Jika Anda adalah salah satu dari jutaan karyawan yang menghabiskan rata-rata 21 persen dari waktu mereka dalam rapat, Anda tahu mereka menyita waktu dan sering menggagalkan daftar tugas harian Anda.Anda mungkin tidak dapat membatalkan semuanya (meskipun beberapa perusahaan menargetkan hari bebas rapat), tetapi Anda dapat membuatnya lebih produktif. Inilah cara memimpin rapat yang tidak akan membuat rekan kerja Anda tidur atau menyia-nyiakan waktu siapa pun.
$config[code] not foundTetapkan Agenda
Kedengarannya mudah, bukan? Tetapi jika Anda tidak memiliki agenda yang mencantumkan item tertentu, ada kemungkinan pertemuan akan mengalihkan topik dan percakapan akan berputar pada apa pun mulai dari skor game hingga keluhan kecil. Kendalikan dengan mengirimkan agenda kepada peserta sebelumnya. Mintalah semua orang bersiap untuk membahas item yang disertakan, dan juga menawarkan kesempatan bagi peserta untuk menambahkan item agenda menit terakhir jika mereka merasa itu sangat penting untuk diskusi.
Minta Semua Orang untuk Berkontribusi
Selain menetapkan agenda dan meminta semua orang bersiap, ambil langkah ekstra dan sebutkan tugas tugas khusus untuk semua orang. Itu mungkin sesederhana membuat semua orang menghabiskan satu menit di awal menyajikan sorotan utama dari pekerjaan / tim mereka untuk minggu atau bulan terakhir. Untuk pertemuan yang membahas proyek yang sedang berjalan, semua orang mungkin perlu siap untuk membahas temuan atau menawarkan perbaikan. Sebagai contoh, saya pernah bekerja di sebuah perusahaan di mana karyawan membuat kekacauan dapur dan tidak ada pengingat dari HR memecahkan masalah. Tim manajemen mengadakan pertemuan untuk membahas solusi. Kami semua diminta untuk datang dengan setidaknya dua ide. Dengan begitu kami dapat berbicara melalui ide-ide konkret dan memilih untuk mengejar dua teratas. Sebagai bonus tambahan, kami menyelesaikan tugas dalam 45 menit alih-alih satu jam penuh yang telah diberikan.
Video Hari Ini
Dibawa ke kamu oleh Sapling Dibawa ke kamu oleh SaplingTinggalkan Laptop di Meja Anda
Kecuali Anda menjalankan rapat dan memberikan presentasi yang luar biasa (bukan PowerPoint yang lain, tolong), buang laptop. Para ahli merinci bagaimana menatap layar kita menghambat interaksi dan empati sehingga lebih sulit untuk mencapai konsensus. Selain itu, gangguan menghabiskan waktu dan membuat pertemuan-pertemuan itu berlangsung lebih lama dari yang dibutuhkan. Jika Anda ingin membuat catatan, menggunakan pena dan kertas, penelitian telah menemukan orang yang menulis sesuatu dengan cara kuno sebenarnya menyimpan lebih banyak informasi.
Buat Daftar Peserta singkat
Anda tidak memerlukan input seluruh tim pada tahap awal perencanaan. Meskipun Anda tidak ingin meninggalkan orang-orang yang kritis terhadap proses tersebut, Anda juga tidak perlu 50 orang. Tentukan pemangku kepentingan penting untuk setiap pertemuan. Jika ini adalah proyek jangka panjang, para pemangku kepentingan tersebut akan bergeser dengan proyek tersebut, tetapi tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan berikut sebelum mengirim undangan: Apakah orang tersebut adalah ahli materi pelajaran, apakah mereka membuat keputusan anggaran atau keuangan, dan apakah mereka diperlukan dalam fase ini dari proses? Ingat, hanya karena seseorang bukan bagian dari pertemuan itu tidak berarti mereka tidak boleh terus diperbarui. Tetapkan orang-orang tertentu untuk berbagi informasi di luar kelompok inti untuk memastikan bahwa tim tidak merasa dibiarkan dalam kegelapan.
