Para pembantu administrasi - atau asisten, demikian mereka biasa dipanggil - memberikan dukungan administrasi dan klerik yang dibutuhkan kantor untuk berfungsi. Tanggung jawab dasar tergantung pada deskripsi pekerjaan, tetapi secara umum, pengusaha lebih suka kandidat yang melek komputer dengan keterampilan komunikasi yang unggul, rasa organisasi yang tajam, dan kemampuan multitasking yang canggih. Manajer tidak selalu tersedia untuk mengawasi setiap bagian dari suatu proyek, sehingga kemampuan untuk bekerja secara mandiri juga penting.
$config[code] not foundKebutuhan dasar
Persyaratan awal tergantung pada pekerjaan. Posisi entry-level biasanya terbuka untuk lulusan sekolah menengah dengan dasar tata bahasa kantor, komputer dan bahasa Inggris keterampilan. Kelas-kelas dalam mata pelajaran ini tersedia di perguruan tinggi dan sekolah teknik setempat. Lembaga-lembaga ini juga menarik pelamar kesekretariatan medis dan hukum yang perlu mempelajari jargon khusus industri, catat Biro Statistik Tenaga Kerja. Banyak agen penempatan sementara menawarkan pelatihan serupa; namun, pengusaha umumnya lebih memilih gelar sarjana untuk posisi sekretaris eksekutif.
Koordinasi dan Penjadwalan
Dari menjawab telepon hingga memperbarui kalender acara, para pembantu administrasi terlibat erat dalam setiap kegiatan organisasi yang signifikan di kantor. Merutekan surat masuk dan faks ke orang yang tepat adalah bagian dari pekerjaan, seperti halnya pemesanan janji dan rapat staf. Asisten di organisasi yang lebih besar seperti perguruan tinggi atau lembaga publik juga sering berfungsi sebagai penghubung antara bos mereka dan berbagai departemen organisasi.
Video Hari Ini
Dibawa ke kamu oleh Sapling Dibawa ke kamu oleh SaplingKorespondensi dan Komunikasi
Mengedit dan menyusun memo, laporan, dan dokumen kantor lainnya adalah tugas penting lain yang ditugaskan manajer untuk pembantu administrasi. Pekerjaan tingkat yang lebih tinggi datang dengan tanggung jawab yang lebih kompleks. Misalnya, asisten eksekutif dapat melakukan penelitian dan menyiapkan presentasi dan spreadsheet, dan para pembantu distrik sekolah dapat menyusun, mengedit, dan memproduksi bahan-bahan untuk publikasi departemen, divisi, dan sekolah - ditambah buletin, kode, buletin, dan program kinerja.
Hubungan pelanggan
Kebijaksanaan dan penilaian yang baik adalah kualitas penting untuk pembantu administrasi, yang berfungsi sebagai wajah publik majikan mereka. Peran ini sering melibatkan menjawab pertanyaan dan membantu pelanggan yang tidak puas. Misalnya, ajudan di kantor perusahaan pengelola properti diharapkan mencatat rincian keluhan penyewa dan membantu menyelesaikan masalahnya. Pembantu membutuhkan keterampilan pemecahan masalah dan resolusi konflik yang unggul untuk menghadapi situasi seperti itu.
Penyimpanan Catatan dan Manajemen Data
Seorang asisten administrasi memelihara memori institusional organisasi melalui keterampilannya dalam mencatat dan mengelola basis data. Di distrik sekolah, misalnya, seorang ajudan dapat berkoordinasi dan memelihara file dan indeks. Sebaliknya, asosiasi pemilik rumah dapat mengharapkan asisten untuk mengatur dan mengelola korespondensi umum, faktur, pelarian penting, penerimaan kas kecil dan perintah kerja - serta dokumen internal organisasi. Di organisasi yang lebih besar, ajudan dapat mengelola ruang stok atau perpustakaan perusahaan.
