Staf administrasi kantor memberikan bantuan kepada pekerja kantor. Mereka memelihara catatan dan sistem pengarsipan dan seringkali bertanggung jawab atas entri data.Mereka dapat memelihara basis data pelanggan atau inventaris dan menghasilkan korespondensi untuk pengiriman surat, dan mereka membaca dan meneruskan surat ke departemen yang benar. Tujuan keseluruhan dari setiap administrator kantor adalah untuk membuat pekerjaan penyelia mereka lebih mudah.
Manajemen Basis Data
Seorang staf administrasi kantor biasanya tidak diharapkan untuk membangun database tetapi akan diminta untuk memasukkan rincian dan dapat memanggil catatan yang memenuhi kriteria tertentu pada saat pemberitahuan. Mereka juga harus menghasilkan laporan berdasarkan informasi basis data. Laporan-laporan ini biasanya diteruskan kepada anggota staf senior atau disajikan dalam konferensi.
Mempersiapkan Korespondensi
Korespondensi dapat berupa surat tersendiri atau buletin yang ditujukan untuk semua klien. Staf administrasi kantor harus menyiapkan memo dan pengumuman dan mengirimkannya ke semua staf. Staf administrasi kantor diharapkan untuk menangani permintaan email dan membalas email tersebut ke departemen yang sesuai.
Video Hari Ini
Dibawa ke kamu oleh Sapling Dibawa ke kamu oleh SaplingManajemen Jadwal
Janji temu, konferensi perencanaan dan menginformasikan staf tentang jadwal secara tradisional berarti menuliskan semua janji temu di buku harian pusat dan mengirimkan pembaruan mingguan atau harian kepada staf. Sekarang, sebagian besar penjadwalan diselesaikan secara elektronik dengan program manajemen data seperti Outlook, iCal atau Eudora. Ini memungkinkan anggota staf administrasi kantor untuk memperbarui dan menerbitkan beberapa kalender secara elektronik. Ini memungkinkan anggota staf lain untuk memeriksa kalender secara bersamaan, membuat penyesuaian seperlunya.
Jawab Telepon
Staf administrasi kantor menjawab telepon dan berurusan dengan pelanggan atau mentransfernya ke departemen yang lebih cocok untuk menjawab pertanyaan mereka. Merupakan tugas staf administrasi kantor untuk merekam pesan terperinci beserta informasi kontak penelepon.
