Banyak pertemuan bisnis sangat penting untuk komunikasi dan manajemen, menurut sebuah artikel tentang "Bola Bisnis." Namun, orang-orang takut pertemuan yang mereka anggap tidak efisien, tidak terorganisir, dan buang-buang waktu. Sebelum Anda mengirim undangan rapat berikutnya, gunakan daftar periksa rapat untuk mempersiapkannya. Jenis alat ini membantu merampingkan tujuan pertemuan dan mengidentifikasi peserta dan tindakan yang diperlukan.
$config[code] not foundDaftar Periksa Pra-Pertemuan
Perencana rapat yang paling sukses merencanakan terlebih dahulu semua kegiatan dan barang rapat sebelum mengirimkan undangan. Kegiatan pra-pertemuan termasuk memilih hari dan waktu yang nyaman untuk rapat, memesan lokasi pertemuan (seperti ruang konferensi, ruang acara atau ruang restoran pribadi), dan memutuskan siapa yang perlu hadir di pertemuan tersebut. Banyak pertemuan keluar jalur dengan hanya tidak memiliki pembuat keputusan penting di meja atau dengan memiliki terlalu banyak peserta berpendapat yang membuang semua orang dari topik utama. Butir penting lainnya untuk daftar periksa pra-pertemuan adalah agenda rapat, dengan periode waktu untuk setiap bagian atau topik rapat; semua alat presentasi, termasuk koneksi laptop, saluran telepon panggilan konferensi dan selebaran; dan makan siang atau minuman. Sebagian besar perencana rapat juga menunjuk notulen pertemuan saat ini.
Daftar Periksa Rapat
Ketika rapat dimulai, pemimpin rapat paling efisien menggunakan daftar periksa untuk memastikan tidak ada item agenda yang terlewatkan atau dilupakan. Item daftar periksa termasuk menerima panggilan rapat dari para peserta rapat, meninjau kembali catatan pertemuan terakhir dan dengan jelas mendefinisikan agenda rapat saat ini. Sebagian besar agenda pertemuan mencakup definisi masalah, brainstorming solusi, memberikan suara pada solusi dan penyelesaian masalah. Banyak pemimpin rapat memasukkan hal-hal seperti "pastikan untuk meminta dan menerima pendapat dari semua peserta," terutama ketika mereka memiliki peserta yang vokal dan beriman lainnya. Pastikan untuk mendiskusikan langkah selanjutnya sebelum pertemuan berakhir.
Video Hari Ini
Dibawa ke kamu oleh Sapling Dibawa ke kamu oleh SaplingItem-item Daftar Periksa Paska Rapat
Biasanya ada beberapa tindakan yang harus diambil setelah rapat, dan daftar periksa rapat dapat membantu memastikan tidak ada yang dilupakan atau diabaikan. Beberapa item daftar periksa pasca pertemuan mungkin termasuk mengetik catatan rapat, mendistribusikan catatan dan menindaklanjuti langkah selanjutnya. Beberapa item langkah selanjutnya mungkin termasuk meneliti topik lebih menyeluruh, bertemu dengan pemegang saham tambahan atau menetapkan tanggal untuk pertemuan tindak lanjut. Contoh lain dari jenis-jenis item ini adalah menciptakan satuan tugas, mendapatkan umpan balik dari para peserta rapat, dan mengomunikasikan keputusan besar apa pun kepada perusahaan.
