Setiap bisnis kecil yang menerima kartu kredit tahu tentang tolak bayar. Pengembalian beban adalah ketika transaksi kartu kredit dibalik. Beberapa (tetapi tidak semua) alasan umum untuk tolak bayar meliputi:
- Pelanggan tidak menerima layanan atau barang yang dibeli.
- Layanan atau barang yang dibeli tidak seperti yang diiklankan.
- Pelanggan ditagih jumlah yang salah atau ditagih dua kali.
- Pelanggan tidak mengenali tagihan pada laporan kredit mereka.
- Penipuan, baik sebagai hasil dari pencurian identitas atau kartu kredit digunakan dengan maksud yang disengaja untuk meminta tolak bayar nanti.
Sebagai seorang pedagang, Anda perlu mengetahui barang-barang Anda dan bersikap proaktif. Semakin banyak Anda tahu dan semakin sulit Anda bekerja untuk mengantisipasi dan menghindari masalah, semakin Anda dapat meminimalkan tolak bayar.
Berita baiknya adalah banyak tolak bayar dapat dihindari. Beberapa tips berikut mungkin tampak jelas, tetapi mereka adalah pemblokiran dasar dan penanggulangan yang terkadang gagal dilakukan oleh bisnis.
Berkomunikasi dengan Jelas dan Berikan Informasi Kontak
Terkadang, tolak bayar dapat berasal dari miskomunikasi atau komunikasi tidak jelas.
Beriklan seakurat mungkin dan berikan ketentuan layanan yang jelas. Memberikan informasi yang tidak memadai dapat menyebabkan banyak masalah seperti memberikan informasi yang tidak akurat, terutama jika Anda menjual secara online atau melalui pos dan pelanggan tidak memiliki kesempatan untuk memeriksa item tersebut secara fisik. Kesalahan dalam memberikan rincian sebanyak mungkin jika menjual secara online.
Jika ada masalah, cobalah untuk menyelesaikannya dengan pelanggan secara langsung dan ulangi kebijakan pengembalian Anda jika perlu.
Pastikan transaksi dari bisnis Anda mudah diidentifikasi pada laporan kredit pelanggan. Sebaiknya Anda juga memasukkan nomor layanan pelanggan atau situs web Anda. Dengan cara ini, jika pelanggan tidak mengenali tagihannya, mereka dapat menghubungi Anda secara langsung.
Berikan Layanan Pelanggan Hebat dan Tanggapi Cepat
Layanan pelanggan yang baik membuat pelanggan lebih mungkin untuk datang kepada Anda terlebih dahulu jika mereka tidak puas dengan layanan atau pembelian, memberi Anda kesempatan untuk memperbaiki masalah sebelum tolak bayar diajukan.
Untuk pesanan online, kirim sebelum Anda melakukan transaksi. jika suatu barang kehabisan stok atau ada keterlambatan pengiriman, beri tahu pelanggan untuk mengelola harapan.
Miliki kebijakan pengembalian yang murah hati dan nyatakan dengan jelas di kwitansi penjualan atau situs web Anda. Kemudian pelanggan akan mendatangi Anda untuk pengembalian uang yang mungkin alih-alih melalui proses tolak bayar.
Pengembalian uang atau penggantian adalah dua cara untuk menyelesaikan masalah, tentu saja, tetapi menjadi kreatif juga membantu. Diskon besar untuk pembelian di masa depan mungkin memuaskan pelanggan. Kadang-kadang instruksi atau bantuan untuk menyelesaikan masalah menginstal atau mengoperasikan suatu item mungkin menjadi jawaban. Tetapi Anda tidak akan memiliki kesempatan untuk "membuat yang baik" kecuali Anda merespons dengan cepat dan profesional.
Hindari Kesalahan Teknis
Pengisian daya ganda pada transaksi adalah kejadian yang terlalu umum di zaman teknologi ini. Pastikan Anda memasukkan transaksi ke terminal tempat penjualan Anda hanya sekali dan menyimpannya hanya sekali. Pastikan untuk membatalkan tanda terima penjualan yang salah dan hanya memproses transaksi satu kali.
Jika pelanggan hadir, beri tahu mereka bahwa Anda telah membatalkan transaksi dan merobek kwitansi lama di depan mereka. Jika Anda melihat bahwa pelanggan ditagih dua kali atau salah, segera perbaiki dan kembalikan akun pelanggan. Setorkan kwitansi penjualan dan kwitansi kredit pada pihak pengakuisisi sesegera mungkin. Buat jejak kertas apa pun yang mungkin diperlukan untuk memverifikasi pelanggan mengesahkan transaksi dan menerima pembelian mereka. Pastikan pelanggan telah menandatangani tanda terima. Jika Anda mengirim barang, pastikan untuk mendapatkan konfirmasi pengiriman. Catat draf penjualan Anda dan jangan mengubahnya dengan cara apa pun. Tidak akan banyak membantu bagi Anda untuk memahami masalah yang dapat menyebabkan tolak bayar dan bagaimana cara menghindarinya, jika staf Anda tidak melakukannya. Luangkan waktu untuk tidak hanya menjelaskan apa yang harus dilakukan staf Anda, tetapi mengapa. Dengan begitu Anda memberdayakan staf Anda untuk mengantisipasi masalah dan membuat keputusan setiap hari untuk memuaskan pelanggan. Pikirkan juga secara luas. Bukan hanya staf penjualan ritel atau dukungan pelanggan yang perlu memahami. Pertimbangkan staf seperti webmaster Anda, yang mungkin dapat mencegah duplikasi tagihan kartu kredit online dengan meletakkan pemberitahuan pada halaman Web untuk tidak mengklik tombol kembali selama transaksi online, karena dapat mengakibatkan biaya ganda. Pertimbangkan juga staf pemasaran Anda, yang berada dalam posisi untuk menghindari kesalahpahaman dengan menuliskan deskripsi produk dan ketentuan layanan dengan jelas. Dengan kata lain, pertimbangkan proses pemasaran, penjualan, dan dukungan pelanggan end-to-end Anda. Ada beberapa hal yang dapat Anda lakukan pada titik penjualan untuk menghindari penipuan dan tolak bayar yang dihasilkan. Beberapa kiat cepat meliputi: Anda dapat membaca lebih lanjut tentang mencegah penipuan di tempat penjualan di sini, "Lawan Penipuan Kartu Kredit di Tempat Penjualan." Aturan MasterCard untuk Sejahtera Oleh. Mungkin tidak mungkin menghindari setiap tolak bayar, tetapi mengikuti praktik dan kebijakan terbaik ini pasti akan membantu Anda meminimalkannya. Foto Kredit melalui Shutterstock Tinggalkan Jejak Kertas
Latih Staf - dan Jelaskan Mengapa
Berlatih Teknik Pencegahan Penipuan yang Baik
