Mempekerjakan seorang karyawan adalah salah satu hal terpenting yang akan dilakukan oleh pemilik usaha kecil, tetapi hanya sedikit yang memiliki pengalaman melakukannya.
Di bawah ini adalah daftar untuk membantu Anda mendapatkan hasil yang lebih baik secara konsisten. Jika Anda baru mempekerjakan karyawan, atau hanya memiliki karyawan keluarga, mulailah dari sini:
Dapatkan nomor ID Federal
Sebelum merekrut karyawan, Anda dapat meminta CPA atau pengacara untuk mendaftar ke IRS untuk Anda. Tetapi melakukannya sendiri sangat mudah. IRS memungkinkan aplikasi online (klik di sini untuk aplikasi IRS online). Ini adalah salah satu hal yang lebih mudah diatur oleh IRS. Anda perlu mengetahui informasi tentang perusahaan Anda, LLC, atau kemitraan termasuk bulan dan negara tempat ia dibentuk.
$config[code] not foundSelain itu, setidaknya satu individu harus memasukkan nomor Jaminan Sosial mereka sebagai pihak yang bertanggung jawab.
Terakhir, Anda perlu mengetahui cara entitas Anda dikenakan pajak (mis. S-Corp.). Jika Anda tidak yakin, tanyakan kepada pembuat pajak Anda. Anda akan menerima EIN (Nomor identifikasi pemberi kerja) dalam bentuk surat segera online setelah aplikasi selesai. Aplikasi kertas juga tersedia jika Anda mau (Formulir SS-4).
Pertimbangkan Rekening Giro Terpisah
Ada dua alasan utama Anda ingin melakukan ini sebelum mempekerjakan seorang karyawan. Salah satunya adalah perlindungan penipuan. Selalu, karyawan Anda akan mendapatkan nomor ini, dan membatasi jumlah yang ada di akun membatasi potensi kerusakan. Penipuan bank, penipuan elektronik dan cek, terus berkembang. Biaya akun terpisah adalah asuransi murah.
Alasan kedua adalah untuk memisahkan pajak gaji Anda. Menjaga agar pajak gaji Anda tetap terkini adalah hal nomor satu yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan peluang kesuksesan bisnis Anda. IRS dan negara bagian tidak bermain bagus saat mengumpulkan pajak-pajak ini. Hukuman mereka menyita, dan mereka akan berusaha mengambilnya dari Anda secara pribadi. Paling mudah untuk memisahkan pajak gaji dengan masing-masing daftar gaji menjadi akun terpisah.
Ketahui Persyaratan Pengajuan Gaji Anda
Anda dapat melihat persyaratan IRS secara terperinci di sini, tetapi sebagian besar pemilik bisnis masuk dalam kategori file triwulan dan pembayaran bulanan. IRS juga mengumpulkan Pajak Pengangguran Federal (FUTA), yang umumnya jatuh tempo setiap tiga bulan, dan dilaporkan setiap tahun.
Terakhir, formulir W2 harus diberikan kepada karyawan pada 31 Januari tahun berikutnya, dan diajukan ke Administrasi Jaminan Sosial pada akhir Februari. Merupakan ide yang bagus untuk merekonsiliasi informasi yang telah Anda kirim ke IRS sepanjang tahun dengan W2 yang Anda kirim ke SSA, karena IRS akan melakukannya. Mereka biasanya tidak melakukannya selama setahun, jadi selamatkan diri Anda dari kejutan yang tidak menyenangkan.
Semua pembayaran federal harus dilakukan melalui Sistem Pembayaran Pajak Federal Elektronik (EFTPS), dan Anda harus mendaftar, jadi jangan menunggu sampai pembayaran jatuh tempo. Negara umumnya memiliki pemotongan pajak penghasilan mereka sendiri serta pajak pengangguran. Selain itu, beberapa kota memungut pajak penghasilan. Pastikan Anda memeriksa semua persyaratan negara bagian dan lokal Anda. Inilah tempat yang bagus untuk memulai.
Semua ini terdengar agak luar biasa? Saya setuju. Itu sebabnya sekitar 60 persen pemilik usaha kecil melakukan outsourcing proses penggajian. Ini jauh lebih murah daripada membayar denda keterlambatan.
Kompensasi Pekerja
Ini berbeda di setiap negara, tetapi aman untuk mengasumsikan jika Anda memiliki karyawan yang sudah ada (termasuk anggota keluarga) atau akan mempekerjakan seorang karyawan, maka Anda memerlukan kompensasi pekerja. Sistem kompensasi pekerja diatur untuk membayar biaya medis dan kerusakan bagi karyawan yang terluka di tempat kerja. Sekali lagi ini bervariasi di setiap negara, tetapi jika Anda tidak membawa kompensasi pekerja, Anda akan dikenakan denda oleh negara bahkan jika tidak ada yang terluka. Berikut adalah daftar situs web masing-masing negara bagian untuk kompensasi pekerja.
Buat Paket Perekrutan Baru
Meskipun Anda hanya dapat mempekerjakan satu atau dua karyawan setahun, memiliki dokumen di satu tempat akan memastikan Anda tidak kehilangan apa pun ketika Anda melakukannya.
Untuk setiap karyawan, Anda harus memiliki formulir IRS W-4 dan formulir UCIS I-9. Barang-barang opsional yang akan berbeda-beda menurut majikan meliputi: Aplikasi Ketenagakerjaan (lihat di bawah), Surat Penawaran (lihat di bawah), Rilis Pemeriksaan Latar Belakang (lihat di bawah), Rilis Pengujian Obat (lihat di bawah), Pengakuan Buku Pegangan Karyawan, Formulir Pendaftaran Manfaat (misalnya asuransi, 401k), Formulir Otorisasi Setoran Langsung, Perjanjian Peralatan Perusahaan.
Apakah perusahaan Anda sudah memiliki karyawan? Maka Anda akan ingin melihat tips bermanfaat ini:
Kapan Harus Menyewa
Sebagian besar pemilik usaha kecil yang pernah saya tangani tidak akan mempekerjakan seorang karyawan dengan suatu rencana.
Sama seperti Anda memiliki rencana pemasaran atau rencana keuangan, pemilik bisnis harus memiliki setidaknya rencana perekrutan atau penempatan staf dasar. Mulailah dengan bagan organisasi dasar untuk tim Anda saat ini (bahkan jika itu hanya empat orang). Identifikasi di mana Anda perlu menambahkan orang selama dua tahun ke depan berdasarkan keseluruhan rencana bisnis Anda, dan tambahkan ini ke bagan organisasi Anda sebagai "menunggu keputusan". Tautkan karyawan yang tertunda ini ke pemicu, seperti jumlah pelanggan atau pendapatan dolar. Ini membuat keputusan itu rasional sebagai lawan dari hanya bersifat reaksioner terhadap peristiwa-peristiwa sementara.
Siapa yang Dipekerjakan
Saya seorang pendukung besar buku "Who" oleh Geoff Smart dan Randy Street. Sebelum Anda mempertimbangkan untuk mempekerjakan seorang karyawan, Anda harus benar-benar memutuskan siapa yang Anda butuhkan.
Smart dan Street menyarankan untuk menulis Scorecard untuk posisi tersebut, yang merinci misi karyawan, hasil mereka, dan keterampilan yang diperlukan untuk mencapai. Ini adalah langkah penting yang tidak boleh dilewati. Mempekerjakan orang yang salah lebih buruk daripada tidak mempekerjakan sama sekali. Smart dan Street juga menguraikan proses wawancara yang luar biasa yang akan memberi Anda hasil yang lebih baik secara konsisten.
Aplikasi Ketenagakerjaan
Gunakan aplikasi untuk semua orang. Itu termasuk karyawan saat ini yang mungkin melamar juga. Dokumentasi yang konsisten akan membuat Anda keluar dari masalah dengan kasus diskriminasi.
Idealnya, aplikasi akan memasukkan rilis untuk melakukan pencarian latar belakang, tetapi perusahaan pengecekan latar belakang pihak ketiga sering membutuhkan formulir mereka sendiri. Ada beberapa pertanyaan yang tidak bisa Anda tanyakan, jadi yang terbaik adalah menggunakan formulir yang telah ditinjau oleh seseorang dengan pengalaman SDM di negara Anda. Klik di sini untuk formulir sampel. Jika industri atau situasi Anda tidak biasa, rumit, atau jika Anda ingin jaminan tambahan, hubungi pengacara setempat.
Pemeriksaan latar belakang
Bisnis kecil umumnya tidak melakukan pemeriksaan latar belakang terhadap karyawan mereka kecuali jika harus, seperti perusahaan transportasi. Pemeriksaan latar belakang adalah asuransi murah.
Kami memiliki penjahat terpidana yang melamar dan menerima pekerjaan sambil menunggu pemeriksaan latar belakang. Dia berhenti sebelum hasilnya kembali. Saya tidak tahu apa yang ada di kepalanya, tetapi itu menyelamatkan kami dari banyak rasa sakit.
Bukan ide yang buruk untuk menjadikannya kebijakan Anda untuk melakukan pemeriksaan latar belakang secara berkala, seperti setiap tahun untuk semua karyawan.
Referensi
Jika Anda memintanya pada aplikasi saat merekrut karyawan, periksa mereka. Banyak pemilik beranggapan bahwa pemohon tidak akan memberikan referensi yang buruk, dan umumnya mereka benar. Tetapi kadang-kadang mereka melakukannya, dan itu memungkinkan Anda untuk mengkonfirmasi apakah mereka memiliki keterampilan yang Anda identifikasi dalam pengembangan Scorecard.
Referensi juga dapat mengungkapkan hal-hal yang tidak diambil dalam wawancara kandidat.
Pengujian Obat
Banyak pemilik memiliki kebijakan pengujian obat untuk pelamar dan karyawan saat ini untuk alasan keamanan. Tapi itu bukan kebijakan yang buruk untuk dimiliki, secara umum.
Sekali lagi, kuncinya adalah menerapkan kebijakan secara konsisten. Secara umum, yang terbaik adalah melibatkan semua orang untuk menghindari klaim diskriminasi. Meskipun mungkin terlihat jelas, Anda harus tetap berpegang pada kebijakan Anda. Tidak ada pengecualian!
Beberapa pemilik bisnis tidak suka memiliki kebijakan, yang menyatakan bahwa "ini adalah bisnis kecil, dan kebijakan itu tidak diperlukan." Akhirnya Anda akan menempatkan diri Anda dalam situasi yang buruk. Memiliki kebijakan membuat keputusan menjadi sederhana.
Pengujian Keterampilan
Anda telah mengidentifikasi keterampilan yang diperlukan melalui Scorecard. Anda telah mewawancarai kandidat dan referensi mereka. Tampaknya pemohon memiliki barang yang tepat.
Keluarkan tebakan dari persamaan: uji keterampilan yang Anda bisa. Ada banyak sumber daring yang secara murah menilai keterampilan calon, dari perangkat lunak hingga keterampilan telepon dan layanan pelanggan. Jika ini keterampilan teknis, pertimbangkan sertifikasi pihak ketiga. Banyak organisasi menawarkan sertifikasi anggotanya (Pembukuan, Asisten Administrasi) atau memeriksa dengan sekolah kejuruan setempat.
Jika Anda menetapkan kandidat tetapi mereka tidak memiliki sertifikasi, pekerjakan mereka untuk masa percobaan untuk memberi mereka waktu untuk memperolehnya.
Surat penawaran
Biasanya ini adalah hal yang sederhana, tetapi dapat menyelamatkan Anda dari sakit kepala di jalan. Surat penawaran yang tepat harus merujuk atau menyertakan uraian pekerjaan, tanggal mulai, tingkat upah, tunjangan, dan status pekerjaan mereka. Sertakan jika seorang karyawan dianggap “sesuka hati” jika undang-undang itu berlaku di negara Anda.
Tidak perlu mencantumkan semua tunjangan karyawan, melainkan rujuk buku pegangan karyawan (dan pastikan mereka menandatangani pengakuan terpisah bahwa mereka telah menerima dan membacanya). Umumnya sebagian besar pemilik usaha kecil memiliki karyawan “sesuka” dan tidak memiliki masa kerja yang dijamin.
Mewajibkan karyawan untuk menandatangani surat penawaran secara positif menerima ketentuan dalam surat tersebut. Terakhir, jika Anda tidak yakin tentang apa pun yang ingin Anda sertakan dalam surat penawaran, konsultasikan dengan pengacara lokal yang memiliki pengalaman dalam masalah ketenagakerjaan.
Budaya
Sering diabaikan oleh pemilik usaha kecil adalah apakah seorang kandidat cocok dengan budaya perusahaan Anda.
Saya telah melihat banyak karyawan yang cocok dengan semua keterampilan dan pengalaman yang diperlukan pada Scorecard yang tidak berhasil karena mereka tidak dapat bekerja dengan tim yang ada. Salah satu alat terbaik yang saya temukan adalah Indeks Kolbe. Ini mengukur Konatif Berpikir seseorang (yaitu reaksi usus Anda).
Secara pribadi, saya merasa sangat berharga dalam menentukan apakah seseorang cocok untuk suatu posisi, dan dalam membantu semua orang berkomunikasi dan berkolaborasi dengan lebih baik. Ambil evaluasi sendiri, dan lihat apakah itu tidak mengungkapkan sesuatu yang menarik.
Pelaporan Perekrutan Baru
Semua pengusaha diwajibkan untuk melaporkan karyawan baru ke negara mereka selambat-lambatnya 20 hari dari mempekerjakan seorang karyawan.
Pelaporan opsional mencakup validasi nomor Jaminan Sosial dengan Administrasi Jaminan Sosial. Secara umum, jika SSA tidak dapat mencocokkan nomor Jaminan Sosial dengan namanya, mereka akan mengirimi Anda surat yang meminta Anda memverifikasi. Tidak ada hukuman bagi majikan untuk ini. Cukup merepotkan.
Program opsional lain adalah memverifikasi informasi yang dikumpulkan pada formulir I-9 secara elektronik dengan Pelanggan dan Imigrasi AS. Program ini, yang disebut e-Verifikasi, bersifat sukarela sejak 2015.
Menyewa Foto melalui Shutterstock
4 Komentar ▼
