Konferensi dan acara bisnis lebih maju secara teknologi dari sebelumnya. Jika Anda menyelenggarakan acara, ada begitu banyak metode yang dapat Anda gunakan untuk mempelajari tentang para peserta dan terhubung dengan mereka. Dan Anda dapat menggunakan CRM untuk mengumpulkan informasi dan mengelolanya dengan cara yang dapat menguntungkan bisnis Anda.
Berikut ini beberapa kiat tentang cara menggunakan CRM untuk acara, termasuk jenis informasi apa yang harus dikumpulkan dan bagaimana cara mengumpulkannya, dari pakar CRM. Anda dapat membuat acara Anda berikutnya berhasil dengan lebih dari satu cara.
$config[code] not foundLakukan beberapa penelitian
Sebelum acara, ambil daftar orang-orang yang telah mendaftar untuk hadir. Dalam program CRM Anda, pastikan Anda memiliki catatan kontak untuk setiap peserta dan masukkan informasi relevan lainnya yang mungkin Anda miliki. Pertimbangkan untuk menggunakan program seperti Nimble yang membantu Anda mengumpulkan dan mengatur informasi tentang orang-orang melalui jejak online mereka.
Anda juga harus memutuskan beberapa tujuan untuk acara tersebut - apa yang ingin Anda pelajari? Dengan siapa Anda ingin terhubung? Apa lagi yang ingin Anda capai?
Terhubung dengan Peserta Utama
Selain itu, pertimbangkan untuk terhubung secara individual dengan beberapa pemain kunci seperti pembicara atau presenter sebelum acara. CEO Nimble Jon Ferrara merekomendasikan agar para penyelenggara acara, atau bahkan mereka yang menghadiri acara-acara yang ingin mendapatkan hasil maksimal dari mereka, dapat mengambil manfaat dari menjangkau orang-orang di muka.
Dia merekomendasikan untuk menjangkau media sosial dengan membagikan beberapa konten Anda atau menawarkan umpan balik yang berharga. Setelah Anda terhubung dengan seseorang beberapa kali, Anda dapat menyarankan pertemuan di acara tersebut atau meminta masukan tambahan untuk menjadikan acara tersebut lebih baik.
Atur Daftar
Juga sebelum acara, Anda harus menyiapkan beberapa daftar yang akan membantu Anda mengidentifikasi dan mengelompokkan orang-orang yang hadir. Menurut Brent Leary, salah satu pendiri CRM Essentials, ini akan membantu Anda mengatur dan memutuskan cara terbaik untuk terhubung dan menindaklanjuti dengan orang-orang sesudahnya.
Misalnya, Anda mungkin ingin terhubung dengan orang-orang yang bertanggung jawab untuk pemasaran di perusahaan mereka dan yang memiliki otoritas pembelian. Anda akan terhubung dengan orang-orang itu secara berbeda dari orang-orang yang bekerja dalam manajemen dan tidak memiliki hak dalam pembelian pemasaran.
Ajukan Pertanyaan di Acara
Untuk mendapatkan respons paling membantu dari orang-orang, Anda harus mengajukan pertanyaan saat informasi itu masih segar di benak mereka. Ada beberapa cara berbeda untuk mengumpulkan informasi yang Anda butuhkan. Tetapi jika Anda meminta umpan balik dari orang-orang saat mereka benar-benar hadir di acara tersebut, Anda kemungkinan akan mendapatkan lebih banyak tanggapan dan informasi yang lebih akurat.
Otomatiskan Sebanyak Mungkin
Untuk membuatnya lebih mudah pada diri Anda dan orang-orang yang Anda harapkan untuk mendapatkan umpan balik baik selama dan setelah acara, Leary menyarankan mengotomatisasi sebanyak mungkin proses. Atur kontak untuk peserta dalam sistem CRM Anda sebelum acara. Kemudian ketika orang-orang menjawab pertanyaan Anda atau memindai lencana mereka di berbagai sesi di acara tersebut, Anda akan secara otomatis dapat mengumpulkan informasi itu setelah acara selesai.
Keep It Short
Ketika Anda meminta peserta untuk menjawab pertanyaan di acara tersebut, Anda ingin mendapatkan informasi sebanyak mungkin. Tetapi Anda tidak dapat mengharapkan mereka untuk duduk dan melakukan survei selama satu jam. Prioritaskan informasi yang ingin Anda dapatkan dari orang-orang dan tanyakan hanya hal-hal penting. Anda mungkin dapat menemukan lebih banyak saat terhubung dengan orang-orang sesudahnya.
Cari Tahu Siapa dan Mengapa
Informasi apa yang harus Anda kumpulkan? Itu akan sangat tergantung pada tujuan Anda. Tetapi dua informasi yang harus Anda peroleh adalah: 1. siapa yang hadir dan 2.) mengapa mereka datang. Ini berarti setidaknya mendapatkan beberapa informasi latar belakang dasar seperti jabatan dan kemudian mencari tahu mengapa setiap orang memutuskan untuk hadir.
Gunakan Perangkat Lunak Survei Favorit Anda
Untuk benar-benar mengumpulkan informasi ini, Leary menyarankan menggunakan sejumlah program survei yang bekerja dengan CRM Anda. Misalnya, Salesforce dapat berintegrasi dengan beberapa program umpan balik termasuk GetFeedback, SurveyMonkey dan QuestionPro.
Jika Anda menggunakan program yang secara otomatis terhubung dengan CRM Anda, itu akan mencegah Anda dari harus secara manual memasukkan semua data yang Anda kumpulkan di kemudian hari. Tergantung pada ukuran acara Anda, itu bisa menjadi penghemat waktu yang sangat besar.
Manfaatkan Teknologi Seluler
Leary mengatakan tren yang berkembang selama beberapa tahun terakhir di beberapa acara yang dihadiri adalah orang-orang menjawab pertanyaan umpan balik selama acara menggunakan perangkat seluler mereka. Karena sebagian besar orang membawa ponsel mereka ke mana-mana, ini adalah salah satu cara untuk membuat prosesnya lebih mudah bagi para hadirin, ia mengamati.
Berikan Opsi Orang
Anda juga dapat menawarkan beberapa opsi tambahan sehingga orang dapat memilih metode yang paling nyaman bagi mereka. Misalnya, Leary mengatakan beberapa acara memanfaatkan pesan teks sementara yang lain bahkan memiliki aplikasi seluler khusus. Dengan menawarkan opsi yang berbeda, Anda dapat meningkatkan jumlah respons yang Anda dapatkan dari orang-orang. Ini memberi Anda peluang terbaik untuk umpan balik yang akurat tentang acara Anda.
Lacak Aktivitas Peserta
Tetapi Anda juga dapat memperoleh informasi dari orang tanpa harus benar-benar bertanya kepada mereka. Metode populer bagi penyelenggara acara untuk mengumpulkan informasi adalah dengan menggunakan lencana yang dapat dipindai oleh peserta yang menghadiri sesi atau segmen acara yang berbeda.
Misalnya, jika acara Anda menghadirkan pembicara tentang berbagai topik, Anda dapat mempelajari tentang peserta dengan melihat sesi berbicara yang mereka hadiri. Jika Anda ingin secara khusus berhubungan dengan orang-orang yang bekerja untuk perusahaan e-commerce, misalnya, maka Anda dapat menyiapkan segmen untuk orang-orang yang menghadiri sesi terkait dengan industri itu.
Monitor Media Sosial
Alat lain yang berguna untuk memantau umpan balik dan belajar tentang peserta adalah media sosial. Acara sering kali menetapkan tagar yang dapat digunakan orang untuk berbagi umpan balik dan terhubung dengan orang lain. Dengan menelusuri posting di bawah tagar acara Anda, Anda mengetahui apa yang dipikirkan orang tentang acara tersebut. Tetapi Anda juga mempelajari detail dasar yang dapat membantu Anda terhubung dengan mereka di masa depan.
Tambahkan Informasi ke Catatan Kontak
Setelah acara, pastikan informasi yang Anda kumpulkan pada setiap peserta sepenuhnya diperbarui dalam CRM Anda. Anda harus memiliki informasi kontak beserta semua umpan balik yang telah Anda kumpulkan. Ambil detail yang telah Anda kumpulkan dan pisahkan setiap peserta ke dalam segmen yang Anda tunjuk sebelum acara.
Tindak Lanjut Sesaat Setelah
Anda juga dapat terus mengumpulkan informasi dari orang-orang segera setelah acara. Misalnya, kirim catatan singkat melalui email yang berterima kasih atas kehadiran mereka. Kemudian, jika Anda mau, tanyakan kepada mereka apakah mereka akan menjawab beberapa pertanyaan lanjutan. Ini bisa lebih banyak pertanyaan tentang diri mereka sendiri. Atau Anda bisa bertanya bagaimana mereka menikmati acara atau apa yang akan mereka ubah. Umpan balik ini akan membantu Anda melakukan perbaikan pada acara yang Anda rencanakan di masa depan.
Putuskan Bagaimana Terhubung dengan Orang-Orang Maju
Dengan menggunakan berbagai segmen tempat Anda memisahkan peserta, Anda sekarang dapat memutuskan bagaimana menghubungkan lebih jauh dengan setiap grup yang bergerak maju. Misalnya, mengirim informasi kepada orang berdasarkan minat atau industri mereka. Segmen-segmen ini mungkin didasarkan pada informasi yang disediakan oleh peserta Anda sebelum Anda muncul di acara Anda. Tetapi mereka juga mungkin didasarkan pada sesi yang mereka hadiri dan umpan balik yang mereka tawarkan selama acara juga. Jika Anda mencoba mengidentifikasi orang yang bekerja di bidang manufaktur, misalnya, Anda mungkin dapat melakukan itu berdasarkan informasi yang Anda kumpulkan. Hal yang sama berlaku untuk segmen atau ceruk lain yang mungkin ingin Anda hubungkan.
Buat Koneksi yang Berarti
Akhirnya, ingatlah untuk tidak mengandalkan otomatisasi untuk semua interaksi Anda dengan pelanggan, klien, dan kontak lainnya. Nama-nama dalam daftar Anda bukan hanya bagian dari segmen pemasaran tetapi orang-orang nyata. Perlakukan mereka sebagaimana mestinya. Ingat, otomatisasi dapat membuatnya lebih mudah untuk menjangkau sejumlah besar orang sekaligus. Tetapi ada orang-orang tertentu yang harus Anda jangkau secara pribadi. Dalam wawancara telepon dengan Tren Bisnis Kecil, Ferrara menjelaskan:
“Anda harus menambahkan nilai nyata ke percakapan. Jika Anda membangun percakapan otentik dan membayarnya ke depan dari waktu ke waktu, maka orang itu akan mulai melihat Anda sebagai penasihat tepercaya dan kemudian mereka akan cenderung tidak hanya kembali tetapi juga untuk membawa teman. "
Foto Acara melalui Shutterstock
4 Komentar ▼
