Sistem pengarsipan menetapkan prosedur kantor yang mengatur informasi sesuai dengan aturan yang konsisten yang membuatnya mudah untuk menemukan informasi. Sistem pengarsipan mengatur dokumen yang dikirim individu dan organisasi lain ke perusahaan, catatan kegiatan internal perusahaan, dan catatan informasi yang dikirimkan perusahaan ke perusahaan dan individu lain.
Kotak masuk dan Kotak keluar
Kotak keluar menyimpan dokumen keluar sebelum didistribusikan. Dokumen keluar termasuk surat keluar, faks atau dokumen untuk memindai dan mengirim email ke entitas di luar organisasi. Kotak masuk menyimpan dokumen yang masuk sebelum diajukan atau didistribusikan secara internal. Dokumen-dokumen ini termasuk memo; dokumen yang merinci proyek, inisiatif, atau klien baru; dan dokumen-dokumen yang datang melalui pos. Beberapa kotak masuk memiliki dua bagian. Satu bagian memegang dokumen yang memiliki file yang ada dan bagian lain memegang dokumen yang membutuhkan file baru.
$config[code] not foundFile dan Kategori
File adalah folder yang menyimpan informasi yang dimiliki bersama sesuai dengan nama, tanggal, subjek, lokasi, proyek atau data lainnya. Beberapa file dikelompokkan berdasarkan kategori. Seringkali kategori ini diberi warna dan folder atau stiker berkode warna digunakan untuk memudahkan referensi ke kategori ini. Sistem pengarsipan menetapkan penempatan logis file individual dalam suatu kategori. Misalnya, kantor dokter mungkin memiliki kategori kode warna yang sesuai dengan setiap huruf alfabet untuk nama belakang pasien. Sistem pengarsipan lainnya mengatur file berdasarkan kategori, posisi, numerik, geografis, dan kronologis.
Video Hari Ini
Dibawa ke kamu oleh Sapling Dibawa ke kamu oleh SaplingKorespondensi
Email yang masuk disimpan dalam file yang berkaitan dengan informasi pada dokumen. Perusahaan memasukkan salinan tanggapan ke surat masuk dalam file yang sama dengan dokumen masuk yang asli. Beberapa perusahaan mencap fotokopi tanggapan yang telah diselesaikan untuk membedakannya dari tanggapan yang belum disampaikan. Demikian juga, fotokopi dokumen yang keluar disimpan dalam file yang berkaitan dengan informasi pada dokumen, dan disimpan dalam file yang sama dengan respons yang diterima perusahaan terhadap dokumen-dokumen itu.
Distribusi Internal
Kotak masuk memuat dokumen-dokumen yang didistribusikan dalam suatu organisasi termasuk surat untuk masing-masing karyawan, memo dan dokumen fisik lainnya yang diterima oleh masing-masing karyawan. Dokumen kotak masuk internal didistribusikan kepada karyawan dengan menempatkan dokumen dalam kotak drop karyawan, dan kadang-kadang dengan memindai atau mengirim faks dokumen ke karyawan jarak jauh.
Kunci Pengarsipan
Jika tidak ada file yang ada yang secara logis sesuai dengan dokumen baru maka file baru dibuat untuk menyimpannya. Demikian juga, kategori baru dibuat untuk dokumen baru jika tidak ada kategori yang ada yang sesuai dengan dokumen. Kunci file memberikan indeks untuk sistem pengarsipan. File kunci mendaftar dan mengkodekan semua kategori dalam sistem pengarsipan, dan menunjukkan bagaimana informasi diatur dalam setiap kategori. Setiap kali kategori baru dibuat, kunci file diperbarui dan didistribusikan ke seluruh staf atau ditampilkan di titik referensi pusat.
