Mengapa Penggajian Adalah Satu Fungsi Yang Harus Anda Outsource

“… sebuah perusahaan memiliki satu orang yang melakukan semua fungsi pemrosesan daftar gaji. Perusahaan sekarang melakukan alih fungsi sebagai hasil dari pemikiran ke depan. Mereka memilih untuk melakukan outsourcing fungsi untuk mengurangi risiko penggajian tidak diproses, untuk mengelola pertumbuhan dengan mengantisipasi peningkatan tanggung jawab penggajian yang akan diperlukan saat perusahaan tumbuh dan merekrut lebih banyak karyawan, dan mengikuti teknologi, seperti kartu pembayaran dan setoran langsung. "

Idealnya, outsourcing mencapai tiga tujuan utama:

• Ini membebaskan waktu dan sumber daya untuk lebih fokus pada bisnis inti Anda.
• Ini memberi Anda akses ke lebih banyak teknologi dan keahlian untuk melakukan penggajian dengan baik.
• Ini mengurangi biaya dan risiko.

Mari kita periksa masing-masing manfaat ini secara lebih rinci, dan apa maknanya.

1. Fokus Lebih Baik pada Bisnis Inti Anda

Payroll adalah salah satu fungsi penting yang mungkin tidak secara langsung meningkatkan penjualan. Tetapi jika dilakukan dengan buruk, itu dapat menempatkan bisnis Anda di dunia yang terluka.

Dan yang paling penting, ini dapat menguras waktu dan perhatian internal dari kegiatan inti.

Bisnis harus mematuhi berbagai undang-undang ketika menyangkut karyawan - mulai dari federal, hingga negara bagian dan lokal. Diperlukan banyak waktu dan perhatian terhadap detail untuk menghadapinya.

Ada persyaratan hukum yang jelas, seperti pelaporan pajak dan pengiriman uang. Ada persyaratan seputar pemotongan pajak dari gaji karyawan, dan juga menghitung bagian pajak majikan. Dalam beberapa kasus ada persyaratan pengarsipan elektronik. Anda juga perlu tahu kapan harus mengajukan - di tingkat federal, negara bagian dan lokal.

Pajak, bagaimanapun, hanyalah awal.

“Sebagai majikan, Anda juga perlu memahami undang-undang upah dan jam kerja. Misalnya, Anda perlu tahu kapan Anda diharuskan membayar lembur, ”kata Andy Childs, wakil presiden Paychex, dalam wawancara baru-baru ini dengan Small Business Trends. Paychex adalah salah satu layanan penggajian terbesar di negara ini, melayani hampir 600.000 usaha kecil dan menengah. Aturan upah dan jam, kata Childs, bisa sangat teknis.

Lalu mungkin ada persyaratan pelaporan rekrutmen baru, dan persyaratan negara seputar kompensasi pengangguran dan asuransi kompensasi pekerja.

Childs menekankan bahwa masalah yang lebih besar adalah masalah tak terduga kewajiban waktu.

“Anda mungkin telah menyisihkan sejumlah waktu tertentu setiap minggu untuk menjalankan penggajian. Kemudian Anda mendapat kejutan tak terduga dalam bentuk pemberitahuan dari IRS. Tapi itu bukan hanya bahwa IRS memberi tahu Anda bahwa Anda berutang denda. Sekarang Anda harus memeriksa catatan Anda dan menyelidiki untuk menentukan apakah Anda benar-benar melakukan pelanggaran. Tiba-tiba Anda terlibat dalam penyelesaian sengketa, ”kata Childs.

Dan itu tidak pernah terjadi pada waktu yang nyaman bagi pemilik usaha kecil, tambahnya.

2. Dapatkan Akses ke Keahlian dan Teknologi

Alasan lain untuk melakukan outsourcing adalah untuk mendapatkan akses ke keahlian dan teknologi.

Pengusaha harus berurusan dengan hampir 10.000 yurisdiksi pajak federal, negara bagian dan lokal di seluruh Amerika Serikat. Sementara sebagian besar bisnis kecil tidak harus mematuhi masing-masing yurisdiksi tersebut, tetap saja hal itu menunjukkan kompleksitas hukum. Dan setiap tahun ratusan undang-undang dan peraturan baru diberlakukan.

Untuk usaha kecil di sisi yang lebih besar (50 karyawan penuh dan lebih tinggi), Undang-Undang Perawatan Terjangkau saja memberlakukan persyaratan pelaporan dan kepatuhan yang cukup. Ketika ditanya contoh, Childs menunjuk ke Formulir IRS 1094-C dan 1095-C. Formulir-formulir ini akan mensyaratkan pemberi kerja untuk menyatakan apakah mereka menawarkan kesempatan kepada karyawan penuh waktu untuk mendaftar di asuransi yang memberikan perlindungan esensial minimum.

"Ini bukan formulir sederhana untuk diisi," tambah Childs. (Paychex telah mendirikan pusat sumber daya online untuk kewajiban reformasi perawatan kesehatan karena kompleksitas hukum.)

Sama pentingnya dengan keahlian adalah teknologi baru. Pengusaha saat ini mengandalkan teknologi untuk beroperasi lebih efisien. Ketika bisnis tumbuh, pengusaha memiliki lebih banyak catatan karyawan untuk disimpan dan juga perlu lebih banyak pelaporan. Kurangnya teknologi menjadi penghalang bagi penskalaan untuk pertumbuhan bisnis.

Karyawan juga mengharapkan teknologi. Karyawan hari ini menginginkan opsi seperti setoran langsung dan akses swalayan ke informasi penggajian mereka secara online. Pengusaha yang tidak dapat memberikan opsi tersebut mungkin berada pada posisi yang tidak menguntungkan.

Selain itu, ledakan penggunaan perangkat seluler mengantarkan pada tingkat baru harapan teknologi. Penggunaan seluler masih baru dalam hal penggajian, tetapi "tumbuh dengan cepat di Paychex," kata Childs.

Pengusaha menggunakan perangkat seluler untuk melihat laporan tertentu dan mencari informasi, seperti berapa banyak uang yang mereka butuhkan di bank pada tanggal penggajian, katanya. Karyawan juga mulai menggunakan aplikasi seluler untuk memeriksa catatan mereka sendiri.

Childs mengharapkan penggajian penggunaan ponsel untuk terus tumbuh, karena membebaskan pemilik bisnis dan manajer untuk meninggalkan kantor.

“Dengan aplikasi penggajian seluler Paychex, Anda dapat melakukan hampir semua hal dari pantai - jika Anda mau,” tambah Childs.

3. Mengurangi Biaya dan Risiko

Pengalihdayaan outsourcing juga dapat membantu mengurangi biaya dan membatasi risiko. Rata-rata, kata Childs, bisnis membayar karyawan sekitar 4 persen karena perbedaan antara waktu karyawan dan catatan waktu yang akurat.

"Hanya memiliki waktu yang lebih akurat dan solusi pencatatan kehadiran dapat menghemat uang," tambahnya. (Paychex memiliki kalkulator penghematan biaya di sini.)

Maka Anda memiliki potensi penalti karena melanggar pelaporan dan persyaratan lainnya. Menurut angka IRS, 40 persen usaha kecil membayar denda rata-rata $ 845 per tahun untuk pengajuan yang terlambat atau tidak benar, Childs mencatat.

Saat ini ada solusi outsourcing untuk bisnis sekecil satu karyawan, tunjukkan Childs. Solusi terjangkau, mulai dari kurang dari $ 50 sebulan untuk usaha kecil, tergantung kebutuhan.

Penyedia penggajian yang baik menawarkan kemampuan yang melampaui apa yang dapat Anda lakukan sendiri. Jika Anda belum pernah mempertimbangkan solusi outsourcing sebelumnya, jadikan tahun ini tahun Anda berganti. Ini akan memberikan ketenangan pikiran bagi Anda sebagai pemilik, dan meluangkan waktu di perusahaan Anda.

Tips untuk Memilih Penyedia Penggajian Outsourced

Jika Anda mempertimbangkan untuk melakukan outsourcing penggajian, tentu Anda harus memperhatikan tiga poin khas Anda akan melihat ketika memilih segala jenis penyedia:

• harga
• layanan
• reputasi

Tetapi ketika menyangkut penggajian, ada hal-hal lain yang perlu dipertimbangkan juga:

Keamanan dan Keandalan Penyedia

Anda memberi nama, alamat, nomor jaminan sosial, dan nomor rekening bank kepada karyawan Anda. Anda memberi kuasa untuk mengajukan pengajuan atas nama Anda.

Pergilah dengan penyedia yang kuat secara finansial dengan kontrol yang baik.

Kalau tidak, Anda bisa menemukan perusahaan Anda terikat, seperti beberapa perusahaan Carolina Selatan setelah penyedia gaji kecil yang dikelola keluarga dituduh mencuri $ 11 juta dari klien.

Pada 2014, klien Net Layanan Pegawai terkejut mengetahui bahwa penyedia penggajian telah menggunakan uang mereka untuk mendanai gaya hidup pribadi yang mewah, alih-alih mengirimkannya ke otoritas pajak. Klien-klien itu - semua bisnis kecil - mendapati diri mereka menghadapi tindakan IRS. Mengapa? Karena pada akhirnya majikan bertanggung jawab bahkan jika penyedia penggajian mencuri dari mereka. (IRS memiliki kiat untuk melindungi perusahaan Anda jika Anda memasang iklan dari gaji.)

Lacak Rekor yang Melayani Bisnis Seperti milik Anda

Apakah penyedia penggajian memiliki track record yang kuat untuk melayani bisnis ukuran Anda? Apakah penyedia berpengalaman dalam industri Anda?

Penawaran Layanan Pelengkap

Pertimbangkan layanan yang lebih luas yang mungkin Anda butuhkan saat bisnis Anda tumbuh, seperti manfaat dan layanan SDM. Apakah perusahaan penggajian dapat menyediakannya?

Kemampuan Kepatuhan Terhadap Peraturan

Apakah penyedia penggajian memiliki sumber daya untuk mengikuti hukum dan peraturan yang sedang berkembang seputar pekerjaan, perawatan kesehatan, dan pajak?

Teknologi

Mengevaluasi teknologi perusahaan penggajian, termasuk kesiapan mobile-nya. Apakah perusahaan penggajian berinvestasi dalam teknologi baru? Bisakah mereka mengimbangi teknologi karena permintaan untuk itu di sisi pemberi kerja dan karyawan tumbuh?

Antarmuka Akuntan

Dapatkah akuntan Anda mendapatkan akses mudah ke daftar gaji dan catatan terkait untuk tujuan rekonsiliasi dan pengajuan pajak?

Gambar penggajian melalui Shutterstock