Hampir dua pertiga, atau 64 persen, dari usaha kecil tidak dapat melacak berapa harga perangkat cetak mereka dan juga tidak dapat melacak penggunaannya. Dan jika Anda tidak dapat melacak statistik dasar ini dalam bisnis Anda, Anda tidak akan tahu berapa banyak yang terbuang.
Laporan Bagaimana Mengoptimalkan Anggaran TI Anda Dengan Manajemen Dokumen yang Lebih Cerdas (PDF) dan Survei Keadaan Manajemen SMB oleh Xerox (NYSE: XRX) memberikan wawasan dan solusi berharga untuk mencetak di dunia digital.
$config[code] not foundManfaat Memantau Pencetak Anda
Survei
Survei dilakukan di AS, Prancis, Jerman, dan Inggris, dengan lebih dari 1.000 usaha kecil dan menengah ikut serta. Tujuannya adalah untuk mengetahui bagaimana perusahaan-perusahaan ini mengelola cetak dan dokumen. Rincian penggunaan printer mewakili apa yang terjadi di usaha kecil. Dari bisnis yang diwawancarai, 56 persen melaporkan tagihan dan faktur sebagai proses intensif kertas di organisasi, 53 persen mengatakan pelaporan bisnis dan keuangan sama-sama intensif kertas, dan 51 persen mengatakan formulir SDM dan file karyawan terbang keluar dari printer mereka dalam jumlah besar.
Empat puluh tujuh persen karyawan mengeluh karena mencetak email yang ditambahkan ke bagian yang cukup besar dari penggunaan printer mereka, dan persentase yang sama mengklaim tanda tangan hukum adalah penguras besar pada penggunaan kertas dan printer. Sedikit lebih dari 40 persen bisnis melaporkan persetujuan pembelian, materi pemasaran, dan kutipan pelanggan menghabiskan banyak sumber daya kertas dan pencetakan.
Untuk perusahaan medis, hukum, arsitektur dan desain kecil, hasil cetaknya bisa jauh lebih tinggi dari survei yang ditunjukkan. Dan lebih sering daripada tidak, bisnis ini tidak memiliki penyedia Layanan Cetak Terkelola yang menangani tugas padat karya ini.
Statistik mencolok lain dari survei adalah jumlah waktu yang terbuang untuk proses pencetakan? Menunggu pekerjaan di printer, kehabisan persediaan atau pergi ke toko printer untuk mengambil dokumen menambah waktu yang cukup lama. Biaya, tentu saja, mungkin tidak terlihat, tetapi ada di sana.
Xerox mengatakan di AS waktu tunggu untuk dokumen di bisnis dengan printer pusat bersama adalah sekitar tiga menit untuk setiap karyawan. Ini keluar hingga 13 jam setiap tahun per karyawan. Jadi, bahkan bisnis kecil dengan 10 karyawan dapat mengalami 130 jam waktu terbuang.
Laporan
Laporan "Bagaimana Mengoptimalkan Anggaran TI Anda Dengan Manajemen Dokumen yang Lebih Cerdas" memiliki solusi yang dapat digunakan oleh usaha kecil untuk menghindari masalah yang disoroti oleh survei.
Yang pertama adalah menemukan mitra Layanan Cetak Terkelola untuk membantu mereka mengelola penggunaan printer mereka secara lebih efisien. Dalam sebuah posting di blog Xerox resmi, Manajer Pemasaran Xerox Channel Lisa Graham menulis tentang perlunya bisnis untuk menjadi lebih proaktif dalam menilai penggunaan printer. “Penilaian cetak dapat dengan cepat mengidentifikasi penghematan biaya dan peningkatan efisiensi,” jelas Graham.
Semuanya, mulai dari dokumen yang terbengkalai di baki printer hingga membeli persediaan, mencetak dengan warna yang tidak perlu, dan ketidakefisienan lainnya membebani Anda.
Dengan digitalisasi mengubah hampir setiap bagian dari bisnis Anda, Layanan Cetak Terkelola yang tepercaya atau mitra lain dapat menggabungkan digitalisasi, alur kerja dokumen, pencetakan seluler, teknologi cloud, dan keamanan.
Sebagai masalah yang terpisah namun terkait, laporan itu mengindikasikan 90 persen bisnis telah dilanggar karena pencetakan yang tidak aman.
Kesimpulan
Pada akhir laporan, Xerox merekomendasikan perusahaan dari semua ukuran untuk menemukan mitra Layanan Cetak Terkelola yang tepat, tetapi ini tidak mungkin dilakukan untuk usaha kecil. Laporan ini memberikan informasi berharga bagi mereka yang tidak mampu menyewa layanan tersebut juga.
Dengan memilih printer terbaru dengan solusi pelacakan dan pemantauan, menerapkan praktik terbaik dengan tata kelola yang baik, dan mendidik tenaga kerja Anda, Anda dapat secara efektif mengelola masalah yang terkait dengan penggunaan printer yang tidak diatur. Beberapa solusi termasuk pengaturan standar sehingga semua salinan hitam putih, terintegrasi dengan alur kerja cloud dan seluler, alur kerja otomatis dan mengoordinasikan pembelian persediaan.
Gambar: Xerox
Lebih lanjut dalam: Gadget 1
