Asisten otomatisasi kantor adalah judul posisi dukungan administratif bersama dalam pemerintah Amerika Serikat. Berbagai lembaga dan departemen seperti Departemen Dalam Negeri, Departemen Tenaga Kerja, Administrasi Kesehatan Veteran, Penegakan Imigrasi dan Bea Cukai dan Departemen Pertanian mempekerjakan orang sebagai asisten otomatisasi kantor. Pegawai federal ini bertanggung jawab atas serangkaian tugas administrasi yang membantu pekerjaan agensi tempat mereka bekerja.
$config[code] not foundAsisten Otomasi Kantor
Asisten otomatisasi kantor memfasilitasi komunikasi kantor dan memelihara lingkungan kerja yang profesional. Mereka dapat menjawab panggilan telepon, meneruskan panggilan, menerima pesan, menerima pengunjung ke kantor dan mengantar pengunjung saat mereka berada di kantor. Asisten otomatisasi kantor dapat menjawab email dan surat yang bersifat umum, memenuhi permintaan umum untuk informasi, meneruskan korespondensi teknis atau khusus kepada orang yang paling terindikasi dan mendistribusikan surat luar ke staf kantor. Selain itu, asisten otomatisasi kantor mendistribusikan komunikasi antar-kantor dan memelihara papan buletin kantor.
Informasi dan Produksi
Asisten otomatisasi kantor bertanggung jawab untuk memproduksi dan meningkatkan materi tertulis. Mereka dapat menulis, memformat, dan mengedit laporan, surat, formulir, memorandum, dan jenis dokumen lainnya. Mereka memelihara catatan dan file, dalam format fisik atau elektronik, termasuk lembar waktu kantor dan catatan kehadiran, dan mengirimkannya sesuai petunjuk. Asisten otomatisasi kantor juga memperbarui manual dan instruksi prosedural kantor sesuai kebutuhan.
Video Hari Ini
Dibawa ke kamu oleh Sapling Dibawa ke kamu oleh SaplingPerencanaan dan Penyediaan
Asisten otomasi kantor merencanakan dan menyediakan bagi anggota staf untuk melakukan perjalanan bisnis resmi serta operasi kantor yang teratur. Mereka dapat menyiapkan rencana perjalanan, mengatur transportasi, membuat reservasi hotel dan pemesanan perjalanan, mengumpulkan otorisasi perjalanan, menyiapkan voucher perjalanan dan tugas terkait perjalanan lainnya. Mereka dapat menyiapkan brief dan materi presentasi untuk staf dalam persiapan untuk perjalanan mereka. Asisten otomatisasi kantor juga memperkirakan kebutuhan akan persediaan kantor, menerima permintaan untuk barang-barang khusus, mengikuti prosedur yang ditetapkan untuk mendapatkan persediaan dan kemudian mendistribusikan persediaan. Asisten otomatisasi kantor mengikuti prosedur yang ditetapkan untuk mengatur teknisi perbaikan ketika ada masalah dengan peralatan kantor.
Klerus dan Administrasi
Asisten otomatisasi kantor memenuhi kebutuhan klerikal kantor. Mereka mungkin diminta mengetik dokumen, mencatat dikte, mengambil menit rapat, membuat fotokopi, mengirim faks, mengarsipkan kertas, dan mengisi kembali persediaan kantor. (Faktanya, kecepatan mengetik 40 kata per menit atau lebih cepat adalah persyaratan pekerjaan itu.) Selain itu, asisten otomatisasi kantor harus melakukan tugas staf administrasi lainnya ketika mereka tidak ada.
