gejala, nama farmasi dan nomor telepon farmasi. Beri tahu pasien jika Anda akan menelepon kembali untuk mengonfirmasi bahwa isi ulang telah dipesan.
Video Hari Ini
Dibawa ke kamu oleh Sapling Dibawa ke kamu oleh SaplingMenangani Permintaan Pasien untuk Berbicara dengan Dokter
Dokter Anda akan menentukan apa yang merupakan keadaan darurat yang mengharuskan kehadirannya segera di telepon. Umumnya, dokter tidak menjawab panggilan telepon kecuali dari dokter lain dan anggota keluarga mereka. Semua panggilan lain kecuali panggilan darurat dikembalikan sesuai kenyamanan mereka selama hari itu atau di akhir hari. Yakinkan pasien bahwa dokter akan menelepon kembali, dan berikan perkiraan waktu hari itu jika memungkinkan.
Essentials telepon kantor lainnya
Jangan minum, makan atau mengunyah permen karet saat menjawab telepon. Jawab telepon dengan deringan ketiga. Jangan menggunakan kata-kata dan frasa yang tidak profesional atau tidak profesional. Selalu bertanya sebelum menahan penelepon. Periksa kembali dengan penelepon dalam waktu 30 detik. Jika perlu, tanyakan apakah Anda dapat memanggil kembali pasien dalam beberapa menit. Hindari menunda beberapa panggilan sekaligus. Ingatlah selalu bahwa Anda berada dalam lingkungan profesional.
Praktik pediatrik besar secara rutin menjawab telepon dengan menyebutkan nama bisnisnya dan berkata, "Tolong," sebelum penelepon dapat mengucapkan sepatah kata pun. Cara tidak profesional ini memprovokasi. Itu berhenti ketika salah satu dokter dalam praktek menelepon dan menerima pengobatan yang sama dengan orang tua pasien. Dia segera merevisi protokol penjawab telepon mereka.
