Ketika seorang klien masuk ke kantor, resepsionis adalah orang pertama yang akan dia temui. Resepsionis adalah penghubung antara publik dan perusahaan tempat mereka bekerja, dan untuk alasan itu mereka harus mengetahui semua kebijakan dan prosedur kantor. Mereka mungkin tidak dapat menjawab setiap pertanyaan yang dimiliki klien, tetapi mereka harus selalu dapat mengarahkan klien ke seseorang yang bisa.
Sambut Pengunjung
Tugas utama resepsionis adalah menyapa pengunjung dan mengarahkan mereka ke kantor atau administrator yang sesuai. Resepsionis adalah wajah publik perusahaan mana pun, dan harus ramah, membantu, dan memahami semua prosedur dan kebijakan kantor. Ini mungkin berbeda dari satu kantor ke kantor lainnya. Sebagai contoh, seorang resepsionis medis perlu mengetahui cara memperoleh informasi asuransi dari setiap pasien dan bagaimana cara mengumpulkan pembayaran bersama jika perlu. Meskipun mereka tidak perlu menjawab pertanyaan medis, mereka harus tahu kepada siapa harus mengarahkan pasien jika mereka memiliki masalah. Seorang resepsionis di kantor hukum tidak boleh menawarkan nasihat hukum, tetapi dia harus tahu siapa di kantor mereka yang memiliki keahlian untuk bekerja dengan klien dan segera mengarahkannya ke orang itu.
$config[code] not foundTerapkan Kebijakan Kantor
Dalam beberapa kasus, resepsionis bertanggung jawab untuk menegakkan kebijakan dan prosedur kantor. Kebijakan kantor tertentu akan berbeda dari satu kantor ke kantor lainnya, tetapi biasanya dirancang untuk melindungi keselamatan dan kesejahteraan karyawan dan pelanggan di kantor. Kebijakan kantor dapat mencakup larangan merokok, minum minuman beralkohol, dan melakukan pelecehan seksual atau verbal di kantor atau area resepsi. Banyak kantor juga memiliki kode berpakaian dasar, dan mengharuskan setiap orang memasuki kantor untuk mengenakan sepatu dan pakaian yang sesuai. Kebijakan kantor dasar lainnya mencakup jam operasi, penagihan, dan cara memberi tahu klien tentang setiap perubahan layanan atau biaya. Seperti semua karyawan, resepsionis harus mengetahui kebijakan kantor dan memiliki buku pegangan karyawan yang tersedia setiap saat.
Video Hari Ini
Dibawa ke kamu oleh Sapling Dibawa ke kamu oleh SaplingMasalah Privasi dan Kerahasiaan
Di banyak kantor, resepsionis bertanggung jawab untuk mengajukan sejumlah besar informasi. Ini dapat mencakup catatan pekerjaan klien, sejarah hukum atau medis, informasi alamat dan kontak, atau informasi keuangan. Meskipun majikan resepsionis mungkin memiliki akses lengkap ke informasi itu, resepsionis tidak boleh membaginya dengan siapa pun di luar kantor atau dengan personel yang tidak berwenang di dalam kantor atau tempat kerja. Kebijakan Office memberikan aturan ketat tentang hak privasi klien dan seringkali menyertakan hukuman karena mengeluarkan informasi yang tidak sah. Karena resepsionis dipercayakan dengan informasi yang sangat pribadi, mereka harus mengetahui kebijakan ini dan selalu mematuhinya. Resepsionis juga harus dapat memberi tahu pelanggan tentang hak privasi mereka, dan menjawab pertanyaan apa pun yang mungkin mereka miliki tentang masalah ini.
