Tujuan utama manajer kantor adalah untuk memastikan bahwa fungsi administrasi perusahaan melampaui tujuan organisasi, apakah itu bisnis nirlaba atau nirlaba. Tanggung jawab Anda sebagai manajer kantor meliputi mengawasi operasi kantor, merancang dan mengimplementasikan kebijakan perusahaan, menyiapkan daftar gaji, mengelola catatan perusahaan dan klien, dan mengelola staf. Anda juga diharapkan untuk mengatur sistem pengarsipan elektronik dan kertas, mengawasi inventaris, dan membantu mempertahankan anggaran tahunan. Manajer kantor melapor kepada manajemen tingkat atas dan memberi tahu mereka tentang kebutuhan dan kekhawatiran kantor.
$config[code] not foundKomunikasi Pegawai
Salah satu tujuan utama Anda adalah untuk memastikan bahwa staf administrasi dan kementerian menjaga tanggung jawab pekerjaan mereka. Adalah tugas Anda untuk mengawasi tugas administrasi harian, seperti pencatatan, pengarsipan, transaksi keuangan, inventaris, dan korespondensi klien. Anda harus berkomunikasi dengan karyawan di semua departemen untuk memastikan semua orang pada halaman yang sama mengenai tujuan, kebijakan, dan anggaran perusahaan. Anda juga akan memberi tahu karyawan tentang pengumuman perusahaan, perubahan kebijakan, rapat staf, langkah-langkah keamanan yang direvisi dan pemeliharaan atau perbaikan kantor yang akan datang.
Operasi Kantor
Anda juga bertanggung jawab untuk memastikan operasi kantor berjalan dengan lancar. Sambut pengunjung dan arahkan mereka ke kantor atau ruang pertemuan yang sesuai untuk menghilangkan ruang kerja yang padat. Berkomunikasi dengan tuan tanah, perusahaan utilitas, layanan telepon, dan penyedia Internet untuk memastikan semua sistem informasi berfungsi dengan baik. Anda harus mengelola inventaris untuk memastikan persediaan kantor selalu tersedia bagi karyawan. Anda mungkin memeriksa peralatan kantor dan melakukan perawatan ringan pada komputer kantor, sehingga mereka beroperasi secara efektif. Tujuan utamanya adalah untuk memecahkan masalah administrasi, sehingga karyawan dapat menyelesaikan pekerjaan mereka dengan segera.
Video Hari Ini
Dibawa ke kamu oleh Sapling Dibawa ke kamu oleh SaplingManajemen keuangan
Sebagai manajer kantor, tujuan utama Anda adalah untuk unggul dalam manajemen uang untuk memastikan perusahaan tetap dalam batasan anggarannya. Anda harus berkonsultasi dengan pimpinan departemen untuk memastikan proposal anggaran dipenuhi. Anda dapat membuat lembar kerja keuangan yang menguraikan biaya yang diharapkan untuk persediaan, kontrak, dan peralatan untuk setiap departemen. Persiapkan anggaran keuangan tahunan, yang diperlukan untuk menutupi pengeluaran kantor dan biaya operasional lainnya, sehingga manajemen tingkat atas dapat membuat keputusan keuangan yang tepercaya.
Pemeliharaan fasilitas
Anda juga diharapkan mengawasi dengan cermat fasilitas untuk memastikan mereka aman, aman, bersih dan terawat dengan baik. Anda harus memastikan bahwa kantor memiliki rencana evakuasi kebakaran yang disetujui kota, alat pemadam kebakaran yang memadai dan peralatan P3K. Adalah tanggung jawab Anda untuk meyakinkan karyawan bahwa tidak ada risiko kesehatan, masalah lingkungan, atau masalah keamanan di ruang kerja kantor. Anda juga harus menjadwalkan perbaikan pada peralatan yang tidak berfungsi, termasuk sistem mekanis dan listrik serta komputer, dan menyewa pembersih profesional untuk membersihkan area kerja. Rencana evakuasi pasca kebakaran, dokumen tempat kerja yang dikeluarkan negara, dan kebijakan perusahaan di lokasi yang terlihat di seluruh kantor, sehingga karyawan tetap mendapat informasi tentang prosedur darurat dan peraturan penting.
