Karier sebagai perencana konferensi menawarkan Anda kesempatan untuk bepergian ke tujuan-tujuan menarik sambil bekerja pada berbagai kegiatan bisnis. Anda dapat bekerja sebagai anggota staf in-house untuk sebuah perusahaan, organisasi nirlaba atau perusahaan pertemuan dan acara atau ply perdagangan Anda sebagai konsultan independen. Sebagian besar pekerjaan perencana konferensi datang setelah acara tersebut direncanakan; pengorganisasian dan perhatian terhadap detail adalah ciri-ciri kunci dari pertemuan profesional yang berhasil.
$config[code] not foundPerencanaan
Perencana konferensi membantu mengembangkan pertemuan, bahkan ketika klien memiliki ide-ide rinci. Pada pertemuan perencanaan awal, perencana membahas tujuan klien; tujuan-tujuan ini mungkin termasuk menghasilkan laba, menciptakan rekrutmen anggota dan manfaat retensi atau memberi penghargaan kepada anggota aktif atau profesional industri utama dengan slot berbicara. Tim perencanaan membahas lokasi yang mungkin menarik banyak pengunjung, tanggal terbaik, tema pertemuan, sejarah acara masa lalu, agenda dan kebutuhan logistik.
Penganggaran
Setelah pertemuan awal, seorang perencana konferensi membuat draf pertama anggaran, termasuk proyeksi pendapatan dan pengeluaran terperinci. Setelah klien menyetujui anggaran, perencana bergerak maju dengan menegosiasikan dan memesan tempat serta vendor dan pemasok. Menegosiasikan tarif kamar, biaya katering, harga audio-visual, dan pengeluaran lainnya adalah tanggung jawab utama perencana konferensi. Kemampuan untuk menemukan penawaran terbaik dan mengurangi biaya ini adalah titik penjualan utama bagi banyak profesional pertemuan. Dalam beberapa kasus, perencana berwenang untuk menandatangani kontrak atas nama klien; dalam kasus lain, perencana menyiapkan mereka untuk peninjauan dan tanda tangan klien.
Video Hari Ini
Dibawa ke kamu oleh Sapling Dibawa ke kamu oleh SaplingLogistik
Begitu ada kontrak, perencana mengelola banyak detail yang terkait dengan konferensi. Ini termasuk pemasaran, pendaftaran, membuat lencana, memesan ruang pembicara, menjual iklan, stan dan sponsor, mengatur makanan dan minuman, membuat kegiatan anak-anak dan pasangan, dan mengatur acara di luar seperti turnamen golf dan tenis. Pekerjaan ini membutuhkan banyak pemantauan dan pelacakan, dengan pekerjaan detail menjadi tanggung jawab utama perencana konferensi. Lupa memesan lencana, misalnya, dapat merusak seluruh rapat.
Eksekusi
Selama acara, perencana konferensi sering berada di lokasi, datang lebih awal untuk bertemu dengan staf lokasi. Perencana memonitor pengaturan ruang seminar, area stan pameran dagang, meja registrasi dan area makan dan mencatat semua pengiriman ke venue. Perencana konferensi harus tersedia setiap saat untuk menangani masalah yang muncul. Perencana berpengalaman selalu memiliki rencana cadangan yang siap jika terjadi masalah. Jika klien membayar makanan dan minuman dengan jumlah peserta, perencana mengkonfirmasi nomor kehadiran dengan manajer katering di setiap acara.
Mengikuti
Setelah acara, perencana meninjau semua yang terjadi selama konferensi dan menyiapkan laporan pasca-konferensi. Perencana meninjau dan menyetujui semua kontrak, mensurvei peserta dan menyusun hasilnya, dan mengirimkan faktur untuk setiap stan, iklan, sponsor atau pendaftaran yang belum dikumpulkan. Yang penting, perencana bertemu dengan klien untuk membahas evaluasi acara mereka.
