Seorang asisten tim membantu memikul beban kerja dengan melakukan tugas-tugas administrasi untuk membebaskan anggota tim kantor untuk tugas-tugas lain. Mereka melangkah masuk untuk membantu proyek-proyek saat ini sehingga anggota yang lebih berpengalaman dapat fokus pada cara-cara untuk meningkatkan proyek, memecahkan masalah atau mengatasi permintaan klien. Bantuan administrasi tambahan sangat penting untuk memenuhi tenggat waktu dan menyelesaikan proyek tepat waktu. Asisten bekerja di bawah pengawasan langsung dari pemimpin tim.
$config[code] not foundTugas Administrasi
Asisten tim membantu tugas-tugas administrasi yang hanya membutuhkan sedikit pengawasan. Mereka menjadwalkan janji temu dengan klien dan memastikan klien menerima dokumen dan piutang tepat waktu. Mereka mengatur pertemuan tim internal dan menyiapkan rencana perjalanan untuk memastikan semua karyawan berada di halaman yang sama. Tanggung jawab lain termasuk: menyortir email berdasarkan kepentingan, memberi tahu anggota tim tentang tenggat waktu mendatang, membuat salinan, menjalankan tugas, menyiapkan dokumen, dan mengatur file elektronik. Ketepatan, keterampilan komunikasi yang efektif, dan perhatian terhadap detail merupakan persyaratan utama pekerjaan.
Data dan Hasil Kerja
Tim kerja sering membutuhkan dukungan administratif tambahan untuk membantu pencatatan, pengelolaan data, dan hasil proyek. Asisten tim membuat catatan selama pertemuan dan menyusun catatan itu ke dalam memo proyek. Mereka mengumpulkan dan memasukkan data dalam file elektronik sehingga anggota tim memiliki catatan untuk mendukung analisis dan hasil proyek mereka. Asisten menyiapkan hasil proyek dengan menambahkan nomor halaman, sampul yang menarik, daftar istilah dan daftar isi untuk laporan tertulis. Keterampilan komputer, keterampilan entri data, dan kekuatan proofreading membantu pelamar menonjol sebagai kandidat pekerjaan yang berkualitas.
Pengaturan Makanan dan Perjalanan
Asisten proyek mengoordinasikan makan siang dan makan malam kantor dengan anggota tim. Mereka memesan dan mengambil makanan untuk karyawan yang bekerja berjam-jam untuk memenuhi tenggat waktu. Mereka membuat pengaturan perjalanan, termasuk penerbangan, penginapan, dan mobil sewaan. Dengan meneliti jadwal konferensi dan menginformasikan anggota tim tentang detail seminar, mereka membebaskan lebih banyak waktu bagi anggota yang berpengalaman untuk fokus pada proyek yang luas dan memakan waktu.
Tanggung Jawab Keuangan
Memastikan tim tetap dalam anggarannya adalah tanggung jawab pekerjaan yang vital. Asisten tim melacak pengeluaran proyek dan membeli kwitansi, dan mereka mencatat angka-angka itu dalam program perangkat lunak akuntansi dan spreadsheet. Mereka tidak membuat keputusan pembelian eksekutif, tetapi mereka memberi tahu pemimpin tim ketika anggaran tampak seolah-olah mereka akan mati suri. Asisten memesan persediaan dan produk saat persediaan mulai menipis. Penganggaran dan pemahaman dasar tentang akuntansi membantu asisten proyek mempertahankan tujuan keuangan yang diusulkan.
