Manajemen catatan memungkinkan perusahaan untuk mempertahankan dan memaksimalkan nilai informasi dengan menyimpannya dengan benar, melindunginya dan memastikannya tersedia dan dapat diakses di masa depan. Seorang manajer catatan memainkan peran penting dalam memastikan bahwa informasi sebagai aset dalam perusahaan aman dan dikelola dengan baik. Pelamar membutuhkan jurusan kuliah di bidang administrasi perpustakaan dan arsip, atau bidang terkait erat. Pekerjaan itu juga membutuhkan pemikiran kritis, keterampilan memecahkan masalah dan kemampuan untuk secara aktif memantau dan mengoordinasikan banyak informasi.
$config[code] not foundMerancang dan Menerapkan Sistem Manajemen Arsip
Perusahaan menghasilkan banyak informasi yang berkaitan dengan penjualan, pemasaran, sumber daya manusia dan stok. Tanpa sistem manajemen yang tepat, mengidentifikasi, menyimpan, mengedarkan, dan membuang catatan bisa menjadi tantangan yang sulit dan melelahkan. Manajer catatan mengawasi desain dan implementasi sistem manajemen catatan dan catatan elektronik seperti menyimpan file karyawan dalam urutan abjad. Manajer catatan juga dapat merancang sistem referensi untuk membantu pengguna mengakses catatan dan memastikan bahwa karyawan menyimpan catatan cetak dalam format elektronik atau sistem cadangan lainnya sebelum membuangnya.
Mengawasi Implementasi Kebijakan
Manajer arsip mendefinisikan dan mengklasifikasikan catatan berdasarkan aksesibilitas dan relevansinya dengan pemangku kepentingan internal dan eksternal. Misalnya, pemegang saham dapat memiliki akses ke laporan keuangan tahunan perusahaan tetapi bukan data karyawan. Dalam organisasi pemerintah, manajer memastikan bahwa publik hanya mengakses informasi yang tidak membahayakan keamanan atau inovasi negara. Seorang manajer catatan juga menguraikan prosedur di mana karyawan merilis catatan kepada pihak luar seperti auditor, lembaga federal dan pemegang saham.
Video Hari Ini
Dibawa ke kamu oleh Sapling Dibawa ke kamu oleh SaplingLatihan
Seorang manajer catatan merancang dan mengimplementasikan program-program pelatihan dan penyadaran untuk memberi tahu karyawan tentang cara menangani catatan sesuai dengan kebijakan dan pedoman perusahaan. Dia memastikan bahwa karyawan memahami kebijakan manajemen catatan seperti kerahasiaan, akurasi dan keaslian. Kegagalan untuk mematuhi aturan menghasilkan akibat, yang manajer catatan menjelaskan kepada karyawan di departemennya. Juga merupakan tanggung jawabnya untuk mengambil karyawan baru melalui orientasi dan menentukan ruang lingkup pekerjaan mereka di dalam departemen catatan. Manajer catatan juga mengidentifikasi kebutuhan dalam keterampilan karyawan, seperti kemampuan untuk menerapkan teknologi baru dalam mengelola catatan elektronik, dan mengatur solusi pelatihan yang menjaga keterampilan mereka diperbarui.
Keamanan dan Penyimpanan Catatan
Tanggung jawab penting lain dari manajer arsip adalah untuk memastikan keamanan dan aksesibilitas catatan. Manajer mengawasi penyimpanan catatan yang aman dengan menerapkan sistem keamanan. Misalnya, ia dapat menganggarkan dan mengimplementasikan instalasi kamera untuk memantau aktivitas di perpustakaan catatan. Manajer juga dapat memastikan bahwa karyawan tertentu memiliki kata sandi ke database untuk menjamin bahwa hanya personil yang berwenang yang mengakses catatan.
