Menulis memo kepada bos Anda bisa menjadi tugas yang menantang. Ini adalah kesempatan bagi Anda untuk menulis kepada atasan Anda tentang subjek tertentu yang menurut Anda perlu ditangani. Bisa jadi temuan Anda untuk laporan yang dia minta Anda selesaikan. Ini juga bisa menjadi masalah yang Anda saksikan di kantor yang menurut Anda perlu diperbaiki atau ditangani. Menulis memo yang terorganisir dapat membantu atasan Anda mencerna informasi ini dengan cepat.
$config[code] not foundMulailah dengan tajuk. Judul harus memiliki tanggal memo sedang ditulis, bersama dengan frasa singkat yang menjelaskan tentang apa itu. Dengan cara ini bos Anda tahu kapan masalah ini dibawa ke perhatiannya dan apa masalahnya sebelum membaca sisa memo itu. Sertakan nama bos Anda pada dokumen kalau-kalau ada salah tempat, dan sertakan juga nama Anda sehingga dia tahu siapa yang menulisnya. Jangan berasumsi karena Anda mengirimkan salinannya ke atasan Anda bahwa ia akan ingat siapa yang mengirimkannya kepadanya.
Ringkas apa yang Anda tulis dalam paragraf pertama dalam dua hingga tiga kalimat. Waktu bisa berharga di kantor. Jangan sertakan pendapat Anda dalam ringkasan ini, cukup nyatakan fakta masalah ini.
Berikan poin-poin penting dari masalah ini di bagian kedua memo Anda. Ini dapat dilakukan sebagai daftar berpoin atau garis besar. Jangan melewati halaman pertama dengan poin kunci Anda, kategorikan mereka jika Anda merasa itu akan membuat atasan Anda lebih mudah untuk memahami bagaimana poin kunci berhubungan satu sama lain.
Sertakan informasi latar belakang tentang masalah untuk atasan Anda. Beri tahu bos Anda dari mana Anda mendapatkan informasi ini. Pada titik ini jika atasan Anda telah memutuskan masalah yang Anda ajukan dalam memo itu penting, ia dapat mengatasinya secara langsung atau melanjutkan membaca untuk informasi lebih lanjut.
Masukkan ide-ide Anda tentang cara mengatasi masalah yang telah Anda angkat. Jangan berasumsi bahwa bos Anda akan dapat mengatasi masalah ini dengan Anda secara pribadi. Dia mungkin memiliki kesempatan itu, tetapi jika dia tidak bisa, Anda ingin masukan Anda dalam memo untuk dibaca saat masalah itu masih segar di benaknya. Berikan nomor atau informasi yang relevan yang mendukung ide Anda tentang solusi.
Minta atasan Anda untuk menindaklanjuti dengan Anda mengenai memo yang telah Anda kirim. Minta agar bos Anda membalas surat Anda, menelepon Anda, atau mengatur pertemuan dengan Anda untuk membahas informasi dalam memo Anda. Ini akan membuat atasan Anda tahu apa yang Anda rasakan sebagai metode komunikasi terbaik untuk menangani masalah yang Anda angkat dalam memo Anda.
Tip
Jika bos Anda berada di kantor yang sama dengan Anda, cetak salinan memo untuknya. Anda juga dapat mengiriminya melalui email, tetapi dengan mencetak salinannya, ia akan menyelamatkannya jika ia ingin membacanya di luar kantor atau jauh dari mejanya.
Peringatan
Merupakan ide yang bagus untuk menghindari membiarkan perasaan atau emosi pribadi tercermin dalam memo Anda. Hindari melakukan serangan pribadi terhadap orang lain atau ide-ide mereka di memo Anda, ingatlah bahwa dokumen Anda dapat ditinjau oleh individu selain bos Anda.
