Mengirim surat pengaduan ke HR adalah langkah penting dalam mendokumentasikan masalah tempat kerja yang serius. Selain memberi tahu SDM tentang masalah ini, surat Anda memberikan catatan tentang keluhan Anda. Keluhan Anda lebih mungkin mendapatkan perhatian yang layak jika Anda secara singkat menyatakan fakta dan dengan cermat mengoreksi surat Anda untuk kesalahan faktual, ejaan, dan tata bahasa.
Katakan masalahnya
Mulailah surat dengan menyatakan secara singkat masalahnya. Misalnya, "Saya prihatin dengan kondisi yang tidak aman di departemen akuntansi." Jika manual sumber daya manusia Anda merinci bagaimana karyawan harus mendekati keluhan, sebutkan fakta ini. Anda dapat menulis, "Sebagaimana diamanatkan oleh kebijakan SDM, saya telah membahas masalah ini dengan penyelia saya pada beberapa kesempatan, tetapi tidak ada tindakan yang diambil untuk mengatasi masalah tersebut." Jelaskan bahwa sesuai kebijakan perusahaan, Anda sekarang mendaftarkan pengaduan resmi dan ingin HR untuk menyelidiki situasi ini.
$config[code] not foundDetail Masalahnya
Jelaskan masalah secara rinci. Situs web HR Zone menyarankan untuk membagi keluhan menjadi poin-poin penting yang mencakup berbagai aspek keluhan Anda. Satu poin mungkin menyebutkan tanggal bahwa air mulai bocor ke departemen akuntansi, bersama dengan tindakan yang Anda ambil untuk melaporkan kebocoran. Yang lain mungkin mencantumkan tanggal bahwa seorang karyawan terpeleset di lantai yang basah, sementara yang lain mungkin menyebutkan masalah jamur yang menjadi penyebab masalah kesehatan karyawan. Jelaskan apa yang Anda lakukan untuk melaporkan atau memperbaiki situasi dan melampirkan salinan email, korespondensi atau bahan pendukung lainnya, termasuk daftar saksi untuk setiap peristiwa.
Video Hari Ini
Dibawa ke kamu oleh Sapling Dibawa ke kamu oleh SaplingUsulkan Solusi
Jelaskan apa yang Anda ingin perusahaan lakukan untuk mengatasi masalah tersebut. Dalam hal kantor yang bocor dan berjamur, Anda mungkin meminta departemen dipindahkan ke lokasi lain sementara atap diperbaiki dan cetakan dilepas. Jika keluhan melibatkan kesulitan dengan rekan kerja, Anda dapat meminta rapat untuk merinci dengan jelas tanggung jawab atau tugas individu. Meskipun perusahaan tidak harus mengimplementasikan solusi Anda, penting untuk memberi tahu SDM bahwa Anda telah memikirkan masalah dengan serius dan berinvestasi dalam hasilnya.
Minta Balasan
Akhiri surat dengan meminta HR untuk menerima surat Anda secara tertulis. Balasan tertulis memberikan bukti bahwa keluhan Anda diterima. Sebutkan bahwa Anda bersedia untuk bertemu dengan HR untuk membahas masalah secara lebih rinci jika diperlukan. Nyatakan bahwa Anda ingin menerima tanggapan yang menjelaskan apa yang akan dilakukan SDM untuk memperbaiki masalah dalam 30 hari atau dalam batas waktu yang disebutkan dalam buku pegangan SDM Anda. Sebutkan bahwa Anda mengharapkan keluhan Anda ditangani secara diam-diam dan rahasia. Berterimakasihlah kepada HR untuk pertimbangannya dan berikan informasi kontak Anda.
